基于网络环境下期刊著录标准化研究

安克骏 张素勤

（山东青年政治学院，山东济南 250014）

基于网络环境下期刊著录标准化研究

安克骏 张素勤

（山东青年政治学院，山东济南 250014）

从工作实际出发，分析期刊著录中容易出现的问题，通过加强期刊著录数据标准化、规范化，数据维护等手段，提高期刊著录标准化数据质量。期刊著录的质量高低直接关系到馆藏期刊数据库的质量，影响对期刊的揭示程度，影响读者的检索效果，影响资源共享共用的实现。因此网络环境下期刊著录标准化和规范化是期刊数据能够共享的保障。

期刊著录 网络环境 标准化和规范化

1 引言

随着科学技术的发展，期刊管理随着现代化技术在图书馆的广泛应用，逐步摆脱了手工著录的管理模式，向计算机期刊著录自动化方向发展。利用计算机识读和处理的目录，是文献编目内容（数据）经过计算机处理，以代码形式记载在一定载体上而形成的一种目录，也叫机读目录（MARC），即机器可读目录的简称，来自英文Machine－Readable Cataloging，机读目录是描述文献著录项目的国际标准格式。MARC格式主要由4部分组成：头标区、目次区、数据区和记录分隔符。头标区位于每条记录的开端，根据ISO 2709的规定，固定为24个字符长，包含记录处理所需的一般信息，提供此记录的必要参数；目次区在（记录）头标区之后，目次区的每个款目包含三部分：三位数字表示的字段号，四位数字表示的数据字段长度和五位数字表示的字段起始字符位置。数据区由若干定长和变长字段构成，每个字段之间由字段分隔符隔开。每个字段间由字段分隔符隔开，是著录资料信息的具体体现。机读格式的产生，使得作为成员馆编制的期刊数据，已不仅仅是满足本馆建立数据库的需要，而是联合建库，互通有无，资源共享，实现了著录的标准化。

期刊著录是图书馆期刊自动化管理系统中最基础、最重要的部分，是图书馆的基础工作，是对文献进行加工处理的最基本环节，是信息资源共建共享的基础和重要保证，采取执行统一格式、统一标准和共同的信息交换协议才能实现数据的共享。然而在期刊的出版和发行过程中，期刊的动态性、分布性、多元性和无序性的特点，使期刊的组织、整理、查找等问题，出现了一些不规范的现象，给读者和工作人员在检索时造成许多不便，也有碍于期刊信息流通和期刊信息的科学化管理。

2 期刊出版发行中的不规范现象

我馆每年所订期刊1500种左右，根据当年学院教学科研以及学术界前沿焦点，可能删除和增加一部分，过刊的藏书量有4万多本。我院由大专升为本科后，学院为加强学科建设，对图书馆的工作日益重视起来。更为重要的是，随着信息时代的发展，书目数据库的建设对图书馆期刊编目工作也产生了重要影响。编目技术、手段和方法也发生了相应变化，对编目工作的要求更加规范化，但是就我们馆的现刊和过刊来说，还存在着一些不规范的现象，这些现象在现刊中占7.8％左右，在过刊中占5％左右，具体情况如下：

2.1 期刊名称主副标题位置不规范

国家新闻出版署发布的《关于目前出版有关问题》的通知中指出：“期刊名称是期刊的标识，其它名称、文字不得与刊名并列，不得以要目或其他文字代替刊名，要目字号应小于刊名字号，不得以总期号代替年、月、期号。”［1］2007年4月印发的《期刊形式出版规范》11.2.2条中也规定：“期刊的补充文字说明，期刊内容宣传等标识不得显于期刊刊名，不得通过颜色、位置等手段突出显示。”5.2.5条中规定：“期刊名称应明显与封面的其他表示性文字。”［2］但在著录过程中，我们经常遇到期刊出版、发行不规范的现象，在刊名标识方面经常出现期刊其他名称、要目与刊名并列并且同等大小，甚至大于主刊名的情况，这种现象极易造成刊名识别困难，从我院所订的部分期刊中可以看出，如：22－080《法制博览》的副题名号《经典杂文》大于主题名《法制博览》，12－115《小说

月刊》的副题名《爱人坊》大于主题名《小说月刊》，正题名被弱化，80－346《现代生活用品》，其副标题《上品》在封面上，正标题却在书脊上；28－38《风流一代》正题名小于副标题《经典文摘》等期刊，副标题不但与刊名并列，刊名被弱化，被隐藏在封面的某个角落，令读者分不清主次，起到喧宾夺主的作用；或刊名被缩小，而不能确定是否作为正题名，造成了工作人员整理过刊的失误和著录的困扰。

2.2 刊号、邮发代号混乱

近年来，期刊增长的速度越来越快，但我国目前的期刊出版发行工作还没有完全纳入期刊工作的标准化系统，其表现之一就是期刊刊号不统一而杂乱。刊号全称为“中国标准连续出版物号”，是由“国际标准连续出版物号”（即ISSN号）和“国内统一连续出版物号”（即CN号）两部分组成。我国于1985年建立了ISSN中国分中心（设在北京图书馆），负责中国期刊ISSN号的分配与管理，目前已有近5000种中文期刊分配了ISSN号并进入了国际ISSN数据系统。［3］ISSN通常都印在期刊的封面或版权页上。但有些期刊的国际标准连续出版物号、国内统一刊号相同，只能从邮发代号中加以区别，期刊邮发代号是期刊由邮局公开发行时由邮政部门与期刊管理部门统一设置的编号，在征订发行过程中作用巨大，随着期刊管理工作的现代化，尤其是计算机技术的广泛应用，期刊邮发代号在进行期刊有序管理工作中作用也越来越突出，它成了期刊的一个重要的编序代码，也成为一个重要的查阅检索途径。如我院近几年订的期刊：《东西南北》和《东西南北大学生》使用相同ISSN号、CN号，邮发代号分别为12－93和12－161；《家电维修大众版》和《家电维修普及版》也是使用相同的ISSN号和CN号，邮发代号分别为80－319和82－340。这些邮发代号混乱的期刊占我馆当年所订现刊的3％左右，不但使数据库臃肿，也无形中增加了编目人员的工作量。

2.3 期刊更名

作为连续出版物，和图书相比，中文期刊有其长期的发展、出版过程，因科学技术的进步，学科研究的纵向推进和横向拓宽等各种条件和因素的影响，期刊更名现象屡屡发生。尤其是近年来刊名变更比例大幅度上升，给期刊著录、管理工作带来了全面性的影响。如果不搞清刊名变更前后的衔接情况，不但容易造成漏订，而且会给期刊著录、管理及装订带来困扰，甚至误认为是期刊缺期或停刊，严重影响读者对期刊资源的检索利用。期刊的动态性使期刊著录变得非常复杂、繁琐，因为无论期刊发生什么样的变化，都需在MARC记录相应的字段中反映出来。如期刊更名，每变更一次，都要建立一条新的记录，［4］期刊更名有三种情况：

2.3.1 有的期刊ISSN号和邮发代号随期刊的更名而改变，有的只更名但其他条件都不变，如：82－469《软件世界》改名为《软件和信息服务》，刊名改了，ISSN号和邮发代号均没变化。

2.3.2 有的期刊更名了，ISSN号和CN号也随之更改，如：《八一电影》改名为《军事影视》，原来ISSN号是1002－5266、现在是1007－5305，CN号原来是11－1034，现在是11－1034，邮发代号都是2－478。2.3.3 有的期刊ISSN号、CN号和邮发代号都没变，卷期和更名前期号相连，期刊内容和性质却发生了变化。如：14－229《青年之友》改名为《格言》，由原来的D大类改成了G大类；252－49《当代青年·青锐》；原《大众商务》），由原来的F大类改成C大类；02－666原《首席财务官》现改名为《数字财富》，其分类由F大类变成TP类。为了回溯建库不重复，工作人员不得不对期刊进行分段著录，而期刊的分段著录加上对期刊沿革的大篇幅注释，使期刊目录越来越臃肿，电脑机器运行速度减慢，给期刊查询带来很大麻烦，同时对期刊订购也带来一定影响。期刊更名后，在报刊征订目录中却没有附原刊名，因此造成漏订和误订，这势必影响期刊的连续性、系统性和完整性。

2.4 刊期周期变化

期刊出版周期是每年出版的频次，是连续出版物的一个基本特征。它既反映了信息的传播速度，也是影响信息传播速度的一个决定因素。出版周期短、频次快的期刊通常能够更快地发表最新的研究成果或消息，从而能够更容易吸引更多的高质量论文，吸引更多的读者。鉴于此多数杂志社为了创收，不惜改变刊物的内容，不仅扩大了版面，而且刊期也经常发生变化，有年度转换中的周期变化，也有在同一年内的出版周期变化。

同一年内的出版周期变化仅举几例：82－158《体育画报》2006年的第8期由月刊改为26期，期号标为第9期；26－185《电脑知识与技术》原为旬刊，当出版到第24期时，申请停刊3个月后又以月刊形式试刊发行（期号标为11期），这些都使著录人员对信息的了解和掌握难以全面，使数据的维护、修改相关记录的频率大幅度增加。

年度转换中的周期变化及改名仅举几例：36－018《东方艺术》的《大家》原为双月刊，发行到2010年时改为月刊；02－318《电影艺术》1956年创刊，当

时为月刊，1967－1968年休刊，1979改为双月刊，且总号相连，1980－1989改为月刊，1990年至今又改为双月刊。以上期刊ISSN、CN、邮发代号均没改变，只是出版频率发生了变化。

2.5 书刊合流现象

“书刊合流”，就是我们常说的以书代刊。“书刊合流”一般有书号，也有期刊号。如：邮发代号56－021《快乐青春》、邮发代号18－206《书品》，就是以书代刊的例子。它同时既有期刊的邮发代号。又有ISBN书号。作为一种连续出版物，期刊在发行、订购、分编和阅览等各个环节上，特别是在著录上，与图书相比都具有较大的区别，有其自身的特殊性。“书刊合流”现象使著录人员失去编目方向，不知是按期刊著录还是按图书著录。另外，期刊著录在卷（期）、年（月）标识，刊名变化以及馆藏情况等方面都有特殊的要求。过刊数据著录都是从其本题名下第一年的合订本开始。期刊在出版发行中信息的不断变化，使得期刊书目数据不同于图书书目数据的采集，期刊的过刊著录不像图书编目那样可以一劳永逸。过刊著录后在该刊以后漫长的出版过程中，有时会发生这样或那样的变化。因此，期刊著录要比图书著录繁琐得多。从著录的格式中可以看出，图书的MARC著录格式为28项，期刊的MARC著录格式为39项，其中期刊MARC著录格式中：091、092、326、4－子段作为期刊重要的MARC数据，在图书MARC著录格式中却没有。［6］因此“书刊合流”势必造成图书和期刊分类上的混乱。

2.6 多版化期刊出现

国家新闻出版署2007年4月印发的《期刊形式出版规范》1.2.2条中规定：“一个CN只能出版一种期刊的一个版本。”而多版化期刊具有分版题名改动频繁、发行渠道多，分版不稳定等特点，如《晚报文萃》2004－2006年分A版、B版出版，邮发代号分别为82－366和82－837，2007年起合并改为半月刊，邮发代号为82－366。有的期刊分版后，原来内容风格有的保留在上半月版里，也有的保留在下半月版内，还有分版后原订购刊号并不保留原刊内容和风格，如：《教育理论与实践》分上旬刊（A版）、中旬刊（B版）和下旬刊（C版），邮发代号分别为：22－31、22－135、22－162，三种版的期刊内容性质不一样。多版期刊由于在同一刊名下有各种版本，因此在现刊上架时确定多版刊的排架容易造成争架位、重叠、错位等现象。2007年4月印发《期刊形式出版规范》中9.2.2条还指出“…凡采用卷和总期号方式号标识的期刊，其卷号和（或）总期号应连续排编，不应随意更改，不得使用总期号和卷号代替年、月、期号。”［6］在期刊检索上，多版刊中有的共用一个刊号，如：《东方艺术》ISSN 1005－9733，CN 41－1206/J，此期刊分为财经版、书法版、国画版，238－36《感动人生》，除此刊外，还分别刊出：浣溪纱号、天仙子号、木兰花号、念奴娇号、满江红号、清平乐号、虞美人号、沁园春号、菩萨蛮号，如果按刊号检索，一次检索会出多个版本，若按刊名检索，同样会出现一种刊有几个不同版刊的现象，加之总期号和卷号代替年、月、期号，给读者检索造成错检和漏检，给阅览室的工作人员整理过刊带来困扰，同时也给著录工作带来了混乱，影响了过刊的整理质量，增加了回溯建库的重复劳动，加大了信息检索者的难度。

以上提到的几种情况都使数据库的数据难以做到规范性和正确性，造成数据的重复著录，重复著录的危害无端增加了数据库的数据量，增大了负荷，占用了期刊种次号，无论对数据库数据还是对工作人员的工作量都是很大的浪费。［7］如不及时发现，等到完成了相对应的订购、签收、著录、外借工作，则可能出现一种期刊的不同记录对应不同年份的订购记录、签到记录、馆藏记录，造成同一数据的分散，数据库也因此混乱。因此，要强调期刊著录的标准化和规范化，以保证期刊数据在网络环境下的著录中达到一方编制多方共享、一次制作多次使用的需要。

3 期刊标准化著录的实践

期刊标准著录不仅要注重MARC格式中的必备字段，一些反映期刊主体特征的字段也不能缺少，对期刊的国际标准出版物号（ISSN）、国内统一刊号（CN）以及订购号（邮发代号）都应尽可能地著录全面，这样可以为订购、验收、流通、典藏等管理工作提供方便。注意正确使用4款目连接块字段，如实、准确反映刊物的改名、继承、替代、并入等关系。进行著录工作的人员都知道期刊的出版周期、邮发代号变化最多，特别是近几年，不少期刊纷纷扩版和出版地的改变，使标准化著录工作更显得尤为重要。

在机读格式中，期刊的一些变化一般是在附注内容和出版周期附注反映出来的，国际标准书目（连续出版物）ISBD（S）中指出，“附注对正式著录起着修饰、形容和进一步描述的作用，当正式著录不能包括某些资料，特别是连续出版物出版过程中出现的涉及变化的资料时，则用附注。”［8］正因为如此，期刊的出版频率每发生一次变化，则需要在出版周期附注中添加一个出版周期附注326字段，同时还应改变编码数据100字段中的出版周期代码。在

添加的过程中一定要注意先后顺序。

以下是我馆针对期刊出版发行中问题处理的情况：

针对期刊名称主副标题位置不规范的问题，在期刊上架时，我们将正标题标出来，提醒读者新旧题名的关系，以免造成读者视觉上的混乱，过刊编目时，编目人员在封面题名标识不明确的情况下，重点注意期刊的邮发代号，以保持期刊的连续性。

针对刊号、邮发代号混乱的问题，我们将期刊每次的邮发代号变化，在092字段中注出来，将最新的邮发代号放于第一个092字段。如：《心理学报》，1965年邮发代号是6－409；1979年邮发代号改为2－311；1980年邮发代号改为8－115；1988年邮发代号又改为36－115；2002年至今邮发代号为82－12。在著录中应重复092字段，第一个092字段录入最新的邮发代号。邮发代号变化顺序由近而远，著录格式为：

092＃＃$aCN$b82－12

092＃＃$aCN$b36－115

092＃＃$aCN$b8－115

092＃＃$aCN$b2－311

092＃＃$aCN$b6－409

这样做避免期刊的错订和漏订以及期刊的正确检索。［9］针对期刊更名的问题，在编目中对期刊分类号改变的情况，我们在回溯建库中正确使用4－字段，准确反映刊物的变化，使用相同的索书号、财产号或是题名，在编目程序中的信息附注“由...继承”430字段中标出来，无需建立一条新的记录，避免种次号的重复使用，给期刊查询带来了方便，过刊上架时也都能集中在一起，防止了乱架错架的现象。如：《新晨》原名是《新疆青年》，在邮发代号、ISSN、CN等不变的情况下，著录格式为：

2001＃$a新晨$AXin Chen$f共青团新疆维吾尔自治区委员会

430＃1$1001CAL 111999088833$12001$a新疆青年$1210$d1964－1993

针对刊期周期变化的问题，我们在编目著录时对期刊周期的变化，要在3－字段注明期刊周期变化情况，如：采取了在特殊细节附注315字段和出版周期附注326字段中注出来。如；《新华月报》，1949－1955年为月刊，1956－1960年为半月刊，1961－2005年为月刊，2006到目前是半月刊，在著录中应分别著录4个326字段：刊期变化年份由近而远，著录的格式为：

326＃＃$a月刊$b2006－

326＃＃$a半月刊$b1961－2005

326＃＃$a月刊$b1956－1960

326＃＃$a半月刊$b1949－1955

如果不能正确反映期刊周期的变化，就会影响数据的提取，达不到准确揭示期刊周期变化的目的。

针对书刊合流和多版化期刊问题，我们在阅览部就用期刊分类号；遇到有的期刊多版刊，多版刊一般分类号都是同一大类的，我们采取的是给一个分类号，分别给种次号，以表示期刊的不同版本。

期刊编目数据库的生命力，是由期刊的动态性所决定的。在相对稳定的学科范围内，卷期与卷期之间具体内容不同，不管期刊的责任者、出版发行机构、出版频率、实体大小等发生如何变化，只要期刊刊名不发生变化，编著记录就会连续使用下去。一种期刊可能出版几年、十几年、几十年，即使当初著录时是一条既标准又规范的数据，但当此期刊发生出版变化后，就需要对该目录进行修改和补充。［10］期刊数据必须进行经常性、制度化的维护，这是保证数据库质量必不可少的重要环节。随时注意跟踪期刊的变化，及时进行编目数据库的维护、修改或添加新内容，使期刊的MARC记录不断地得以完善，使期刊管理工作走向规范化、系统化、统一化、科学化，，减少著录工作人员的重复劳动，促进信息交流，推进期刊管理工作现代化。

〔1〕国家新闻出版署1999年《期刊管理条例》，2007年4月新闻出版总署关于《期刊出版形式规范》［EB/OL］.http://wenku.baidu.com/view/c00d7701b52acfc789ebc9c9.html

〔2〕《关于期刊出版问题的通知》新闻出版署1998.10.16［EB/OL］.gts/WenTiJieDa/ZhiShiKu/29＿7.htm l2010年02月02日

〔3〕赵燕群.连续出版物工作［M］.北京图书馆出版社.2001

〔4〕倪琪.期刊回缩建库中的问题对策［J］.图书馆建设.2010（12）：40－42

〔5〕中文图书著录格式：［EB/OL］.http://ishare.iask.sina.com.cn/f/23249775.html

〔6〕张羽.CALIS联合目录中年鉴著录分析［J］.图书馆建设.2010（2）：40－46

〔7〕苏萍.中文期刊著录问题解析［J］.图书馆工作与研究.2010（3）：104－105

〔8〕夏文正译.闫立忠校.国际标准书目著录（连续出版物）ISBD（S）［M］.第一标准版。书目文献出版社.1983.P62

〔9〕Admin.中国机读目录格式（CNMARC）.［EB/OL］.http://www.tuodi.cn/

〔10〕马静.中国期刊机读目录著录细则（修订版）国家图书馆培训中心2011.4：57－59

G255.2

A

安克骏（1956.10～），女，研究馆员，山东青年政治学院图书馆阅览部，发表论文30余篇。张素勤（1964.1～），女，副研究馆员，山东青年政治学院图书馆阅览部，发表论文10余篇。