浅谈施工单位竣工资料管理

(葛洲坝集团第二工程有限公司，成都，610091)

1 施工单位竣工资料管理的重要性

竣工资料是通过图纸、文字数据及影音图片等载体保留下来的即时行为记录，是宝贵的施工技术资料，它是一组有内在客观联系的文件与数据的总和。通过竣工资料，可以全面真实地记录施工活动，反映施工各个环节是否符合有关工程建设的法律法规、规程规范、技术标准和设计文件、工程合同等。

1.1 提供技术分析的依据

对施工单位来说，工程竣工资料浸满施工人员的汗水，更是施工人员智慧的结晶，因此施工单位应充分利用竣工资料所涵盖的信息。工程项目的各分项工程质量验收规范中偏差的真实数据直接有效地反映了施工人员的操作水平，这些数据体现了理论分析与实际操作的区别，涵盖了实际生产中会发生的不可预见因素对生产的影响。如果对其采取科学的技术总结并及时反馈，有针对性地采取措施指导施工，可以提高工程施工质量和企业的专业性。

1.2 服务企业发展

“建一项工程，立一座丰碑”，工程项目实体是丰碑，竣工资料就是记录功绩的碑文。竣工资料里涵盖的各种文件，是企业后期形象宣传和技术总结的资料来源，是奖项申报的重要支撑。竣工资料是展现企业面貌，服务企业发展最强有力的核心证明材料。

1.3 反映企业的项目管理水平，树立良好企业形象

对施工单位而言，为保证企业的竞争力，不仅要有先进的技术能力，还应有优秀的项目管理水平。建设单位对竣工资料的质量、内容都有要求，优秀的施工单位不应停留于被动地接受建设单位的要求，应该建立起自己的管理体系，加强自身竞争力。

1.4 解决竣工后纠纷的依据

项目建成后若发生事故，竣工资料是事故分析的重要资料，是确定事故责任人真实可靠的依据，且也有利于企业自查和进行事故分析，对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目具有不可替代的重要性。施工单位做好竣工资料的管理，有助于其掌握事故全面情况，在事故责任划分时占据主动地位，规避部分风险。

2 施工单位竣工资料管理现状及问题分析

2.1 竣工资料编制不及时、收集不全面

由于对竣工资料的重视不够，多数施工单位在项目建设过程中，没有编制竣工资料的管理办法；为降低成本，未设置竣工办公室或专职竣工资料管理员。兼职人员做这项细致、长期的工作，既没有指导文件和充足的经验，也没有足够的时间和精力，必然造成收集的资料不全面、内容不规范。

2.2 移交程序不规范

施工单位在项目竣工资料移交时，因接收人可能对工程项目的了解不全面、不透彻，难以因工程而异地对竣工资料做出具体要求。有时根据项目竣工资料移交人的要求放松对竣工资料的验收标准，或因其它原因不严格按照对竣工资料的要求检查验收，移交的竣工资料可能就存在不完整、不规范的现象。

2.3 竣工资料归档混乱

竣工资料内容繁多、数量巨大、整理周期长，在接收竣工资料后，无论是大型施工单位还是小型施工单位，其管理人员都很少登记、归档。大型施工单位承建项目多，竣工资料数量巨大，管理人员登记、归档的工作量太大；小型施工单位的竣工资料管理未形成规范，甚至并未设置专人做竣工资料管理工作。不对竣工资料进行登记归档，造成竣工资料混乱，容易遗失，一旦需要查找资料非常不便。

2.4 竣工资料借阅不正规

对于没有专职竣工资料管理员或档案管理者的单位，竣工资料的借阅常常十分随意。借出时不登记，归还时不核对，借阅之后竣工资料是否仍然完整得不到保障。即便设有专职人员，在借阅归还时常常并未仔细核对是否有损坏和遗失，甚至借而不还，待下次查阅时发现资料缺失，也难以找回。

3 竣工资料管理建议

3.1 建立竣工资料管理体系

建立并严格执行竣工资料管理体系，能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料真实可靠。在项目点，合理设置竣工资料整编岗位或竣工办公室，成立以项目经理为第一责任人的竣工资料整编领导小组，根据竣工资料的类别明确责任人，通过激励机制促进相关责任人认真对待竣工资料整编工作，确保竣工资料管理得到足够的重视并有力展开；在企业机关，设置竣工资料管理岗，成立以总工程师为第一责任人的竣工资料管理领导小组，建立工程竣工资料归档总目录，确保移交到企业机关的竣工资料得到妥善保管和充分利用。

3.2 做好在建过程中竣工资料的收集、整理

根据竣工资料管理体系和建设单位对竣工资料的要求及工程的具体特点，编制详细的竣工资料目录。在项目建设过程中，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理脱节。通过建立过程控制奖罚制度，确保工程竣工资料的高质完成。

为将竣工资料整编工作做好，施工单位可以在制定工程进度计划时，将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该单项工程的进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。竣工资料整编领导小组应严格把关，按照竣工资料管理体系的具体要求和编制的竣工资料目录阶段性自查，按照统一格式编制资料，做到字迹清晰、项目齐全、内容完整，确保资料的真实性、准确性、完整性和可用性。在节点出现问题时，及时给予解决，避免工程竣工时资料无法弥补的情况发生，并在后期尽量避免同类问题。

3.3 严把关键环节

竣工资料的管理中，应特别注意关键环节的把关。

竣工资料移交时，要严格按照竣工资料管理办法的要求检查。纸质版资料必须分类别分项目分阶段成册成卷，有电子版和纸质版的总目录和卷内目录、卷、册标题要清晰准确，电子版资料保存原件和备份。对竣工资料检查或抽查，确保重要资料完整、准确、签证完备，重点检查隐蔽工程验收记录和工程变更单的完整性。检查核对后，移交人和接收人需在有卷册及电子文档清单的移交单上签字，同时注明缺损等情况。

竣工资料接收后，及时更新工程竣工资料归档总目录。借出时无论时间长短严格执行登记程序，限定归还时限，借阅人承担借出期间资料损坏、遗失的责任。归还时，管理员应按照移交接收的标准检查资料的完好性。

3.4 对比分析同类或相似工程

竣工资料是企业宝贵的施工记录资料，通过对多个同类或相似工程竣工资料的对比分析，企业可以从自身施工技术、经营管理等多个方面总结经验，并在此基础上展开过程优化。施工企业应充分利用竣工资料，提高单位的专业性和企业成熟度。

3.5 优化竣工资料管理的方式方法

在科技迅猛发展的现代社会，信息技术已是工程行业管理必备的一项工具，在传统档案管理的基础上，施工单位应巧妙利用信息技术，力求做到信息化、无纸化档案管理。

企业应对资料整编员信息化培训，使其熟练使用相关办公软件，高效完成竣工资料的编制工作；需移交业主的验收、签证等重要原件资料，必须扫描存档；重要节点的完成，影响工期、质量的施工现场实况等，可以通过声像文件记录。

建立电子版竣工资料目录和数据检索库，简化资料查询的过程。

分析施工实际数据时，建立数据库，取点成图，将动因素与结果的关系具象化。

3.6 严格国际工程的竣工资料管理

随着国际市场的逐步打开，施工单位接触境外工程的机会越来越多。国际工程与一般工程相比，往往还具有政治意义。在语言、文化差异大的背景下，国际工程的竣工资料管理将是施工单位面临的一个新难题。国际工程的竣工资料整编在国内项目竣工资料整编的基础上，还应注意语言的准确性，应仔细研究当地相关的规程规范及合同内容，以最大程度地满足业主要求。竣工资料整编领导小组对整编工作全过程严密监控，确保资料真实、完整，展现出我国施工单位先进的工程管理水平和良好风貌。

4 结语

施工单位应清晰地认识，竣工资料与实体工程是同样重要。重视竣工资料的管理，形成体系化、全程性的管理模式，是做好这项工作的前提。在此基础上，对竣工资料的科学、合理管理，在实际操作中经验积累，逐步优化管理方式，施工单位项目管理的总体水平才能日渐提升，成为在市场竞争中的重量级砝码。