新时期档案管理信息化建设探析

李晶

（吉林市广播电视发射台，吉林 吉林132013）

1 档案信息化建设的现状

1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。

1.2 档案管理工作既不标准又不规范

档案管理信息化是建立在标准、规范的档案工作基础上的，档案管理工作的规范与否直接关系到档案信息化建设能否顺利实施。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差、案卷质量不高、特别是各类档案的著录细则相容性不强、系统软件移植性差、档案自动化工作缺乏统一标准，各个档案馆和档案管理系统各自为政，这使得档案管理信息化建设的实施和推广面临着一系列的困难。

1.3 档案信息管理人员素质

人可以说是档案管理信息化建设的主体，同时也是其中最为活跃的因素，因此，档案管理信息化建设的成功与否和人员素质具有很大关系。但就目前来看，我国档案管理人员素质并不过硬，仅仅能够通过计算机完成最为基础的信息录入工作，而无法完成更为艰巨的档案管理任务。许多档案部门都极为缺乏高技术人才，能够完成档案、信息处理的复合型人才就更是少之又少了。

2 档案信息化建设的意义

2.1 加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理信息化建设的目的在于更好地为档案使用者服务，档案管理信息化使得档案由纸质的实体转变为一条条电子的信息。这对于人们查阅档案，对档案信息进行筛选具有极大帮助。

2.2 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

当前，人们对于档案的使用日益表现出多样化的需求，已不再满足于对原始文字资料的查看，注意力逐渐向原始的图像、视频资料转移，传统的档案管理模式已无法满足人们的这一需求，电子档案便应运而生。电子档案以其独有的优势，对信息保存的多样性，正日益登上档案管理的舞台。加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

3 档案信息化建设措施

3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源

首先要求我们要不断完善档案应用制度，即在档案的使用上，建立一套严格的审批制度，有关工作人员在进行档案查阅时，要汇报，要得到审批才能查阅档案。同时，在档案的搜集与管理工作上，我们要大量采用现代化技术开展工作。其次，电子档案信息要及时得到更新，来满足广大档案使用者查阅的需求。虽说电子档案具有传统纸质档案所无可比拟的优势，但这并不意味着传统纸质档案就真的没有了用武之地，因此，在对电子档案进行管理时，应对各类档案资源进行整合，充分发挥各类档案资源的优势，以此来提高电子档案的质量。

3.2 档案工作人员参与自动化软件的开发

只有亲自的积极参与，才能了解全过程和档案专业管理的全部内容，并及时征求各部门的意见，在研究基础上形成各种文件管理软件的功能，并及时与开发部门和软件设计师沟通，选择最合理的设计，旨在满足单位管理需要，真正的实现档案管理自动化和信息管理的实际需求的完美契合。

3.3 提高现代化管理手段，管理方式从传统的管理转向现代化管理

要应用现代化管理手段来开展档案管理工作，要求档案有关工作人员采用先进的技术手段来组织信息、提供信息。随着我国经济社会的快速发展，信息技术已经融入到生产生活的方方面面，网络已经成为人们生活、工作、学习所离不开的重要资源。所以，我们档案工作的管理、建设必须立足于信息网络环境下，实现信息化、数字化的管理，并逐步将其规范化、通用化，发挥出档案资源的最大效益。

3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识

虽说电子档案信息化有利于满足档案使用者的多样化需求，但电子档案的有效运行却要依靠多项技术，这就使得档案管理工作在无形中变得复杂，档案管理工作人员也面临着挑战。因此，对于档案管理工作者而言，应努力学习，不断提高自身档案管理业务素质。在档案管理信息化背景下，档案管理工作人员不仅要从思想上认识到档案管理工作的重要性，还应对档案管理信息化所涉及的各项技术有所涉猎，不仅要满足档案使用者对于档案资源的使用，还要使得档案资源得到有效的保护。

4 结语

档案信息化建设是一项长期全面而又具体的工作，是运用多学科知识和专业配合，多个部门之间相互协调以及多个环节相配套的复杂系统。档案信息化建设由布局走向整体，通过与电子政务建设的紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。因此，要加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，从各方面加强档案事业的信息化建设。

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