医院经济合同管理及其风险控制研究

●王惠玲

医院经济合同管理及其风险控制研究

●王惠玲

经济合同在医院对外开展各类经济活动中有着重要作用并存在风险，经济合同的风险存在于经济活动全过程。医院加强经济合同签订前、订立时、执行中以及终结后的全过程管理，明确经济合同管理的责任，完善经济合同制度建设，是控制经济合同风险，维护医院合法权益及经济利益的有效手段和途径。

医院 经济合同管理 风险控制研究

随着市场经济多元化发展，医院的经济运行也向多元化转变。目前，医院经济合同种类繁多，涉及领域广泛，经济合同的风险随之增大。因此，医院应根据有关法律法规，建立与之相适应的合同管理制度，这对于规范医院经营行为，防范和控制可能发生的风险，维护医院的合法权益和经济利益，将起到重要作用。

所谓经济合同，是指当事人之间在遵守国家法律和行政法规，遵守平等互利、协商一致和诚实信用原则的基础上，为实现一定的经济目的，明确相互权利、义务关系而订立的协议。

一、医院经济合同管理存在的问题

1.法律意识淡薄。有些医院缺乏敏锐的合同法律意识，经济运行不规范，表现在：合同内容权利和义务不对等，造成医院经济损失；合同条款不全，条款制订不严谨，合同流于形式；对违约责任等不作明确的约定，责任不明；合同印章未统一使用合同专用章；工程签证缺乏应有的记录，往来函件保管不当等。

2.不重视合同管理。一些医院不设立合同管理部门，由采购部门自行保管本部门签订的合同，没有对经济合同进行统一管理和归档，没有建立严格的合同管理制度和规范的合同管理程序，管理职责不清，合同管理不规范。

以上问题多存在于中小医院，多数大型医院虽较规范，但经济合同的管理仍不完善，存在漏洞及隐患。

二、经济合同存在的风险

由于医院经济合同种类繁多，涵盖了医院对外经济事项的各个方面，包括新建、改扩建、装修、修缮等基本建设工程、药品采购、设备采购和维修、物资采购、科研开发、技术合作、信息系统购置、软件开发、对外投资、财产租赁、有偿服务、水暖电气、借款融资及其他。加之管理人员法律意识淡薄，不重视合同管理等主观原因以及客观外部环境因素影响，存在着经济合同纠纷或医院经济损失的风险。具体风险如下：

1.质量风险。医院如果不在合同中对质量实施约定和控制，严把质量关，在各种设备、物资、劳务购买以及基建、维修等过程中，就容易出现对方以次充优、偷工减料的现象，造成质量达不到标准，导致医院经济损失。

2.价格风险。医院如果不严把价格关，在合同中明确约定价格，使价格形成过程做到公开、公正，价格的确定就会存在人为因素，医院购买的价格难免偏离轨道，使医院投入增加，造成资金损失浪费。

3.法律风险。医院在从事经济活动过程中，如签订合同的另一方在运输、安装、施工等过程中，有偷税或漏税等行为，或在运输、安装、施工过程中发生意外，造成人员伤亡、财产损失等事故，医院就存在承担法律责任的风险。

4.其他风险。其他风险产生于：合同对方不符合主体资格要求；经济行为未经法人书面授权便擅自订立了合同；经济合同不认真斟酌字句产生偏差；经济合同的内容、条款存在疏漏；合同因各种原因引起纠纷后处理不当，导致诉讼失败等。

以上存在的风险都有可能导致医院的合法权益受到侵害并带来经济损失，损害医院的信誉和形象。

三、对经济合同的管理及存在风险的防控措施

1.完善经济合同制度建设。医院应根据《经济合同法》等有关法律法规，按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则，建立与之相适应的《医院经济合同管理制度》及《医院经济合同审计办法》，做到经济合同管理与合同审计有法可依、有章可循。

2.制定采购、合同签订的流程并严格执行。医院制度规定：采购先由使用科室提出采购申请，科室集体进行可行性论证并签字。申请及可行性论证报告提交医院经办部门，由经办部门提出书面意见，报分管院领导审批，金额较大的再报院长批示。如因某种原因不同意购置，经办部门需向申请科室说明。如同意科室购置申请，则由财务部门对资金落实情况进行评议，确定资金来源。经办部门按照《中华人民共国招投标法》规定，采取公开招标、竞争性谈判、院内招标、议标、询价、单一来源采购等合法的采购方式进行采购。确定中标单位之后，在合同签订前要组织有关部门人员与中标单位进行合同谈判，谈判结束则由经办部门依据谈判结果草拟经济合同，再按照合同签订流程，分别由经办部门、财务、纪监、审计、财务总监、分管院领导、院长签署意见，合同会签完成之后，加盖“医院经济合同专用章”。

3.明确有关部门对经济合同管理的责任。根据经济合同的签订程序明确各部门的职责。（1）经办部门是合同具体执行的部门，负责合同项目技术指标的拟定与确定，对合同对方当事人的资信进行调查了解，对合同的可行性进行论证，负责合同执行事项有关工作，经办部门最重要的是把好技术关。（2）财务部门负责落实资金来源、合同付款时间以及付款方式，参与合同的谈判和签约工作，监督合同的执行。（3）审计部门是医院经济合同的综合管理部门，审计部门负责按照《医院经济合同管理制度》、《医院经济合同审计办法》对经济合同的每一条款和内容把关，进行全面审计和管理，负责整理编号与电子录入并将经济合同存入医院档案室等。（4）纪检监察部门负责对合同项目采购形式的合法性、采购流程的合规性进行审核监督。（5）财务总监负责把好财务关，对合同签订的完整性进行审核，对合同全面监督并签字，最终加盖“经济合同专用章”。（6）分管院领导全面把关并签署意见负直接责任。（7）院长最后签署意见负总责。

4.实施信息化动态管理。由于医院经济合同种类多，数量大，尤其是建设项目施工合同变更频繁，且在履约中往来函件和资料较多。传统的手工管理方式工作量大，信息流通不及时。因此，条件具备的医院应大力推行合同管理信息化，建立合同信息管理系统，充分利用信息化手段，定期对合同进行分类、统计和归档。只有这样，才能及时掌握和分析合同的签订、执行情况，实现合同项目的立项、审核、审批、签订、执行的动态化监督，提高经济合同管理效率和水平。

5.制定统一的经济合同版本。医院有必要组织经办部门、财务、纪监、审计部门以及聘请的专业律师，多方共同参与，对于业务性质基本相同的采购合同，从各部门的角度提出意见和建议，充实完善经济合同的条款及内容，制定出统一的采购合同版本。合同版本的制定可以节省合同签署人员的时间并加快合同签订周转的速度，提高工作效率。同时可避免潜在的经济纠纷，降低合同风险，也可以提高审计工作效率。

6.加强经济合同签订前、订立时、执行中、终结后的全过程管理。（1）经济合同签订前的管理及风险防范与控制。一是立项管理。医院需要向上级部门申请或报批的项目，必须获得批复文件后方可执行。二是采购依据。经办部门应认真审核申请科室的报告和集体论证签字；进行市场调查和效益分析，避免设备购入后出现闲置；要有领导同意的签署意见；采购前明确资金来源渠道；落实履行合同的资金是否已在预算内；了解医院现有资源是否能满足该项目需要；采购是否经医院党政联席会议集体讨论同意。三是招标管理。医院参加评标人员及评标专家应注意查阅医院《招标文件》的具体内容，招标参数是否合理。另外，要查看投标方是否响应招标文件，提供的资料是否齐全，注意审核：①工商局办理的企业法人资格和合法经营的凭证即《企业法人营业执照》是否年检、是否超范围经营；②质量技术监督局颁发的唯一、始终不变的《组织机构代码证》是否年检；③食品药品监督管理局签发的《医疗器械经营企业许可证》经营范围及许可期限；④是否有《税务登记证》；⑤是否有法人和代理人身份证，代理人是否有书面的《法定代表人授权委托书》；⑥是否有《质量技术鉴定书》；⑦有无检察机关出示的《行贿犯罪档案查询结果告知函》；⑧查看是否提供有关资质证书；⑨《产品经销授权书》；⑩投标人资信证明、当事人开户银行账号等。四是合同完整。根据我国《经济合同法》第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款：标的、数量和质量、价款或酬金、付款方式、履行期限、地点和方式、违约责任、其他需要在合同中载明的事项。合同的审核是对合同格式的规范性、内容的完整性、责任和权利的合理性进行审查把关。审查合同标的数量、质量、价款、验收标准、合同期限，合同价款支付方式，违约责任的约定是否准确。需要审查的内容主要包括：①审查合同标的名称是否规范，包括品牌、型号、规格、等级；②审查合同的质量表述是否明确、是否达到设计所需要求的技术标准，“三包”条款是否完备；③审查合同价款或酬金是否明确合理，价款支付条件是否规范，质量保证金是否明确；④审查合同的数量，计量标准和计量方法是否准确；⑤审查合同履行期限、地点和方式是否明确合理；⑥审查违反合同的责任区分，违约条款及赔偿金额是否明确；⑦审查解决争议的方式与方法是否合理明确；⑧审查质量保修期是否按国家或行业规定，优惠率是否明确；⑨审查经济合同条款的语意是否清晰严谨，认真领会并仔细斟酌每一条款，条款内容要具体、严谨，用词要准确，不能出现错字、别字，数字表达要规范，标点符号要求正确，避免产生分歧、歪解，甚至引发纠纷导致经济损失。另外，对技术要求高的合同，应附上有关使用说明、装配图纸、操作规程、售后服务等条款，如发现存在问题的合同应拒签。①（2）经济合同订立时的管理及风险防范与控制。一是公正平等。经济合同应该按照谈判协商的结果，遵守自愿、公平、平等互利、协商一致和诚实信用的原则签订。二是书面形式。医院经济合同均应采用书面形式订立，杜绝采用口头形式或其他形式。避免发生纠纷时举证困难。三是双方签字盖章。合同必须经双方法人代表或授权代表签字，并加盖双方合同专用章后合同生效。（3）经济合同执行中的管理及风险防范与控制。一是合同执行。合同管理人员应深入到合同执行部门，检查合同的执行情况。对于未执行或未完全执行的合同，要查明未能执行的原因。例如，分期付款合同，应查明对方是否按合同条款执行；提供的货物或服务是否符合合同规定条款的约定；若对方没有及时提供服务或供货，医院应采取相应措施及时催促告知；在对方提供的货物或者服务不符合约定的情况下，应暂停付款或者签订其他补充协议等。二是价款支付。财务部门必须留存每一份经济合同的原件。因此，对方申请支付款项时应用合同原件。合同价款宜采用分期支付的方式。故财务部门要审核合同价款和支付方式约定是否明晰。对设备采购或服务类合同，一般在合同签订后支付总价的10%作为定金，待设备安装调试到位或服务提供完毕，并通过相关部门的认证验收签字后支付不超过合同总价80%的价款，另留10%的款项作为质保金，待质保期或服务期结束后再予以结付。基建合同签订后预付30%支付工程款，工程竣工验收后付至合同价款的60%为宜，待审计结束后，可付至合同价款的90%，余款作为质保金，同样在质保期满后一次性结付。②三是调整变化。如在合同执行过程由于市场的变化、政策的调整等原因，可能会给医院利益造成损失，应该按照程序促成双方进一步协商。四是纠纷处理。加强对合同纠纷的管理。如果在合同执行过程中出现违约、纠纷，应在国家法律规定的时效内与对方协商。如果合同双方对纠纷的处理能够取得一致意见，应当签订书面协议。如果合同纠纷无法协商解决，则应选择仲裁或诉讼方式合理、合法解决。五是变更解除。医院应审查经济合同的变更或者解除的形式是否合法。按照《经济合同法》的规定，只有满足下列条件之一，经济合同的变更或者解除才合法：①由于不可抗力致使经济合同的全部或者部分义务不能履行；②由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同；③当事人双方协商同意，并且不会因此损害国家利益和社会公众利益。经济合同的变更或解除应当采用书面形式，合同的变更或解除必须按照规定的程序办理，需要完备相关手续。（4）经济合同终结后的管理。一是归档备查。经济合同档案既是合同执行的依据，也是事后检验经济行为的历史资料。因此，将留存的每一项经济合同原件，包括合同立项批准文件、合同执行记录以及合同审计意见书等，按照签订年度、合同项目内容进行分类整理，统一编号，送医院档案室集中存档备案。二是分析评价。建立相应的评价制度，合同管理部门每年对经济合同履行的情况及效果进行分析和评价，对合同履行进度、到期期限及时报告。对即将到期的合同，提前一个月发出预警，并向院领导提出是否续签的建议。对发现的问题尽快查明原因，及时报告并督促整改。

四、经济合同需要注意的问题

一是对与个人或者外方签订的经济合同，注意与执行该合同相关的营业税、个人所得税等税金的代扣代缴问题。二是注意与执行该合同相关的服务，后续服务的要求以及相关费用的承担问题。三是要注意合同执行过程中，可能存在的风险分担问题，特别是技术服务或者技术转让合同，更要引起足够重视。四是一旦发生合同纠纷，应注意在诉讼时效期限内主张权利，否则将丧失胜诉权。五是注意包修与保修的区别。六是分清定金与订金的不同。七是需要注意合同条款与前期资料是否一致，审核投标文件或谈判时对方的承诺与合同中的承诺是否一致。如质保期投标时承诺三年，合同中质保期是否低于三年。还需注意服务承诺、设备配置以及其他特殊的条款等是否有变化。因此，一定要对照投标文件及合同谈判时的承诺有关资料进行审核。八是对于不能履行供货的单位，应没收对方投标时垫付的保证金，并根据合同规定收取罚款。或双方在自愿的基础上，以书面形式签署补充协议；或者按照《经济合同法》规定解除经济合同。九是对于承包经营、租赁等长期合同，要注意对方是否按照合同约定的方式，及时、足额缴纳款项。一旦发生拖欠，应采取措施及时追缴，避免长期拖欠形成呆账、坏账。

总而言之，经济合同的管理是医院的一项重要工作。因此，医院的经济合同管理及风险防范控制，必须是全过程的、动态性的、系统性的。医院要确保合同的各个环节都按照有关制度依法依规进行，对每一环节加强动态管理和风险控制，实行全过程的跟踪监督管理，以达到依法维护医院的合法权益，实现医院权益最大化的终极目的。

注释：

①臧芝红，姜平，张彬.浅谈医院经济合同审计中应注意的几个问题[J].医院院长论坛，2010，3（2）：45－49．

②陈凌.探析医院经济合同管理[J].江苏卫生事业管理，2010，21 （113)：62－63.

（作者单位：昆明医科大学第二附属医院 云南昆明 650101）

（责编：若佳）

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