信息化条件下加强流动档案资料安全管控的思考

刘世琴

（江苏省档案馆，江苏南京，210008）

档案工作是一项保存历史、传承文明、服务社会的重要事业。信息化条件下，档案信息具有举足重要的作用，档案流动在社会各个领域中成为不可或缺的重要一环。随着档案载体种类不断扩大、数量逐渐增多，与静态情况相比，安全要求“水涨船高”。而保证档案在环境相对开放、监管相对较难的情况下不散、不乱、不丢、不毁，到位的管理制度是前提、有效的管理措施是关键、严格的管理责任是核心，既需要一线工作人员的积极主动作为，也需要主管部门加深研究、加大投入、加强监管，构建软硬兼施、行之有效的动态安全管理体系，铺设常态化、规范化管理轨道，通过制度、技术、人员“三方保障”，使档案在绝对安全的情况下，为国家科学发展、社会和谐稳定、人民幸福奠定坚实的信息基础。

1 依据动态特点进一步细化档案科学化管理规范，筑牢制度防线

国家颁布的《档案法》，凝聚了长期以来档案战线工作经验的智慧结晶，为当代创造性开展档案工作提供了重要遵循原则。但随着信息技术的迅猛发展，动态环境下的档案管理遇到诸多新情况新问题。必须紧紧依据《档案法》《“十二五”时期档案事业规划》等制度法规准绳，与时俱进、结合实际，对政策标准进一步分解，对制度机制进一步优化，为新形势下开展档案工作构建“安全屏障”、“保驾护航”。

一是完善细而又细的管理细则。现代档案在由纸质化、实物化向数字化、微小化方向发展，损毁、丢失、泄密的渠道、环节明显增多。以往一个纰漏可能会影响一份实体档案的安全，现今一个细小的差错，可能会导致大量档案信息的丢失。档案的动态管理是一项复杂的系统工程，必须在现有的安全管理措施基础上，针对纸质、音像、电子及各种类别档案不同的安全要求，对建、存、管、用等各个细节进行全面细致的规范，确保大到管理中档案定级、人员定位，小到工作时的人员着装、行为举止等每一项内容都明确规定。通过固化具有现实操作性的一系列保密、保寿命、保性能的管理准则，让管理部门处处有章可循、工作人员事事有据可查，从源头避免动态管理过程各种乱象问题的发生。

二是完善严而又严的动态流程。档案资料在制作、利用、展示、复制等过程中，各种干扰因素多、安全风险系数大，在采取各类保护措施的基础上，必须严把重要关口节点，加强过程控制，形成“闭合回路”。重点对档案资料的审批动用权限、登记备案手续、具体流动时限等各个环节都进行合理规范，并严格遵循施行，最大限度地确保档案资料动态条件下的可管、可控，做到以标准化流程防止粗放式问题，以程序化操作避免随意性隐患，切实通过精确监管保障档案资料动态安全的可控性。

三是完善实而又实的应急机制。档案资料往往具有唯一性和珍贵性等特点，如果在流动过程中出现损毁、丢失、泄密等问题，小则影响集体个人发展，大则影响国家社会建设。因此，必须坚持“预防为主”的原则，健全风险评估机制，建立《动态档案资料安全防范预案》，具体针对档案流动过程中方方面面可能出现的安全风险，进行细致分析、认真梳理，并采取异质备份、科学抢救等应对措施，做到防患于未然，最大限度保证档案安全。

2 依托先进手段进一步硬化档案精细化管理措施，架起技术防线

随着信息技术的飞速发展，档案的载体早已突破以往的实体概念，门类繁多、数量巨大、流动频繁，对存、储、用的安全物理环境和化学环境提出新要求，如恒温、恒湿、防磁、隔音等，仅仅依靠传统的管理模式，受限太多难以实施，必须引用技术手段，通过人技联管来保障安全、保证寿命。

一是构建好信息技术平台。依托网络数据库，进一步完善网上档案信息各种要素、内容，定时更新、定人维护，确保账物相符、信息全面、底数清楚。同时，拓展延伸查询功能，按级分层设置查询权限，让更多人网上远程利用，避免或减少近距离接触实体，以虚拟流动确保实体安全；进一步开发信息资源平台，升级改版业务管理系统，打通部门之间、单位之间“无缝链接”互通渠道，让建档、保管、利用等环节信息实时公开、信息共享，便于更多管理部门和工作人员按职责、按分工，在足不出户、人不入库中、物不交接中，完成传统“单打独斗”向网上“协同作战”转变。

二是运用好技术监测系统。针对档案在动态条件下安全环境减弱、监管可控性降低的实际情况，在库房、查阅区、展示厅等动态环境复杂场所设置温湿度、视频监控设备，实时予以监控，以及时发现和纠正不安全行为；在存储电子档案的计算机、信息网络上，安装入侵检测系统和网络实时监控管理软件，对终端、流量和网络连接情况进行实时检测，防止保密安全问题发生。

三是发挥好技术管理功能。根据人工管理在对档案动态管理工作中的时间精力不足、宽严尺度不一、作风纪律不同等主观因素可能导致的疏漏，注重发挥技术手段的硬性管理功能，实现档案流动过程中关键环节的强制管控。通过设置二维码识别系统，安装指纹识别、门禁系统，放置电磁屏蔽、防盗防火等设备，以及对网络实施物理隔绝，对电子档案运行标签水印系统，对各类档案资料实施“立体”、全方位的“硬性”管理，从技术层面将安全隐患止于萌芽状态。

3 依照安全要求进一步强化档案安全管理责任，绷紧人员防线

完善的规章制度、先进的技术手段是确保动态档案安全的重要基础，但归根结底需要人去执行，必须实现方法措施向具体落实的拓展延伸。而切实加强对动态档案的管理，既需要要提高内在的落实能力、责任意识，还要外界的有效督促和硬性约束来加以保证。

能力是基础，必须抓学习强素质。由于档案种类的变化发展，以及先进管理手段的引用，无论是存储使用，还是管理维护，涉及到物理、化学、电子技术等诸多学科，技术含量越来越高，对相关工作人员的专业知识面需求也越来越宽。因此，必须高度重视档案工作队伍建设，提高他们与档案管理要示相匹配的能力水平。在抓好自身安全技术培训的同时，更要坚持主动出击，为提供档案和使用档案的单位及个人，提供上门服务，确保协同做好档案的保护管理工作。

责任是关键，必须抓引导促重视。档案是党和国家的重要资源，档案工作是经济社会发展、和谐社会建设的基础工程，岗位平凡、责任重要，需要档案系统人员甘当“幕后英雄”，以正确的价值观和政绩观，努力让“旧档案”成为“新资源”，在爱岗敬业中加入追逐“中国梦”行列。同时，档案流动是档案工作的重要一环，动态性强，中间环节多、管理度大，档案交接、责任衔接上容易出现“挂空档”现象，要求档案工作者，本着对历史负责、对社会尽责的态度，加强作风建设，以高度的责任、严谨的作风，干好本职工作。

监督是保证，必须抓奖惩求落实。责任归口、问责到人是促使档案流动过程中相关责任人激发动力、施加压力的有效手段。必须根据工作实际，进一步建立完善《档案管理人员岗位责任制》，在档案流动过程中严格落实“一档一责、一人一责、一事一责、一时一责”的措施，并建立运行重奖严惩机制，对失职渎职者一律严肃处理，对尽责有功者施以重奖，形成正确导向。