如何通过内审实现审核的增值作用

李昱

中国石油吉林化建工程有限公司企划部 （吉林 吉林 132021）

有人认为组织质量管理体系的内部审核 （以下简称内审）就是为了迎接第三方认证审核（以下简称外审），获取质量管理体系认证证书。也有人认为质量管理体系内审就是接受审核组检查，走形式而已，并不认为通过内审可以改进管理、提高质量。之所以会有这样的想法是因为内审起到的增值作用不大，不能让人认同。那么审核的增值体现在哪？如何实现增值呢？下面以施工企业为例进行论述。

1 文件的增值

文件的作用是沟通意图、统一行动，即通过文件的编制下发与执行，来规范管理行为、指导施工生产。文件形成本身不是目的，它应是一项增值活动。内审恰恰可以通过对质量管理体系的审核，验证体系文件是否充分、适宜、具有可操作性，并通过文件不断的修订完善来优化管理流程，增强其适宜性、强化其指导作用，促进并提高管理质量，实现文件的增值。

质量管理体系文件主要包括质量方针、质量目标，质量手册，程序文件及支持性文件（包括记录）。其中管理规定、管理办法、质量计划、施工技术方案、技术交底、作业指导书等支持性文件是具体实施管理与指导施工的文件，或多或少存在着问题，增值空间相对较大。如，项目主要的策划文件——质量计划，因三边工程、图纸滞后等原因，项目之初具体施工内容不明确，项目部编制质量计划常靠施工经验编写，易出现机具、人力等资源投入计划不准确，关键工序的确认及其质量控制措施不完善等问题，随着项目施工内容的具体明确和外部环境变化，项目之初编制的质量计划甚至起不到指导施工作用。因此，内审员应多关注支持性文件中存在的问题，通过文件完善促使文件增值作用的充分发挥[1-2]。

首先，对于质量计划、施工技术方案等项目质量策划文件，审核时不仅要关注策划文件的充分性、可行性与可操作性，还要关注文件的变更是否及时，以充分实现策划文件的指导作用。如，项目质量计划应根据施工项目变化情况进行必要的变更，如不涉及较大变更，细节问题可在专项施工技术方案中体现并完善，确保项目质量策划文件施工指导作用的真正发挥。例如:审核某项目部发现某反应器吊装方案未考虑吊车站位与吊装设备之间有建筑物，易发生吊车能力不足导致安全质量事故。内审员与项目技术人员沟通得知，编写方案时此建筑物未施工，技术员考虑欠周全。对此项目部根据施工现场实际情况，重新进行了吊装能力计算，变更了吊装方案，避免了吊装风险及事故的发生。此外，内审还可以促进质量策划文件内容的优化，提升项目管理质量、提高效率、保障施工质量、减少质量损失，促进文件的增值。如审核某项目部质量计划发现，项目部将所有工艺管线焊接过程识别为需要确认的过程 （不能由后续的监视或测量加以验证，致使问题在产品投入使用后或服务交付后才显现的过程），而对合金钢管线及设备焊接后热处理过程却未识别。按公司程序文件要求，对需要确认的过程应编制专项方案与交底，明确质量控制措施、过程监测参数及进行必要的再确认等。整个控制过程相对复杂，质量控制要求严格，而对于给排水及冷却水等常压水线，材质常见，公司焊接技术成熟，没必要识别为需要确认的过程，人为的将工艺复杂化，增加管理成本。而热处理过程是公司已明确识别的需要确认过程，因热处理之后只进行硬度测试，不能确保热处理后的晶间组织变化是否满足要求，通过对热处理整个过程的控制来消除焊接应力，确保焊接质量。可见，在质量策划文件中确定哪些是需要确认的过程，明确这类过程的质量控制方法与措施，不仅可以确保施工质量，还可以避免或减少返工与质量损失。

其次，审核应加强对操作人员使用的施工技术交底、作业指导书设备操作规程等作业文件的关注。近年通过内审发现施工技术交底等作业文件存在通用要求多、针对性要求少、可操作性不强，甚至出现计算错误等问题。如审核某项目施工现场临时用电交底，存在高峰期用电及其控制内容错误，接线系统不清楚且缺少平面布置图等问题，这不仅不能起到指导施工的作用，同时可能造成触电事故。类似这样的问题，不仅要在出现问题的项目部进行整改，同时通过内审反馈，技术质量主管部门从系统管理抓起，以文件抽查监控结合现场检查监督等多种方式来强化作业文件的可操作性，切实起到指导作业人员施工的作用，减少不合格品及事件事故的发生。此外，审核还可促进管理制度的完善。如，审核某作业单位发现由于公司近年组织机构的重组导致操作岗位人员工作标准中缺少仪表工的工作标准。通过体系主管部门与相关部门沟通，补充完善了操作岗位人员工作标准，作为操作人员上岗、考核的依据，保障人员能力的同时，保障施工质量。内审员还应强化对基层单位自编文件的审核，以切实提高管理质量，实现增值。如审核某现场材料库房，库房内摆放着油漆、稀释剂等危险化学品，库房内挂有项目自编的仓库管理制度，其中第9条对危化品、剧毒品仅要求按专项规定严格发放，未明确其储存及应急要求。与保管员沟通，并不清楚危险化学品储存要求，不知道泄露、爆炸等紧急情况该如何处理，也未见过专项规定，可见管理制度的不完善，不仅不能规范管理还存在职业健康及环境风险。

2 过程的增值

由上论述可以看出，通过内审发现质量管理体系文件存在问题并实施改进，可以提高管理质量、降低风险、减少质量损失以达到增值的目的。但文件的增值不仅是编制下发与完善，更重要的是落实到各个管理与操作过程中，通过过程的不断改进真正实现增值。质量管理体系标准鼓励组织采用 “过程方法”，强调使用“过程方法”时，从增值的角度考虑过程。因此，要实现审核增值作用，内审员不仅要关注单个过程的管理及其效果，同时要关注过程之间的接口是否合理顺畅，才能更好地改进过程管理，实现增值。

2.1 关注单个过程的审核

内审时，审核员多按质量管理体系标准条款进行审核，比较关注单个过程及某个子过程，通过审核发现过程的问题实施整改、进行过程改进从而实现增值。如，审核某项目部质量控制过程发现，项目部的质量通病预防措施计划中，对连续浇筑混凝土容易出现的质量问题制定了预防措施。但在施工中，混凝土浇筑系统出现故障，导致了连续浇筑失败，影响了混凝土质量。经查，质量通病预防措施计划中虽制定了连续浇筑混凝土的质量控制措施，但未针对可能影响连续浇筑混凝土质量的问题分析原因，仅采取了一些常规质量控制措施，未考虑现场搅拌混凝土时石子不均匀，存在较大石子，长时间连续浇筑，泵管堵塞影响了混凝土连续浇筑质量的问题。内审后项目部对质量通病预防措施计划中可能影响施工质量的问题逐个进行了原因分析，制定了针对性强、可行有效的质量控制措施，强化了质量过程控制，有效保障了项目施工质量，实现了增值。

要实现过程的增值，审核员不仅要关注过程控制是否满足策划要求，还应关注过程的结果是否达到策划的控制效果，从而发现问题，改进过程管理。如，审核发现某项目的年度质量通病预防措施计划中对“控制砼钢筋保护层”制定了质量控制措施，但在2013年5月3日《监理工程师通知单》却显示主厂房12m层面侧框架梁底部钢筋外露，且经监理多次督促亦未落实整改。这说明“控制砼钢筋保护层”质量通病的控制措施不到位或措施未落实，且“控制砼钢筋保护层”质量控制过程未达到控制效果。由此不难看出，审核员如果仅看关注是否有控制措施，是否有过程控制记录，并不足以证明过程控制效果达到策划要求。因此审核员应结合过程管理的内容，从过程的控制效果入手，发现过程管理存在问题，促进过程改进，以保障施工质量，起到审核的增值作用。此外，通过审核促使项目部优化施工方案，改进施工工序等过程改进都可以实现增值作用。如项目部采纳内审员意见优化吊装方案，改变吊车站位及吊车选型，减少了吊车使用台班，直接节约施工成本，这都是非常直观的增值。当然，要实现这样的增值对内审员的专业要求也比较高。

2.2 审核综合考虑过程之间的相互作用

内审组审核员各有分工，一个人很难发现体系运行各个过程之间相互关系是否存在问题，这就需要审核组长组织审核组成员进行充分的沟通讨论。如果是多个审核组，应由体系主管人员综合考虑各审核组发现的问题和意见，才能发现过程之间的接口是否合理顺畅。过程之间相互作用的改进多半是系统性或区域性的改进，通常是通过内审的总结与分析发现，以内审纠正措施计划的形式落实实施，这种改进一般来讲增值空间较大[3-5]。

透过问题表面看过程的相互关系。如，通过审核发现项目部存在检测设备配备计划不完善，使用过期未检，缺少检定证书的检测设备等问题，表面看是检测设备管理过程存在问题，但综合分析各项目存在此问题的情况发现，大多检测设备的问题都是分包单位的检测设备，说明分包的管理存在问题。经分析确认，项目部以包代管的意识依然存在，对分包方管理要求不明确，对分包方的监控力度以及分包方的考核等方面都有待于进一步改进完善。对此，组织制定了纠正措施计划，针对上述原因采取完善分包管理制度，加大主管部门管控力度，加强对项目部及分包的双向考核、定期对分包方进行评价，择优去劣等方式来实施改进，逐步的完善分包管理，提高分包工程质量，保障整个项目的施工质量，实现过程的增值。

关注过程接口，理顺接口关系。如，审核某项目了解到该项目出现了供货时间长、延误工期，并有材料采购错误、重复采购现象发生，增加了材料及人工成本。经内审员与项目人员沟通、分析得知，项目没有采购权，由上级公司派驻采购人员到项目部实施采购，且材料需求计划存在材料技术标准不明确问题。由于材料需求方和采购方分属于项目部和上级公司，因此采购需求与采购实施接口出现了沟通不畅，信息不能及时反馈等问题。对此，内审员提出，首先项目部要加强材料需求计划的准确性，严格项目内部审核，明确材料技术标准等采购需求，尽量避免重复采购现象。其次加强与派驻采购人员的沟通，明确到货时间，并将采购周期长的问题上报公司主管部门，由公司与上级公司采购中心协调解决，尽量压缩材料审批及采购周期，减少误工成本的发生。

综上所述，通过内审可以实现文件及过程两大方面的增值。内审不仅可以验证质量管理体系的符合性和有效性，同时内审员可以提出改进建议，促进内审增值作用的实现。内审员作为内审的实施主体其专业能力和审核态度也决定了审核质量、审核深度及审核后的分析总结与改进，同样影响内审增值作用的大小。因此，组织应大力培养内审员，提高其专业能力和综合素质，从提高内审质量做起，不断完善文件、改进过程，实现内审的增值。

[1]GB/T 19001-2008质量管理体系要求[S].

[2]GB/T 19004-2011追求组织的持续成功 质量管理办法[S].

[3]GB/T 50430-2007工程建设施工企业质量管理规范[S].

[4]GB/T 1900-2008质量管理体系 基础和术语[S].

[5]GB/T 19011-2013管理体系审核指南[S].