浅谈企业档案管理信息化

高伟红

(四川华西集团有限公司档案室，四川成都610081)

企业档案信息化是指企业以法律为依据，以市场需求为目的，以管理科学为方法，以现代信息技术为工具，实现对企业的各种档案信息的获取处理和发掘的过程。随着网络和信息技术的推广运用，信息化从理论方式到技术手段都深刻地影响着档案信息化的发展进程。促进企业档案信息化发展，全面提高企业的核心竞争力，是企业档案工作发展的重中之重。

1 企业档案信息化的主要内容

企业档案信息化是一个相对的、动态的、发展的概念范畴，在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期的档案信息化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，其主要内容包括：

1.1 档案资源信息化

档案资源信息化是信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设。

1.2 档案保护现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。它们在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面有不同的特点和要求。因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为企业档案信息化研究的重点内容。

1.3 管理手段现代化

档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。因此，在应用档案现代管理方法和理论的基础上，还要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入到档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

1.4 档案管理标准化

档案管理标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作系统有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效益。

2 企业实行档案管理信息化的意义

随着计算机技术应用的普及，越来越多的企业将之运用与企业管理的各个方面，因此，在档案管理过程中，实现管理信息化有重要的意义。

(1)企业档案管理实现信息化是适应信息社会的必然要求。社会信息化不仅改变了人们原来的信息处理模式，也冲击着人们对信息管理的认知。随着信息化对企业生产运营等方面的影响日益加深，各个行业提高了对信息化技术的重视。作为企业信息化进程的一个重要部分，如果不积极推进档案管理的信息化建设，将会被社会的主流模式淘汰，并影响企业的进一步发展。

(2)企业档案管理实现信息化是企业发展的内在动力。企业档案管理的对象是大量的企业的核心竞争信息，其重要性在企业管理中不言而喻。怎样才能为企业的发展需要提供有效保障，是档案管理人员的急需解决的问题。这就促使企业档案管理部门改变传统的方案管理及服务模式，运用现代化信息手段，实现对既有资源的潜在价值挖掘，为企业决策提供依据，从而提高企业的核心竞争力。因此，只有在不断推进档案管理信息化进程的道路上先行快行，方能充分发挥档案管理工作对企业发展的助力。

(3)在现实的档案管理工作中，实现档案管理信息化有着切实的需要。档案作为企业的重要信息资源，其完整性和安全性以及利用的科学性，都必须以现代化的信息管理手段为支撑。这是档案管理发展到一定阶段的必然选择，它最直接的目的就是提高档案管理工作的效率，解决信息处理能力部门之间的矛盾。

3 企业档案管理信息化的现状

目前，企业档案管理信息化水平有了较大提高，形成了多层次、多元化的信息搜集、整理、分析以及利用网络。但是由于档案繁多、信息管理难度大等问题，企业在档案管理信息化方面还存在一定的不足。

(1)企业对档案管理信息化的认识不足。部分企业领导侧重于眼前即得利益，而忽视了档案管理的信息化建设，将档案信息化建设简单等同于办公自动化和建立档案信息计算机检索系统，因而导致档案管理人力资源不足，硬件配置落后，管理系统更新不及时的状况。除此之外，档案管理对企业发展具有减小周期长的特点，使得部分管理人员视档案管理为“鸡肋”，并不重视其发展。认识不足则阻滞了档案管理工作的的创新与发展，以及档案管理信息化的建设进程。

(2)档案管理工作的标准不规范。档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，是为档案管理信息化建设提供着宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不明确，甚至某些具体方面还没有建立相关标准。因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的建立，尽快建立健全信息化工作制度和标准规范体系。

(3)档案信息安全建设没有被重视。首先是主观原因，部分企业档案部门尚未建立行之有效的档案信息管理机制，档案安全意识和保密意识不强，忽视档案信息的审查和管理；其次是客观因素，即技术问题。电脑病毒的横行，黑客的攻击，使得档案信息安全收到严重威胁，必须引起企业档案管理部门的高度重视并解决。

4 提高企业档案管理信息化水平的措施

4.1 引进信息技术人才并加强管理人员队伍建设

保障档案信息的安全，人才是第一要素。在档案信息自动化系统建设中，计算机技术队伍素质水平不但直接影响信息化水平的提高还直接影响档案管理人员及相关人员的档案信息的安全意识、素质水平、创新能力更直接影响档案信息安全。档案信息化建设是一个具有知识经济时代特征的新兴领域，因此高水平的档案工作的核心保障是高素质的档案管理团队，档案管理团队的业务能力与综合素质直接决定档案管理工作的质量与水平。企业必须从人员引进、在职培训等多个方面来保证档案管理人员的高水平建设以及持续提高，并从物质报酬方面来激励档案管理工作人员的工作积极性。

除此之外，档案管理人员应加强学习，培养创新意识。企业的发展核心动力来源创新，档案管理工作也不例外，要做到服务方式与时俱进，甚至做到以技术革新为先导的发展模式，就必须加强对国外档案管理行业先进经验的本土化吸收，结合对现代信息技术与手段的融会贯通，熟练掌握管理学、法学等科学工具，改变被动的工作模式，广泛研讨，勇于创新。

4.2 加强政策保障

(1)宏观上，国家相关部门应不断出台与规范档案管理信息化建设的相关政策与标准，为企业档案管理工作的信息化建设提供必要的激励、监督与指导作用。微观上，企业领导应充分重视，加大政策倾斜与资源投入，将档案管理信息化建设提上长期工作日程，开展有计划、有步骤、有成效的具体工作。只有做到宏观与微观的高度一致与协调，形成档案管理信息化建设的强有力的政策保障。

(2)需要良好的管理政策规范应用、开发信息系统。在信息化时代，档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。目前，我国档案信息系统的管理同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，这同我国档案工作是在各个专业基础上发展起来的和系统建设从微机起步有关，应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬件软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自检系统，造成信息分割和资源浪费。

4.3 加强档案信息安全建设

档案管理的服务性决定了档案管理部门要尽可能多地、尽快地开发档案信息资源共享，然而共享和安全是一对难以调和的矛盾。因此，首先档案管理部门应以相关法律为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系，保证制度到位，责任到人。其次，加强防病毒的安全措施，建立反病毒扫描、杀毒的监管系统。同时，要定期备份文档、多处、异地存放保管。最后，应建立计算机网络安全预警中心，进行安全监控、预警，监视网络数据库的安全。

4.4 建立健全档案信息化建设的规划与各种标准规范

档案信息化建设是一项庞大的系统工程。需要进行统筹规划，使整项工作有计划有步骤有重点的进行。同时要求网络环境中数据库格式档案信息的存储和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准与规范化，且立足现实，兼顾与国际接轨。只有这样才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题。

4.5 加强与企业其他部门的联系

在原有计划经济体制下，档案管理工作中存在着与其他部门衔接不紧密，服务欠缺主动性的消极状况。但随着市场竞争的日趋激烈，档案管理部门必须认识到，自身工作是为企业的市场服务的，满足业务部门的需要就是开展档案工作的方向，必须做到有的放矢，针对性地开展服务，以实际工作的成效，促使外围环境对自身工作的认可，才能为工作的良性开展提供长期动力，这就要求档案管理部门要加强与企业内其他部门的联系，掌握其他部门对档案工作的显示需求。

5 结束语

信息化是当今社会发展的大趋势，要适应社会和时代发展的需要，更好的服务于社会，所以档案信息化是一项长期、全面而又具体的工作。只要做到上下统一认识，齐抓共管，为档案管理工作营造积极与宽松的发展氛围，以开展务实、创新的服务工作为依托，就能提高企业档案管理信息化水平，使企业档案信息化的工作达到质的飞跃。

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[2] 张青玉.档案信息化建设的问题与对策[J].兰台世界,2005(9):34-35

[3] 陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].四川档案,2006(1):15-16

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