推进水利工程档案资源共享的实践与思考

袁玉娟

（盐城市水利档案馆，江苏盐城 224000）

盐城市地处淮河下游、黄海之滨，兼处南北气候过渡带，拥有流域性、区域性骨干河道堤防和海堤约3500 km，大中型水闸40多座，大型抽水站50多座，所以，盐城市既是农业大市，也是水利大市。从1983年盐城撤地建市以来，按照“规划先行、科学治水、依法管水、深化改革”的总体思路，坚持不懈地推进水利建设快速发展。特别是进入20世纪90年代以来，是盐城市水利大投入、大发展、大变化的年代，掀起了建国以来第三次水利建设高潮。据统计，1983～2005年全市水利基础设施建设投入60.22亿元，其中，“十五”期间完成投资36.5 亿元，是“七五”、“八五”、“九五”投资总和的1.06倍，而“十一五”期间总投资82亿元，是“十五”投资的2.25倍。全市已建成了挡潮、防洪、灌溉、排涝、降渍等水利工程体系，在盐城市经济和社会全面发展中有效地发挥了支撑和保障作用。目前，盐城市境内建设的国家、省大中型水利工程有通榆河工程、渠北排灌影响工程、海堤达标工程、淮河入海水道、泰东河拓浚、新洋港拓浚以及涉及全市百万人口饮水安全的盐龙河工程等，在所有工程建设的前期、实施、竣工验收等各阶段过程中，形成了大量的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，这些材料全面反映了工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护以及对新建工程的借鉴、准备等都具有重要的利用价值。因此，如何科学有效管理水利档案资料，进行资源整合，形成网络体系，实现资源共享，为水利现代化建设提供快捷查询服务显得非常重要。

1 加强水利工程档案资源共享的探索

为进一步规范水利工程规划、施工建设，强化后期管理，实现水利档案资源共享，更好地服务水利民生，近年来，盐城市采取一系列措施，进行了一些有益的探索。

1.1 加强基础平台建设

向上级部门申请，专门设立盐城市水利档案馆，配备了4名专职人员；筹资建设了专门馆藏和办公地点，建筑面积达400 m2，添置了硬件设施，搭建了一个架构完善、设施较为齐全的水利专业档案管理部门，为实现档案共享打下了坚实的基础。馆内人员白手起家，从服务做起，跑现场、下工地，帮助相关单位做好工程建设前期对接，甄别材料理思路、分类收集搭框架，采取办培训班、看现场、操作示范等形式，提高工程档案整编的质量，并做好后期跟踪工作。在此基础上，制订市水利档案管理工作方案，主要包括：一是了解和掌握在建工程进度情况，制订与工程建设项目分段竣工验收的档案验收同步工作方案；二是组织梳理和完善本馆的库存档案目录，加强对本地水利单位档案信息化、规范化管理的指导；三是编制局系统各直属单位档案全宗号计划，指导各单位档案达标升级工作；四是学习档案目录管理相关软件知识，寻求技术支持，实现不同软件之间数据兼容。

1.2 丰富档案馆藏资料

水利档案是记录水利历程、客观反映水利发展历史的真实资料，对其开发利用有着重要的作用。水利档案馆承担着水利档案的保管、利用等工作职能，要实现资源共享，集中档案、丰富馆藏是第一要务。依据相关规定，盐城市水利档案馆进行了大量的资料征集和接收工作。仅2013年，本馆就接收了散放在各涉水单位、机关处室的水利工程、财务、水利文书等档案资料16000余卷（册），图书图片3000册，经过甄别、处理，约有6000多册资料整理后具有保存价值。目前，馆藏档案资料已近2万卷（册），征集和接收工作仍在继续，确保应征全征、应收全收。

1.3 实现档案资源共享

由于市水利档案馆成立时间较短、人手不足等原因，目前，还有较多的水利档案未征集到位，散放在各单位；在水利档案馆成立之前，只有1224卷水利档案保存在市档案馆，因此，要实现水利档案资料完全专业馆藏，还需有一个过程。

为更好地服务水利现代化，有效整合各方档案资源，实现水利档案资料共享，我们引进了信息化管理手段。一是对馆内现存档案进行软件管理。支撑档案软件管理的核心是数据，做好基础性档案数据录入工作尤其重要，本馆现存档案近2万卷（册），形成的档案数据条目达几十万条。二是对新移交档案进行软件管理。在接收新移交档案进库前，先做好数据录入工作，再将档案实物资料和档案数据库一并移交。三是对散放在各单位的档案进行兼容管理。将保存在各设计、建设、管理单位的大中型市属重点水利工程的文书、科技、工程、财务等各类涉水档案的目录数据兼容到本馆档案管理信息系统中。四是对市档案馆存放的水利档案进行软件兼容管理。由于档案主管部门和水利工程档案管理信息化软件采用的是不同版本，我们对现有的电子检索技术进行摸索、调试、改进，寻找共同点，列出不同点，得出需解决的关键点，实现了兼容，最终将历年移交到市档案馆的水利档案、近5万条文件级目录数据兼容到本馆档案管理信息系统中。通过引入信息化管理手段，目前已形成数据的水利档案资料，实现了一站式查询，既方便快捷，又优质高效，为本市工程管理单位在土地确权及工管达标升级、工程检修等方面提供了更好的服务，发挥了水利档案工作在水利民生中的基础保障作用。

2 全面实现水利工程档案资源共享存在的问题

长期以来，水利工程建设“重建轻管”，这一现状也波及到档案管理工作，重视工程的规划布局和施工建设，工程竣工验收后的档案管理，没有按制度要求执行到位，给水利档案资源共享以及水利工程的后期管理带来诸多制约因素。

2.1 资源共享意识有待提高

受传统管理模式与思维惯性的影响，部分工程管理单位在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式，各自为政、重藏轻用的思想依然存在，有的希望档案信息资源共享，但不主动参与档案信息资源共建；有的关注本单位的档案信息资源管理，但忽视全系统的档案信息资源整合；有的只强调档案信息资源网络设施的投入力度，但忽视整合具有特色的档案信息资源，导致全市范围的水利档案资料没有形成信息共享平台，档案资源作用没有得到真正发挥。

2.2 资源共享技术手段相对落后

国内许多档案馆已积极向数字化馆发展，大量的珍贵档案被转换成便于下载保存的图像、文本等形式，通过现代网络技术进行传递与交流，满足了利用者的多样化需求，这也是档案管理发展的趋势。盐城市大部分水利工程档案管理还停留在传统的纸质查询状态，本馆在2008年安装了管理系统，但利用网络技术开展的档案信息服务，还只是以馆藏介绍、目录查询、审批文件等为主，大量的重要文件如竣工图等还没有扫描制作成数字文件，查找利用者往往只能到现场才能查阅到档案，信息服务的水平和工作效率还有待于提高。

2.3 资源共享网络安全存在隐患

网络的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性构成一定威胁。目前我们使用的软件只能满足简单查询，要实现档案信息在网上传递，除了操作系统和CPU芯片的安全性需要得到较好保障外，软件公司对软件更新维护也十分重要，但目前的技术力量还不能满足；重要档案还不能存储于网络，因为病毒侵袭时有发生，档案网络传递的安全隐患仍然存在。

2.4 档案基础建设力度需要加大

水利工程档案的“馆藏”是档案资源共享的基础。目前，各工程建设单位仍存在工程资料收集不及时、档案建设意识不到位等问题。水利工程建设时，建设部门、施工单位、监理部门只是相对固定的组织，大多数工程在施工接近尾声时才组织人员进行档案整理，不但前期的资料收集困难，而且工程技术人员转投到下一个工程，完善手续非常麻烦，影响了整个工程的竣工验收进度和质量；施工及管理单位对工程档案的管理和利用规范重视程度不够、意识不强，有些基层单位没有配备专门的库房、设备和人员，对档案没有进行统一管理、集中存放，导致施工时工程档案散失和损坏现象时有发生；在市水利档案馆成立之前，历史上形成的档案资料基本都在各工程设计、建设、管理等单位保管，有的工程资料甚至由技术人员个人保管，管理不规范，使用和查询档案极不方便。

3 水利工程档案资源共享的发展思路

信息化的不断发展，给水利档案工作的发展带来新契机，同时也提出新挑战。水利档案管理如何适应新形势，实现资源共享，使水利档案更方便、快捷地为用户所利用，使水利档案资源发挥最大效益，是水利档案管理人员面临的新课题。

3.1 加强领导，统筹规划

水利档案是人类治水的原始记录，它不仅仅是水利科学的反映，而且是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合，内容丰富，综合性强。就其水利部门内部，一个水利工程涉及众多部门，信息量多，档案的整合工作量大，必须加强组织领导，统筹部门、人员、资金安排，科学规划馆藏配置，才能为更加有效整合水利档案、实现水利档案资源最佳共享方式提供有力的组织保障。

3.2 完善制度，有效对接

要形成以档案管理部门为核心、各工程承建单位和部门为网络的档案管理机制，建立一套行之有效的管理制度。通过培训，培养一批专（兼）职档案管理人员，从档案资料的形成、使用、收集、整理、归档等各个环节进行有效的管控。对除必须存留在承建单位和部门外的资料，在工程竣工验收时，按规定形成卷（册），统一入库；对需存留档案，加快直属单位档案数据库建设，重点建设利用率较高、涉及水利工程确权与安全的档案资料数据库，并与水利档案馆数据库兼容。

3.3 强化服务，提高效率

一是要争取全面实现信息资料数字化。不仅要让资料条目信息化，力争让纸质文档电子化，让用户更方便查询。二是更广泛实现资源共享。完善水利档案网站，让非保密信息主动公开，实现共享资料不出门。三是与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题，积极开展网络环境下的档案信息资源共享机制建设实践。

4 结语

水利档案进行相对统一专业馆藏、有效集中管理、信息手段支撑，目前还处在起步阶段，要全面地、更好地实现水利档案资源共享，是一项长期、渐进的工程，困难多、任务重，需要我们持之以恒，不断创新工作模式、改进工作方法。水利档案人只有在工作中不断探索、总结经验，才能找出一条适合行业特点的档案管理、信息共享的新途径。