高校等级考试电子档案的管理学解读——以全国计算机等级考试为例

董传奇

(南京审计学院教务处，江苏南京 211815)

改革开放尤其是2001年底正式成为世界贸易组织(WTO)成员以来，中国逐渐融入世界经济体系，与世界全面接轨.同时，随着计算机的普及、信息科学与计算机技术日新月异的发展，计算机在人类社会各个领城发挥着越来越重要的作用.在此背景之下，国际通用语言——英语与现代通用技术——计算机技术愈来愈受到重视.

为推动计算机技术和英语知识的学习，使中国培养的人才以共同语言和通用技术与世界发展保持同步，国家教育行政主管部门立足长远，从战略高度发起并主办以计算机和英语考试项目为主、以在校大学生为主要服务群体的等级考试，旨在培养具有国际性和现代性特征的人才，为国家经济社会发展和参与国际竞争服务.等级考试是指由国家教育考试管理部门举办的、旨在检测和考查考生计算机应用技能与英语知识、考试成绩以等级为区分要素的考试项目，主要包括全国计算机等级考试(National Computer Rank Examination，以下简称NCRE)、全国大学英语四六级考试、专业英语四八级统测与专业英语四八级口试、省级计算机等级考试(如江苏省高等学校计算机等级考试)等.等级考试成绩为学校颁发毕业证书和学位证书、“为用人部门录用和考核工作人员提供了一个相对统一、客观、公正的标准”[1].其中，以1994年由原国家教委考试中心推出的NCRE较具代表性.

自推出之日起，NCRE就受到了高校和大学生的重视.从普及计算机知识，提高高校毕业生就业能力和办学质量出发，不少高校将NCRE成绩列为授予学位的基本资格，几乎所有在校大学生都参加过NCRE.2010年全国NCRE报考总人次约500万，一定程度上说明了NCRE的火爆.与此同时，高校等级考试管理中存在工作思路不清晰、实际工作盲目、被动、不可控等问题.

本文以NCRE为例，以2013年下半年NCRE考试模式为研究对象，以电子档案为主线，以考试管理部门为管理主体，以考生、考场、监考教师等要素为管理客体，从管理学角度对高校等级考试电子档案的建设和利用提出建议，旨在推动等级考试管理工作走向科学化.

1 等级考试管理是一项系统的管理活动

管理学是适应现代社会化大生产的需要而产生的、系统研究管理活动的基本规律和一般方法的科学.高校等级考试管理是一项正式、系统、严肃的管理活动.

从管理客体角度出发，等级考试管理难度较大，需要科学化管理，需要找到科学化管理的突破口.一则考试数据量大，仅一名考生的关键数据就包括身份证号码、学号、报名号、准考证号、考试项目等，在考生人数增多、特别是部分高校考点设置多个校区分考点的情况下，考试数据重叠，涉及面更宽，存在较大的管理风险.曾有一考点NCRE当日千余考生准考证号出错.2013年下半年NCRE改革后，同一名考生可以同时报考多门考试科目，更增加了考试管理出错的几率.“教务管理中的等级考务工作责任重大，涉及面广，一旦麻痹造成疏忽，会产生严重的社会影响”[2].二则考试违纪作弊现象屡禁不止.这都说明了等级考试管理的难度和复杂性，从侧面反映了等级考试的高要求.从管理主体角度讲，等级考试管理者的工作思路要清晰，而不可混杂、模糊、盲目.对等级考试进行科学管控，是提高考试管理工作质量的客观需要.

管理一级组织需要科学的管理理念和规范化的操作流程，管理一场大型考试同样需要引入科学概念.一场NCRE少则几千人，多则上万人甚至几万人，考试数据量大、考试管理责任大，是一个名副其实的系统管理工程.“高校考试管理是一门系统科学，是学校管理中的一个重要环节，是反映学校教学质量和管理水平高低的窗口”[3].等级考试管理要实现经验化向科学化转变，粗放型向精细化转变，不可控向可控转变.系统、科学、规范的管理策略，对提高NCRE管理水平有一定指导意义.

2 考试数据链是等级考试科学化管理的体现

考试数据链是按一定规则有机排布的等级考试电子档案数据系统.等级考试电子档案是留存在电脑上的与等级考试全流程相关的记录.等级考试周期性、流程化、系统性、规范性的本质特征，是考试数据链得以建立运行和利用的基础[4].

在建立考试数据链之前，先要对数据链中所有文件和文件夹的名称进行标注，以便于区分、识别和管理.从某种程度上讲，管理文件就是管理文件名.其中，标注文件(Word、Excel、Powerpoint、Access、Txt等文件类型)名称时要遵循“五个标明”原则，即标明序号、按序排列;标明文件名称、明晰内容(亦可简写，能明白即可);标明版本、便于区分;标明作者、明确责任;标明写作时间、易于追溯.如文件名称可标注为“1－2013年上半年NCRE报名考生明细表(原始版)张三/20130218”，意为张三于2013年2月18日制作的《2013年上半年NCRE报名考生明细表》，版本为原始数据，系文件夹内第一份表格.其中，版本名称要严格区分原始版与正式版、错误版与正确版，不应混淆，亦不能删除.在“五个标明”基础上，对所有考试数据建立数据链.从等级考试内在逻辑和考试流程连贯性两个角度出发，考试数据链可分为以下九个步骤或九个环节.

2.1 报名数据

报名数据包括集体报名、社会报名与其它报名相关数据三部分，要特别区分报名的原始数据与正式数据.在校大学生通过学校教务管理平台报名产生的数据为集体报名数据，社会考生在上级考试管理机构等级考试管理平台产生的报名数据为社会报名数据.从学校教务管理平台下载的考生报名数据和各二级单位上报的报名数据是原始报名数据，上传到上机考试管理机构管理平台的报名数据是正式报名数据.正式报名数据建立在对原始数据加工和编辑的基础之上.考生报名信息(身份证号码、性别、学号、报名项目、考生照片等)有误的说明材料等属于其它报名相关数据.

2.2 报名费用

报名费用包括学校财务管理部门接收的报名款项与上报给上级考试管理机构的报名款项两部分.学校财务管理部门接收的报名款项:在校大学生报名费由学校财务管理部门从校园银行卡划转，留存的电子档案是考试管理部门上报给财务管理部门的报名费表及在学校公告栏网页发布的缴纳报名费通知;社会考生报名费由考试管理部门收齐后存入学校账户，上缴给学校财务管理部门的报名费存款凭证和财务管理部门收取报名费存款凭证后开具的收据，均应扫描后形成JPG格式文件留存.上缴给上级考试管理机构的报名费以报名费表的形式留存.因等级考试报名费数额较大，需扫描所有财务来往票据后以电子档案留存在单列的“报名费用”文件夹内.

2.3 模拟练习

NCRE为使考生考前熟悉考试系统和考试题型，专门安排了上机模拟练习，材料包括:上机考试管理机构下发的模拟上机考试系统;模拟上机报名库，系考试管理部门根据考生报名数据制作，仅用于模拟上机练习;机房使用表，告知机房系统管理员上机考试时间、地点、场次与监考教师等信息(有两个校区的，还需分开通知);模拟上机通知，在学校公告栏网页发布，告知考生模拟上机练习时间、地点.

2.4 考务材料

需要打印并下发的所有考试材料，如下发给考生的准考证;下发给机房的机房使用表、正式上机报名库;下发给监考教师和考务人员的上机监考安排表;考试管理部门留存的机房使用表、考生信息表、上机签到表、上机座位表等.

2.5 考试成绩

将考试成绩分为原始版、正式基础版与下发版三个版本.原始版是指上级考试管理机构转发的考点所有考生的原始成绩.正式基础版是指对原始版成绩整理后的考生考试成绩明细表，可以作为下发各单位的基础数据.下发版包括录入成绩证明版与导入学生信息系统版，前一张表录入历年成绩的Access表内，用于向证书遗失考生开具成绩证明;后一张表经调整格式后直接上传到学生的个人信息系统，向考生发布.

2.6 证书下发

一是考试管理部门留存的签收记录单.各二级学院及校外社会考生领取考试证书的签字记录.如果校外社会人员代为领取证书，还需附上委托书和身份证复印件.二是各二级学院留存的考生领取证书后的签收表.签收记录单和签收表须有签收人签名和签收时间，防止证书下发过程中的随意性、避免证书遗失.

2.7 上报数据

考试管理部门按照上级考试管理机构关于报名、考试工作的要求上报的资料，分报名上报数据、考前上报数据和考后上报数据三部分.

2.8 考办下发

上级考试管理机构下发的报名工作通知、考务会及考务培训会通知、考试系统软件培训稿、考试大纲、上机系统及模拟上机系统等.

2.9 其他资料

以上文件夹未能覆盖的资料，如考试秩序册(即工作小组名单).

从管理学角度来看，由以上九个环节衔接起来的考试数据链涵盖了目标管理、流程管理、计划管理、进度管理等四个方面.九个环节有明确的目标，什么数据放在那个文件夹里面，一清二楚;前后有机衔接，完全契合等级考试周期性和流程化的特征;考试管理的一系列工作都有章可循，按计划操作，不致盲目和被动;考试工作进展到哪一步，看到了数据链哪一环节即可得知.考试数据链的建立和运行，使等级考试管理真正纳入到精细化、流程化、系统化、规范化、科学化的轨道.

3 管理流程电子化是等级考试管理发展的必然趋势

3.1 管理流程电子化是推进考试工作的客观需要

当前，上级考试管理机构下发上机考试系统、组织培训、招开考务会议、指导工作过程中的文档资料，绝大部分通过QQ群传送;上机考场编排、考生准考证生成、报名及考试数据上报等工作均在NCRE考务管理平台上完成;监考教师监考单制作在Word的邮件合并功能上实现;标准化机房考试全程的录像资料调取在网上进行.电子档案已介入考试工作全流程，须重视并用好电子档案.

3.2管理流程电子化是明确各方责任的重要手段

自2013年下半年以来，NCRE取消笔试、上机相结合的考试方式，转变为仅上机的考试模式.上机考试一律在装有摄像探头的标准化机房内进行，考试结束之后的电子录像由考点自行留存，一定时间期限之后方可销毁.电子录像为保障考生、考试工作人员的合法权益，防范作弊违纪，乃至认定与处理违规作弊行为提供了依据.

3.3 管理流程电子化是提高管理效率的必然要求

等级考试电子档案有如下功用:考前是工作指南，包含一整套考试流程信息的考试数据链在每次考试报名前即可启用，全流程有章可循，减少管理者时间、精力的投入，促进考试工作的良性循环.考中充当预警方案，考试过程中出现突发事件，电子档案可以提供解决方法.考后提供查阅凭据，电子档案记录了与考试相关的所有信息，包括不适于用纸质档案留存的信息，为查找管理漏洞、明晰责任提供了线索.等级考试电子档案的建立有利于减少出错几率，减少管理资源浪费，提高考试管理效率和工作质量.

为更好地适应社会飞速发展的需要，各项等级考试项目在超前谋划和不间断改革创新中前行.但万变不离其宗，只要管理主体保持清晰的工作思路，按照规范的管理流程，运行好考试数据链，做好电子档案的收集、整理、保密和备份，高校等级考试管理工作就一定沿着科学、规范的道路前进.

[1]周立柱.十年育人与时俱进[J].中国考试，2004(12).

[2]陈献.高校等级考试的管理[J].教育评论，2008(1).

[3]高艳红.加强高校等级考试管理，提高学生综合素质[J].黑龙江科技信息，2010(14).

[4]黄拥军，高志强，罗菁，等.论高校等级考试考务网络化管理——基于湖南农业大学的调查[J].湖南农业大学学报(社会科学版)，2008(3).