新升本地方高校科研管理部门档案管理浅析

田文勇/铜仁学院科研处

新升本地方高校科研管理部门档案管理浅析

田文勇/铜仁学院科研处

通过对地方高校科研管理部门档案管理现状及存在的问题进行分析和思考，提出相应对策建议。

科研项目；管理部门；档案管理

科研管理部门在高校中属于行政部门之一，部门名称通常为科研处或者科技处，其主要肩负着全校科研管理任务，是学校对外形象的“窗口”。而部门档案管理作为部门内在规范性管理能力和水平的集中体现，对其管理现状及存在的问题进行分析，并提出针对性的对策建议，对于提升新升本地方高校科研管理部门档案管理水平具有重要的现实意义。

一、现状及问题

科研管理部门主要承担四方面档案管理工作：一是科研项目档案管理，二是科技统计档案管理，三是学科专业建设档案管理，四是部门日常档案管理，其中科研项目档案管理是部门档案管理的重点，各方面档案管理现状及问题如下所述。

1.科研项目档案管理现状及问题。现状呈现三点：一是涉及点多，易造成材料遗漏。科研项目涉及过程环节多，导致档案管理涉及点多。一个完整的科研项目管理要经过申报通知、项目申请、项目评审、项目合同管理、项目中期检查、项目经费管理、项目结题、项目成果管理、项目评奖等环节，每个环节中要涉及很多点，加之发生的时间段不同，易导致档案材料易遗漏、不完整。二是涉及面广，造成材料分类难。目前所主管的科研项目涉及面比较广，按层次主要分为国家级、省部级、地厅级和校（院）级四个层面，而每个层面的项目按时间和部门又可以分为多个层次，层层分下去，导致材料分类过细、过多，易导致材料归档时出现分类混淆，给后期管理造成较大困难，而适当的分类更有利档案的管理。三是涉及点多、面广，造成材料管理量大。由于科研项目涉及各层面项目、数量多，管理环节较多，导致项目档案管理工作量大。

2.科技统计档案管理现状及问题。地方高校科研主管部门每年主要配合国家、省市做好六次规模较大的科技统计，分别是国家级层面的教育部科技和人文统计数据、国家资源情况调查，省部级（省科技厅、教育厅）层面教育资源及统计数据、地方政府及院校层面年度统计数据。科技统计工作具有三方面特征：一是鲜明的时效性、组织性、固定性；二是鲜明的时间紧、主体多、压力大；三是鲜明的科学性、严谨性、准确性。而科技统计档案管理主要指对年度内的各种统计数据报表及上报的数据支撑材料进行归档管理。由于科技统计档案管理主要涉及统计工作中后期，前期材料易忽略，导致科技统计档案材料不完整，不便于档案持久管理。

3.学科建设档案管理现状及问题。学科建设内容主要指全校的学科规划、国家重点学科、重点培育学科、一级学科、二级学科、硕博士点、学科带头人、学术骨干等内容。而新生本地方高校科研主管部门学科建设涉及相应的学科内容少，其档案管理主要是对本校的学科、专业、学术带头人、中青年学术骨干、人才支撑计划及实验室建设等材料进行分类、归档、管理。档案管理主要呈现出三方面问题：一是材料涉及部门（系别）多，导致材料协调收集工作量大；二是材料涉及内容多，导致材料归档分类不合理；三是材料使用较频繁，导致材料易磨损；四是涉及更新材料较多，与旧材料难以系统连接，全过程管理较困难。

4.部门日常档案管理现状及问题。部门日常档案管理现状呈现四点：一是材料类型繁杂，归档工作量大。材料类型繁杂，主要可分为国家级层面材料、省级主管部材料、地厅级材料、学校日常管理文件材料及企业委托材料，材料分类费时费力，造成归档工作量大。二是文件材料居多，归档程序繁杂。文件数量较多，主要包括国家级、省部级、地厅级主管部门及学校日常管理下发的各类文件及科研部门下发的各类文件。归档程序繁杂，一般收到文件后，需要经过登记记录、阅览、文件内容实施及文件处理等程序，繁杂的程序造成归档时易出现较多无关材料，需要耗费大量时间和人力将其剔除。三是制度缺失，管理不规范。由于地方高校科研管理部门缺乏完善的档案管理制度，加之人力不足，档案管理很随意、规范性很差。

二、对策建议

1.科研项目档案管理对策。建议从制度和实践层面的三个角度进行管理：一是健全完善的部门档案管理制度。完善档案归档前材料审核、归档监管及归档档案查阅制度。二是增强档案管理规范性。在档案管理中要配备专职科研项目档案管理员，投入足够的时间，保证项目档案材料的完整性、准确性、科学性。三是加强档案督查机制。科研项目涉及点多、面广、工作量大，档案中出现差错的概率比较高，除提高档案管理人员自身素质，也要加强部门监督检查力度，部门主管领导要定期对进行抽检，发现问题，及时整改。

2.科技统计档案管理对策。科技统计档案管理相对较固定、单一。良好管理的关键在平时[1]，尤其是科技统计结束后要及时归整档案。建议从以下三方面进行管理：一是配备专职统计人员负责科技统计工作和档案管理。科技统计数据涉及的主体和部门较多，需要专职人员负责协调，才能确保科技统计工作完成和科技和管理工作持续性；二是科技统计数据及支撑材料归档要及时。由于科技统计数据时间要求短、支撑材料较多，需注意收集所有材料并及时归档。三是要加强档案材料审查力度。档案材料归档前要及时检查数据的准确性和归档后要及时检查档案材料的完整性。

3.学科专业建设档案管理对策。由于新升本地方高校发展时间较短，学科建设刚刚起步，相应材料较少，归档起来较容易，但由于管理经验不足，建议从以下三方面进行管理：一注重管理规范性[2]。重点应放在归档材料的分类正确性、合理性及日常管理过程规范性两方面，保障档案前期材料和后期档案材料相连接；二是注重档案材料和管理的完整性。由于学科建设时间长，在建设过程中的不同时间段，会产生一些新材料和文件，要及时收集归档，保障材料和管理的协同；三是注重材料的连贯性。专业建设、学术带头人、学术骨干等材料时间阔度大，要按项目类别分，每个项目要做到前期、中期及后期材料连贯一致。

4.部门日常档案管理对策。部门日常档案管理工作难度较大，建议从以下三方面进行管理：一是提高档案管理能力。部门日常档案管理较为繁杂，不断通过业务学习、进修等途径提高档案管理人员的材料分类、归档、调阅及日常维护管理能力；二是增强激励机制。部门日常档案归档前需要耗费管理员较多的时间和精力，建议增强各种激励机制来调动档案管理人员的工作动力和积极性；三是健全日常档案管理机制。完善材料和文件登记制度、归档制度、查阅制度及检查制度，减少档案管理的随意性，提高档案管理的规范性。

[1]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界，2013年4月中旬.

[2]宋平.辽宁省高校档案网站建设调查[J].兰台世界，2013年1月中旬.