浅谈电子档案及管理措施

赵云丽/黑龙江省伊春市新青区档案局

浅谈电子档案及管理措施

赵云丽/黑龙江省伊春市新青区档案局

电子档案是由于计算机技术在档案领域的应用而产生的，其将社会实践活动中的各种信息收集、整理后形成大量的电子档案，电子档案是当前信息化的产物，所以加强电子档案的管理工作具有十分必要性，也具有现实的意义。本文从电子档案的优越性入手，分析了电子档案的整理、开发和利用，并进一步对加强电子档案管理的具体措施进行了阐述。

档案管理；电子档案；优越性；开发和利用；规范措施

长期以来，我国的传统档案都是以纸质档案为主的，而电子档案与传统的档案载体存在着较大的不同，其可以利用计算机硬盘、磁性介质等对社会实践活动中的形成的具有保存价值的信息进行存储，由于其形成、存储和管理都与传统档案具有很大的不同，所以需要加强对电子档案管理工作的认识，从而做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的优越性

1.直接减轻了档案管理工作人员的动强度，提高了工作时效。电子档案是信息化社会的产物，所以其充分的利用计算机技术、网络技术和信息技术，实现了管理的快捷和方便。管理人员不用再手工来进行立卷归档、手工查找档案的工作，而是能通过计算机来进行处理，随时进行归档，而且通过检索程序直接查找。电子档案将管理人员从枯燥的工作中解脱出来，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档的质量和检索的速度，由于立卷归档工作不再集中进行，工作可以随时进行整理，所以分散了工作量，使立卷的水平得到提升，同时有效的保证档案管理工作的及时性，方便了用户对档案的利用。

2.微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算机来对档案进行管理，有效的解决了传统立卷中文件遗漏时，还要重新进行拆卷的问题，现在只需要轻按一下鼠标，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免了出现文档存积的问题，不仅省时省力，这样可以将节省下来的时间进行有效的利用，工作人员有更多时间去钻研业务，提高自身的管理水平。

3.微机管理更有利于文档的保密。利用计算机来对档案进行管理，有效的提高档案的保密性。微机管理下的档案，利用者需要一份档案里的哪个文件，就为其提供这个文件，而档案的其他内容利用者是无法看到的，这与传统的查一份文件而提供整卷档案的情况具有很大的改进，这符合档案保密原则的，更有利用档案保密要求的实现。

4.微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案的整理、开发和利用

1.电子档案的整理。电子档案是由电子文件所转化来的，一份电子档案的形成可以将各单份文件从任何角度进行分类和组合，从而形成案卷，这样就使在电子档案管理工作中，“文件”一词基本代替了“案卷”一词，同时电子档案整理的主要任务也发生了较大的转移，因为在电子档案工作中不再需要对案卷进行整理，而需要对光盘磁介质进行编曲目和排架，同时还要定期从计算机电子文件保存系统的电子档案进行光盘备份，同时进行编目和排架等工作。

2.电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。

一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。

二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。

三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。

四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。

五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。

六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行，这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性，还要注意确保档案资源安全利用。

三、加强电子档案管理的几项措施

1.加强电子档案归档制度建设。由于各单位的性质不同，所以需要根据自己单位的实际情况来制定电子档案管理制度，从而对电子档案管理工作进行规范。这样在电子档案形成、归档、责任等任何一个工作环境都有可依据的规范，确保了电子档案管理工作的规范性。但是在制定电子档案归档制度时，需要对归档过程中的人员的责任、归档时机、归档时责任签署和文件的动态管理问题进行充分的重点考虑，以确保制度的各个细节都能够达到完善。

2.从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

（1）档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

（2）设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

（3）电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

（4）为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。归档时要对电子档案做好检查、鉴定和验收工作。同时还要做好电子档案的电子信息管理工作，实现电子档案的动态管理。

四、结束语

随着社会的发展，电子档案已成为现代档案管理工作的重点，所以需要加大对电子档案的研究力度，及时解决管理中存的问题，从而更便于对档案的利用和开发。

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界，2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案，2008(9).

[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版)，2009（12）.