关于企业集中采购工作的思考

郑海珠/大庆油田电力集团物资管理中心

关于企业集中采购工作的思考

郑海珠/大庆油田电力集团物资管理中心

随着企业集中采购工作的不断推进，在实际操作过程中出现一些不容忽视的问题，从此出发，对不断规范和完善企业集中采购工作提出思考和建议。

企业；集中采购；建议

一、引言

集中采购是指企业设立专门部门为其他部门采购统一提供服务的一种采购组织形式，集中采购制度是从分散制向集中采购制变化，是从自由采购方式向招标采购方式的过渡。与分散式采购相比，集中采购能形成规模效益，节约采购费用，有效发挥资金使用效益，同时通过专业化运作，保证了采购质量。

集中采购杜绝暗箱操作和腐败现象的发生，可从源头上遏制采购过程中的商业贿赂等不正之风。随着企业的集中采购工作不断推进，工作程序的不断规范，操作方式逐渐成熟，工作经验日渐丰富，集中采购工作成效显著。笔者从实际工作中遇到的问题和现象入手，对企业进一步完善集中采购工作提出几点建议。

二、当前企业集中采购工作存在的主要问题

1.制度执行不得力。健全的制度是预防各类违规行为或腐败现象发生的“天然屏障”，集中采购工作能否规范运作并为企业节约采购成本，关键是要建立健全并认真落实各项制度。一是个别部门不执行企业规定，把属于集中采购范围的项目自行采购，采取先采购后上报甚至采购后以各种理由和借口绕开集中采购部门。二是不执行谈判与决策分离的制度，难以形成有效制约。三是有的单位受利益驱动，提高采购限额和标准，浪费企业资金。

2.操作程序不规范。一是集中采购工作计划缺少预见性，采购预算编制粗糙，出现临时性采购需求，影响集中采购工作计划。二是公开招投标、邀请的投标单位不足规定数量，难以形成竞争，公开招标、询价招标过程简单。三是集中采购的工作人员违反工作纪律，泄露标的，损害企业和其他投标人的利益。

3.监督管理不到位。一是民主监督渠道不够畅通，对采购过程和重要环节监督渠道单一，仅在中层干部范围内以会议通报的形式公示，没有起到充分的监督作用。二是集中采购部门与会计、纪检监察部门、内部审计部门等相关单位缺乏有效沟通机制，没有发挥协调配合的监督合力。三是集中采购监督机制不够完善，对内审、纪检等监督检查职责作了相关规定，但这仅仅是原则性规定，检查的方式方法不明确，可操作性不强。

4.基础信息工作薄弱。一是对供应商的信息收集工作不重视，没有建立“供应商信息库”，没有对供应商进行实地考察，对入围供应商的产生没有统一的准入机制，没有制定供应商评价规则、标准和方法，供应商产生过程不明确。二是“商品信息库”不全面，经常是在下达采购任务后才匆忙查询，存在个人主观随意性，一定程度上影响采购工作质量。三是集中采购档案管理有待加强。采购档案收集不完整，有时缺少中标通知书、定标文件、补充合同等资料；采购结束后，一部分采购资料留存在个别部门。

5.专业技术人才匮乏。集中采购工作有严谨操作规程，在采购过程中，纳入集中采购的货物、工程、服务等项目批次多、数量大、种类杂，采购管理人员要掌握一定的法规、制度和专业知识，但具体工作人员大多是兼职，平时对集中采购知识、政策制度的学习不够，专业知识和能力相对不足。

三、企业进一步完善集中采购工作的几点建议

1.健全制度体系，保证集中采购工作规范运行。一是对已有制度进行梳理。企业要根据国家有关法规，结合本单位实际，修订完善采购管理实施细则、管理办法和操作规程，提高现有制度的规范性和可操作性。制度健全后，才能以制度来管理行为，也才能切实有效防范各类风险和违规事件的发生。二是完善组织架构。使参与采购活动的工作人员之间既相互协作，又相互制约，分解权力，从源头上切断商业贿赂的产生。三是严格执行集中采购项目范围、限额标准等规定，明确具体处罚措施。四是对采购文件的编制内容进行统一规范，做到招标文件、评标报告、采购合同书、验收报告等采购文件格式统一、内容全面，达到以规范促安全的管理目标。

2.规范集中采购工作程序。建立科学、规范、具体、严谨的操作规程是集中采购的核心。一是计划要相对集中，对相同的采购项目应集中在一次进行统筹安排。二是招标文件的制作要规范，招标文件应当明确招标程序、招标内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。三是严格控制参加招标的供应商人数。四是建立供应商信息库。五是严格执行谈判与决策相分离的制度。六是采购结束后，及时按档案管理规定，对招标文件、投标书、中标通知书、定标文件、合同等资料整理归档。

3.加强监督管理，堵塞商业贿赂的产生渠道。集中采购工作是一项涉钱管物的重要工作，规范这项工作，必须建立集中采购长效监督制约机制，形成一整套科学有效的监督制约机制。监督上要将人与岗、岗与事、事与责、责与利紧密结合起来，做到各个环节既相互促进又相互制约。监督制约机制主要包括企业内部监督和社会外部监督。内部监督首先是建立和完善采购工作的考评制度。年初计划时讲采购工作的监督检查结果与年度目标考核结合起来，对集中采购活动中发生的违规违纪和不廉洁行为要严肃处理。将责任落到实处。其次是加强监督检查，内审部门对集中采购工作事中事后可以开展专项审计，纪检部门要加强对集中采购的全程监督，可以开展效能监察，重视采购中投诉反映的问题。外部监督主要是向社会公开集中采购信息。充分利用网络、报刊等形式，不断拓宽集中采购的民主监督渠道和范围，广泛接受社会和职工的监督。通过内外部监督，达到对某一项目在采购执行全过程的全方位、多层次的有效监督，将商业贿赂等腐败问题消除在萌芽状态，使集中采购成为真正的“阳光工程”，彻底杜绝暗箱操作和腐败现象的发生。

4.提高集中采购人员的业务素质。集中采购工作与一般的采购不同，政策和专业性都很强，参加采购人员既要熟悉相关法律、法规、操作规程，还要具备一定的专业知识。其次要有精湛的专业技能，集中采购人员知识面要广，对各项采购内容要有基本的专业知识，尤其是专业领域强的项目，采购人员要向专业人员虚心学习。第三集中采购人员必须具备较好的口才，敏捷的思维，能够轻松驾驭现场，采购之前要做好充分准备，对于那些采购项目复杂，一些详细的产品规格、技术指标需要在谈判确定的，在谈判前要做市场调研，谈判过程中要围绕主题，以采取项目的具体要求为核心进行谈判；特别要注意在谈判过程中不能透露与谈判有关的其他投标人的相关信息。

四、结语

综上所述，企业的集中采购工作通过健全制度、规范流程、加强监督，一定能够降低采购成本，提高工作效率，消除“暗箱操作”，从源头上遏制腐败，使企业在保证采购质量的前提下，真正实现集中采购工作又好又快向前发展的目标。