浅析老挝会兰庞雅水电站物资管理台账问题及解决措施

(葛洲坝集团第二工程有限公司，成都，610091)

1 概述

老挝HOUAY LAMPHAN GNAI水电站位于老挝南部的Bolaven高原的HOUAY LAMPHAN GNAI河流上，电站装机容量86.7MW，水库最高蓄水位820m，最低水位790m，最大库容1.41亿m3，有效库容1.22亿m3，粘土心墙堆石坝最大坝高70m。引水系统由低压隧洞、调压井、明管、竖井、高压钢管隧洞组成，厂房为地面式厂房，内装2台冲击式水轮机。

工程物资管理是企业管理中一项不可缺少的活动。施工项目中的物资管理，是为保证项目正常运转而为其所需各种物资的需求计划、采购计划、采购购买、运输组织、库存保管、合理供应、领发、回收、物资台账的制作等各项管理工作的总称。本工程属于国际工程项目，应根据国际项目物资管理的特点，分析其物资台账管理易出现的问题，提出解决的措施。

2 国际工程的物资管理流程

国际工程的物资管理流程基本和国内同步，但是由于工程地理位置的特殊性以及涉及到报关出口问题，所以和国内物资管理又有较大的区别。由于国际公司对于涉及出口的设备物资都采用统一的合同模式，其中对于设备物资付款部分的规定一般是我方在收到生产厂家提供的增值税发票后，再以电汇方式向其指定账户中汇款；又由于生产厂家开具增值税发票时，其设备物资必须过关(关境)，在设备物资顺利过关境后，再由集团公司进出口贸易部根据实际的设备物资清单通知厂家或供货单位开具增值税发票。其一切具体事宜由国内设办事处办理。具体流程为：

设备物资合同订立→设备物资生产准备完前两个月报批文→设备物资运到磨憨口岸→设备物资报关→设备物资过关后直接运输至工地现场→厂家根据集团公司进出口贸易部的开票通知开具发票→项目部接收到发票根据其金额付第二部分款项(一般第一部分款项为预付款)

而国内工程就不需要这么麻烦，一般在订立采购合同时，供应商就可以依据合同价款开具出相应的发票，我们也能及时给予其相应的款项，不用因出境而拖延工期。国内的采购模式一般为：

设备物资合同订立→我们给予预付款→厂家按照要求生产完毕并开具发票→货物及发票到达现场→验收完毕无误后按照发票金额给予第二部分款项。

3 国际工程的物资管理易出现的问题

由于在国内采购时设备材料物资能及时到达，且发票也能及时到达，所以相应账款能及时入帐，不会出现烂帐和资金结余等问题。

但是在国际工程采购材料物资的过程中，可能出现不同的情况，有的材料物资已到，但发票账单未到；有的可能采取一次付款方式；有的可能采取分期付款的方式等等。这样，在物资台账上常遇到的是何时确认购入的资产，购入资产按什么金额入账，何时确认支出，支出按什么金额入账等问题。在收付实现制下，单位只能在实际收到拨款单据时按拨款金额确认和计量购入的材料物资，如果采购过程跨年度，则不能完整反映该项经济业务活动；采购部门只能在实际拨款时按拨款确认和计量支出，如果在年末时，采购已基本完成，但款项尚未付清，或按照采购合同须扣留部分保证金，则在年末会形成资金结余，这种会计处理不能真实反映预算执行情况。

在这种方式下还极易出现付款纠纷问题。由于一般签订合同时预付款的比例较小，第二部分付款的比例较大，且付款之前按照规定，必须有发票。也就是说厂家在发货之后，按照相应程序走一遍才能拿到相应的第二部分款项，其持续时间最长为2个月，所以经常引起一些厂商不必要的误会。

4 解决措施

4.1 对付款问题的解决措施

对于货物付款问题，在物流管理中，有一种付款方式为OA付款方式，但是比较小众，且对于供货商来说有一定的风险，所以一直没有被利用起来。笔者认为这种付款方式，对于现在国际项目的利用价值非常大。因为该付款方式OA是Open Account Trade的简写，中文意思是指赊销，即为货到付款，是没有正式单据证明的展期信用。说简单点就是先发货后收款。比如我们项目部一般是在货物抵达之后的2个月之内，才能付第二笔款项，所以在合同中就可以写明OA60day，即为买方收到货物后60天内付款。虽然在合同中也可以说明，待拿到供货商的发票后再给钱，但是此举未做详细时间要求，出现误会在所难免。而OA付款方式出现很多年，其付款方式、纠纷处理也有一整套完整的体系，双方之间的调节强度可以大大提高。

但是此种付款方式也有弊端，虽然其对我方有很大好处，但对于供货方来说，却意味着要承担更大的风险。对于这类问题，其实也可以稍微调节。首先，公司应该建立一个关于供货商的平台，把有信誉、有保证、信赖我们公司的供货商集中在这个平台上，详细讲解我公司的一些管理方向，使其了解我公司的一些做事方式。当公司及其所属单位需要采购设备物资时，应当优先考虑这个平台上的一些供货商。这样建立起双方信赖的关系，使事情做到最完美。其次，如果真让供货商全部货到付款，对供货商来说利益受到很大损失，也可在合同中规定先预付一部分款项，使其运转，但是第二部分款项必须用OA付款方式。采用此种付款方式，除必须扣留的质保金款项外，付款最多付预付款和第二部分款项，付款期数少，利于台账的管理和减少财务等相关部门的工作量。

4.2 对物资台账方面的解决措施

对于国际工程来说，物资管理台账绝对是最让人头疼的。绝大部分的材料物资设备已到，但发票账单未到，所以经常在物资台账上遇到何时确认购入的资产、购入资产按什么金额入账等相关问题。即使做出来的帐有时候也会出现重帐、错账等。

对于物资管理台账目前所面临的问题，在经济学中有一个很好的解决办法。在经济学的基本假设中，一方面假定企业要持续经营下去，另一方面，又必须按照一定的时期分期进行会计核算和报告。而在企业生产经营活动中，交易或者事项的发生时间与相关货币收支时间有时并不完全一致。例如，款项已经收到，但销售并未实现；或者款项已经支付，但并不是为本期生产经营活动而发生的。对应的，针对交易或者事项的发生时间与相关货币收支时间并不一致的情况，会计核算的处理分为收付实现制和权责发生制。收付实现制是以相关货币收支时间为基础的会计，是以收到或支付的现金作为确认收入和费用的依据；权责发生制是以会计分期假设和持续经营为前提的会计基础。权责发生制基础要求，凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，无论款项(货币)是否收付，都应当作为当期的收入和费用，计入相应台账；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已在当期支付，也不应作为当期的收入和费用。

在国际项目中，大部分项目都满足这种会计核算的基础，因为所有的国际工程都签订了合同，即满足持续经营的要求；且大部分项目部都会每月制作各种相关报表，也即满足第二假设要求。

对于我们现在这个项目的物资台账管理来说，还是属于支付实现制来做账的，基本上不涉及到权责发生制。之所以采用支付实现制为主，大致为历史原因。因为本单位属于国企，在上世纪90年代就已经有了属于自己的管理模式，而这一时期的物资供应还是属于计划化，只需对所需物资进行计划采购，对其收支进行记录、计量即可。随着时代的进步，越来越多的经济管理理念和新兴的合同模式，以及市场的完整性和严谨性，使得支付实现制已经无法适应做物资管理台账，而且国际工程还牵涉到汇率、材料价差浮动等因素，如果不及时处理相应的账务，就极容易出现错账。通过两年多的实践发现，在做物资台账时采用收付实现制为主的不足，已日益显现。

当采用权责发生制做账时，是按收入和费用是否应计入本期损益为标准来处理有关经济业务的一种会计处理基础。例如，当项目部某一批物资运抵施工现场后，由于物资发票还未到，也就无法付款，如果按照以往的支付实现制，就无法列入台账，只能等两个月发票到了再按照发票做账。但是如果这批不做帐的话，就有可能造成物资已经在工程上使用，而台帐上没有相关记录，而且如果推后入账的话，就会影响经营结算，造成每期结算价款不均(工程上大部分物资都要价拨给外协队伍或项目部自己领料)、时高时低；同时对项目的损益研究也造成信息不准；且由于涉及到国际工程，汇率每个月都不同，还可能造成做账时用错汇率，从而导致项目损失。如果用权责发生制来做相应账目，因为物资设备已经运抵现场，所以就应当属于本期收支，而且价款在合同中已有规定，这就具备了做账的基本条件，每当有一批设备物资运进现场，就及时利用合同价款及补充协议上价款来进行做账，且领料出库也应当及时做好台账记录，并计入当期损益。如此即可避免错账、漏帐及重帐等相关问题，每期的经营结算和经营预估也就有了很好的依据，真实、准确地解决新形势下实施采购制度和资金集中支付制度后出现的问题。

4.3 权责发生制的实施方式

由于公司利用支付实现制做账已有很长时间，且已有一套完整的体系，而权责发生制是另一种不同的方式，其中就有这样一个确认基础区间。这个区间的范围从收付实现制基础这一端到完全权责发生制基础的另一端，在这两个极端的中间有很多变化，这些变化实际上是对收付实现制基础或者权责发生制基础的修正。

所以应当采用“逐渐扩展”的方式。即先根据实际情况对一部分收入支出台帐或对部分资产、负债帐目实行权责发生制，之后再逐步推广扩大。

5 结语

随着公司的日益强大，国际项目已经越来越多，很多在国内十分管用的管理模式，已经渐渐不能满足国际工程的需要，这时候就应当努力突破，努力去寻找新的管理模式，新的管理方法。实际上，很多管理方式都是相通的，并非一个管理知识只能适用于某一工作。公司应该大胆革新、勇于进取，如此才能强企富民。