优化组织管理促进项目进展——上海师范大学图书馆“085”工程项目组织管理实践

胡振华 许继新

优化组织管理促进项目进展
——上海师范大学图书馆“085”工程项目组织管理实践

胡振华 许继新

(上海师范大学图书馆 上海 200234)

从改进组织管理入手，优化组织结构，严控项目流程，彰显人性关怀，协调项目实施过程中流程、技术、成本、进度、质量和人员等诸多关系，使项目整体效益最大化。文章对上师大图书馆“085”工程项目在创新组织管理方面的实践探索进行了总结。

优化管理 质量控制 “085”内涵工程

编者按

上海市高等教育内涵建设“085”工程建设项目正式启动已逾两年，各校纷纷抓住难得的机遇，积极参与内涵建设项目的申报。尤其是各馆在公共服务平台内涵建设中，争取到了许多项目，在文献资源建设和读者服务等领域开创了新局面。为鼓励和表彰在“085”项目——图书馆项目建设中涌现出来的先进单位和个人，推动项目建设和服务的持续发展，上海市高等学校图书情报工作委员会在市教育委员高等教育处的指导下，开展了2011－2012年度“085”工程建设图书馆项目的评优活动。上海师范大学图书馆、华东政法大学图书馆等13家单位受表彰，王枫、杜丽英等10人获先进个人称号。2013年12月10日，先进单位和个人的颁奖仪式在华东政法大学长宁校区举行，部分先进单位代表和先进个人作了交流发言。会后，编辑部约请了部分获奖单位和个人撰文介绍“085”图书馆项目建设的经验和体会，现发表于此，以供同行交流和借鉴。

1 引言

上海师范大学图书馆依托学校“085”内涵建设工程项目，提出了“建设面向教师教育学科的数字资源平台”的目标和内容。本项目紧紧围绕教师教育的学科资源服务来展开，依据本校的学科特点和图书馆的资源优势，通过搜集、整合和引进教师教育学科相关的各类型资源，构建了“教师教育特色资源数据库”，并扩充了教师教育资源库的软硬件设备，为本校教师教育学科资源的建设和利用发挥了积极的作用。

数据库平台经过二年多的建设，项目已初见成效，并于2012年12月18日正式投入使用。从项目资源构建及使用情况看成效斐然，得到了校内涵建设办和学校师生的一致好评。在上海市高校图书情报工作委员会组织评审的上海市高等教育内涵建设“085”工程项目(2011－2012)年度评优活动中，上海师范大学图书馆获得优秀组织奖。从项目经费额度、项目集成程度、参与人员规模等诸多方面来看，对于上师大图书馆都是第一次。能够确保质量地按时完成项目，离不开对项目的优化组织和高效管理。

2 项目成果丰富，用户利用频繁

上海师范大学图书馆“面向教师教育学科群的数字资源平台建设”项目可细分为“教师教育数字资源建设”、“教师教育资源库平台及文献资源库建设”、“教师教育视频资源库建设”、“教师教育民国期刊库建设”、“数字资源整合平台硬件建设”和“上海师范大学师生作品成果库建设”六个子项目。

数字资源建设子项目共计引进与教师教育学科相关中外文数据库10个，分别是:

(1)ISI Web of Science(SCIE，SSCI，A＆HCI)

(2)ISI Essential Science Indicators(ESI基本科学指标)

(3)EBSCO PsycBooks(美国心理学会电子图书)

(4)EBSCO PsycCRITIQUES(心理学评论)

(5)EBSCO PsycEXTRA(心理学灰色文献)

(6)ProQuest Education Journals(教育期刊数据库)

(7)ProQuest Psychology Journals(心理学期刊数据库)

(8)ProQuest Research Library(综合全文数据库，赠送)

(9)IEL(电气电子工程师学会以及国际工程和技术学会)

(10)超星学术视频

以上教师教育相关学科中外文重要数据库的引进，实现了上海师范大学教师教育学科资源保障的完整性和全面性。投入使用后，利用情况良好，数据库访问量从上千次到上万次以上不等，新增数据库总的访问量截至2013年9月达到22万7千多次。

项目中的其他4个子项目以上海师范大学教师教育特色资源数据库的形式为师生提供服务。该自建特色数据库整合了本馆所有与教师教育学科相关的各类型资源，同时实现统一检索。构建了教师教育文献库、民国教育期刊库和教师教育影视资源库。

上海师范大学师生作品成果库项目构建了面向师生开放存取的成果数据库平台。本校师生可以注册、上传、修改、共享个人论文、专著、美术、音乐、影视、讲座、课程、展览等作品成果。目前该项目已测试开放使用，图书馆负责作品库的维护、用户审核、内容审核、用户培训等工作，同时也负责添加图书馆收集产生的各类相关作品。

民国教育期刊库收录了馆藏140余种民国教育期刊，29万页数据。再从馆藏800余种民国非教育类报刊中，斟选出教育学相关文章近5万篇。影视资源库收录适用于教师教育数据库影视资源6500多种，数据量超4T。开通使用后，资源平均日点击率超25次，单种资源最高点击量超2800余次，总点击量超16万次，大大提高了视频资源的利用率。

3 优化组织结构，提高项目管理效率

图1 上海师范大学图书馆“085”项目组织结构图

上海师范大学图书馆“085”内涵建设项目在实施过程中参考了基于项目负责人制的矩阵式管理模型，根据特性对项目进行了细分，同时对项目组织进行扁平化设计(见图1)。

图书馆成立了由馆长担任组长，图书馆各个职能部门分管馆长为成员的项目领导小组，决定了项目总负责人。通过对项目总负责人和财务的监督、领导，并对图书馆各个职能部门与项目组进行协调，既实现了各个职能部门正常工作的有序进行，又实现了职能部门对各个项目组人力、物力的保障。破解了在项目管理中难以处理的平级的各职能部门的关系问题。同时鉴于图书馆人员的分布现状，各个子项目负责人基本同时也是职能部门负责人，这样避免了项目负责人与职能部门负责人的冲突。

总项目细分为6个子项目。各个子项目同时并进，拉平了项目组织结构，从时间和管理上都减少了中间环节，减少了指挥链，缩短了完成项目的指挥权力线，促进了项目执行效率。

各个项目组成员的组成不是部门所有工作人员全部划入，而是对项目再进行工作细分，项目各个模块的负责人成为小组成员，他们各自负责模块执行和管理相关参与工作人员。实现了项目执行过程中的责任层层到个人，保证了项目完成质量和速度。

上海师范大学图书馆“085”项目所采用的这种优化的组织管理结构对本项目的完成起到了至关重要的作用:第一，良好的组织管理结构促使项目成员之间形成稳定的合作关系;第二，良好的管理组织结构帮助各项目任务合理分配;第三，良好的组织管理结构有利于人才资源和信息资源的统筹分配和利用;第四，良好的管理组织结构畅通了信息和任务上传下达的途径，促进项目建设高效按时完成。

4 严控管理流程，保证项目进度实施

项目先后衔接的各个阶段被称为项目管理流程。项目管理流程一般包括为五个部分:项目启动、项目计划、项目实施、项目控制过程、项目的收尾和后续维护。项目的收尾和项目的后续维护也称为项目宣传推广阶段。上海师范大学图书馆“085”项目的流程与此基本相同。

为了保障该项目实施进度，控制项目执行风险，上海师范大学图书馆项目组对该项目实施了严格的项目流程控制。每个阶段都有起止时间要求，每个阶段还细分各个分阶段。流程每个分阶段都有阶段工作汇报，完成本阶段工作后才能进入下一阶段的工作(见图2)。

启动阶段，图书馆获得了学校下发的“085”工程相关文件，在认真学习、领会，调研学校、图书馆的需求、现状和能力的基础上，决定启动项目，确定了项目申报方向。

计划阶段，图书馆成立项目领导小组，确定项目总负责人，成立专家顾问团队，对项目的目标、可行性进行了分析，撰写了项目申报书进行申报。在项目获批后，确定了项目的实施方案，确定了各个子项目内容和有关负责人，对经费的分配制定了指导原则。

图2 上海师范大学图书馆“085”项目流程图

实施阶段，根据每个子项目的实施方案，确定成员和工作人员，并进行人员培训。细化各个子项目平台设计方案、数据获取方案、数字化方案、数据揭示方案，方案通过后，严格按照方案标准进行管理，实施责任到人，按劳分配。

控制流程贯穿项目过程，依据项目方案制定项目完成的时间节点和各个节点的完成标准、经费分配标准等规范，全程由校内涵建设办公室、馆“085”项目领导小组、项目总负责人、子项目负责人、项目成员层层把关控制，及时反馈信息。如在实际操作中发现实施方案、工作计划有问题，根据实际情况进行合理调整，如人员因能力或个人其他原因不能继续承担项目，则马上做出调整。

宣传推广阶段，对项目成果进行试运行、平台测试和成效评价，对前期工作进行总结和验收，并制定测试、评价方案。根据测试评价结果将项目成果宣传推送至各相关院系和部门，并跟踪维护。

5 盘活人力资源，激发馆员工作热情

项目各阶段的任何工作，归根到底还是要有人来完成。选对人、用好人，是项目能够取得丰硕成果的一个关键因素。

图书馆“085”项目不是一般的科研项目，它是一个平台建设和资源整合工程，涉及到大量的信息搜集、采购、资料传递、数字化、数据揭示等繁琐、重复、耗时的工作。仅有的几个项目负责人和成员主要负责方案设计、各类规范、实施控制等宏观、设计、管理等，上述工作需要大量的工作人员来完成。

图书馆“085”项目领导小组在项目开展之初，就制定了盘活图书馆人力资源的计划。项目主要参与人员有工作在读者服务一线的，有工作在学科服务一线的，有工作在资源建设一线的;有工龄数十年的老职工，也有刚进馆的新馆员。在图书馆基本工作人员的基础上，根据其学科背景、工作能力、工作条件确定其项目分工。同时对项目各类工作进行细分、量化，最大限度地吸引全馆一线职工参与。该项目先后动员了图书馆51名馆员参与，占全馆总人数的43%。所有的工作人员均采取按劳分配的原则来给予劳务补贴。通过盘活图书馆人力资源，根据劳动量给予补贴的形式，提高了工作人员的满意度，同时也使有限的项目劳务经费能够用于改善图书馆职工收入水平。在此基础上，项目获得了全馆职工的理解和支持，保障了项目按时按质的完成。

胡振华，1965年生，女，上海师范大学图书馆副馆长、副研究馆员;许继新，1978年生，男，上海师范大学图书馆视听中心主任，副研究馆员。