特色教学档案收集中的问题与对策——以设计类教学图纸档案为例

陈 伟

(苏州科技学院建筑与城市规划学院，江苏苏州，215011）

笔者所在的建筑与城市规划学院所辖的建筑学、城市规划、艺术设计、景观学四个专业都是设计类专业，它们彼此共通，而又有别于高校开设的大部分其它专业之处在于：都是横跨工程技术和人文艺术的学科，业务培养目标也都是培养具备建筑设计、城市设计、室内设计等方面的知识，能在设计部门从事设计工作，并具有多种职业适应能力的通用型、复合型高级工程技术人才。基于此，这些专业的学生在大学中就必须受到建筑设计等方面的基本训练，具有项目策划、建筑设计方案和建筑施工图绘制等方面的基本能力。而学生们在大学学习中所做的所有设计类作业多以设计图纸、手工模型的方式保存了下来，形成了一批专业特有的教学档案材料［1］。由于专业差异、存档要求不尽相同等诸多因素的存在，造成各专业教学档案归档达不到本科教学评估要求的现象大量存在，极大地制约了学校的发展。为此，笔者就如何完善现有存储模式，从而更好地完成特色教学档案的收集谈谈个人的一些想法。

1 设计类教学图纸档案存档现状

我院自上世纪九十年代末起设立专门的图档室，配备专门人员对设计类专业办学以来每届在校生的设计类课程作业进行按班级、设计课程名称进行归类保管。经过近二十年的发展，这套系统存储的档案不但记录了相关专业的不断发展，时至今日，还在为整个学院的专业评估工作乃至学校本科教学评估工作提供专业的教学支撑材料，同时对评估专家形成对学校的评估报告起到了至关重要的作用。

近几年，随着计算机的普及和网络技术的不断发展，各高校纷纷建立了校园局域网，一批适合学校需要的教学管理软件相继投入使用。为了更好的保存这些具有浓重专业特色的教学档案，传统的纸质档案存档方式虽然依旧重要且必须强化，但档案电子化备份的建设也刻不容缓。在此背景下，学院引入了特色教学档案及其相关信息管理系统，这套系统软件在系统界面、软件易用性等诸多方面的表现令人称道，优点显而易见：

第一，采用与日常使用的电脑操作系统相同的界面，具有详细的用户功能菜单选项，使得系统美观、便于使用，大大提高了系统操作的便捷度；第二，对日常使用的目标人群进行分类处理，设立各自的登陆模式和权限，从而全面实现不同人群对系统各自的访问要求；第三，使传统纸质图纸管理备份工作实现了电子化，减轻管理者的工作量，节省人力、物力，降低办学成本提高工作效率。

2 设计类教学图纸档案存档面临的问题

尽管目前这种纸质存档加电子软件系统备份的管理模式优点突出，但是其缺点也日益明显：

第一，设计类课程不同于大学开设的其他工科类课程，其考核形式往往是要求学生在一个学期内独立完成一个的设计方案。所以，现有系统只是静态保存期末设计完成的最终图纸显然是不够的。学生在不同的设计阶段所提交的三份草图也非常重要。这些草图，体现了学生的原始想法，以及根据老师所提意见作出的相应修改。这部分内容作用巨大，十分宝贵：通过这些材料不仅可以了解教师在课堂中的表达能力以及营造的课堂氛围；可以总结教学活动规律，借鉴以往的经验教训，从而为学科建设和改革提供依据；还可以进行教学质量分析，总结教学经验，提高教学水平，促进教学经验交流以及为新教师提供优秀教案［2］。

第二，现有的这种存贮模式，图纸的存储依然是按照设计、年级、班级的方式来保存的，这样做的好处是可以非常完整地记录整个学院的日常教学工作。但学校的最终目标是培养出符合社会发展需要的专业型人才，具体到我们学院，就是希望看到学院是如何将一个优秀的但还不具备专业特长的高中毕业生培养成一个优秀的设计类专业人才，这就需要连贯的调阅某个学生从一年级到五年级毕业期间所有的设计类作业，这样才能看到这个学生通过不同的设计作业怎样一点一点的提高自己的专业技能，从而从另一个方面考察任课教师的工作能力，考察学院的专业培养方案是否成功合理。这一点上，现有存储方式还无法达到。

3 解决的方法与措施

3.1 完善电子系统备份

电子系统备份方面，在现有管理系统中加入设计课程教学过程记录功能.具体设计如下：

由学生完成草图并上传至指定服务器，并留言相应地阐述自己的设计理念、设计过程以及遇到的相关难点；教师在看完草图以及学生留言后，录入对学生草图的修改意见以及相关疑难问题的解决，对学生的学习态度、学习水平等进行相应的评分，生成草图得分；学生在看完教师评语及修改意见后，在某一特定时间，在学院统一组织下，对教师的各个教学环节进行集中评价，并同时录入系统，生成对教师的阶段评分；由于草图阶段一共三次，管理员对三次生成的教师得分和学生得分进行汇总，学生的相应得分即为该生的平时成绩，教师的相应得分将为其个人年度测评以及将来的职称评审提供依据等；由管理员在校园网公布相关教师与学生的得分，接受大家的监督。

实现该功能除了需完成草图的录入，信息录入管理功能之外，学生的集中评教打分也对系统的并发性提出了比较高的要求，所以在设计和优化阶段必须重点解决并发问题。具体考虑使用了如下方法：

第一，图片服务器分离。众所周知，对于网络服务器而言，图片是消耗资源最多的，于是我们可以参照许多大型网站采用的策略，将图片存入专门服务器，将图片和页面分离。如此架构将大大缓解提供访问页面要求的服务器系统所带来的压力，并且可以确保不会因为图片问题而造成系统崩溃。

第二，数据库集群以及库表散列。单一数据库在面对大量访问的时候，其瓶颈很快就能显现出来，势必无法满足应用需求，于是数据库集群或者库表散列就变得势在必行。而DB类型会对数据库集群在成本、架构、扩张性方面产生限制，从实际使用情况来分析，要对系统架构进行完善，将库表散列是行之有效的方法。在本系统功能设计实现过程中，我们根据模块将不同的数据库分开，使具体功能模块和相应的数据库或者表一一对应，此外采取事先规定好的方法对某个页面以及功能进行进一步细化，比如教师资料表，按照教师所属专业进行表散列，这样能够更好地方便今后增加数据库以满足扩展需求以及提高管理的效率。

3.2 完善教学档案集

按学期、设计课程名称为每一个学生建立一个完整的、系统的设计类课程及其相关信息档案集。具体做法为：

3.2.1 规范档案集的制作要求

设计课程通用材料例如教学任务书等必须为A4打印稿以方便长期保存；草图阶段的教师、学生交流互评表一律为手写稿，要求字迹工整、清晰，并附有个人签名；教师、学生评分表一律为A4打印稿，最终评分须有完整的计算公式，且相关任课教师以及课程设计组组长都必须在学生评分表上签名；每门设计课结束之后，教师都必须对学生专业能力进行系统点评，并形成评价小结，附上签名，永久保存。而在图纸的留存方面，图面修改时，要采用合理的水笔以保证字迹长久存在不褪色，文字说明必不可少以便日后查阅。

3.2.2 文字材料、图纸档案装袋

使用厚度适中的档案袋，按时间顺序将处理好的设计课程文字材料装袋。不同的设计课程要分开装。每个材料袋表面必须写好学生姓名、课程名称、所在年级、完成时间以及对应的图纸所在材料袋编号。材料袋中需包括课程任务书，教师草图评阅书、学生草图得分表、学生个人设计最终意见书。

统一学生图纸尺寸，选择合适大小的图档袋，按一袋一个设计的原则，将每个设计的3次草图与最终正图按序排放.材料袋正面要标注必要的信息尤其是标号，以备调阅。

3.2.3 完善装订标准

高年级的设计施工图材料不同于其他材料，装订要符合国家标准，即：文字部分一定要汇编成册，图纸部分则不强求汇编成册，但要整齐按序存放；汇编时设置统一的装订线，其距左右、上下边距相等，以达到整齐、美观的效果。

考虑到有部分学生在校期间参加大学生社会实践项目以及科研项目，对这部分学生在此期间完成的科研论文、所承担项目部分的调研报告、图纸等也应该按照上述要求纳入档案保管体系，这些材料为评估专家考察学生理论和实践能力提供了最为有利的依据。

3.2.4 个人学习档案编目

具体来说，应将个人学习档案分为三部分，即日常教学设计类档案、大学生社会专业实践档案以及专业科研档案。日常教学设计类档案应关联到个人的文字档案袋以及图纸档案袋。文字档案编目包括材料的编号、材料目录的编制、各种表格的制作。所有的文字档案都应该有一个在材料袋内唯一的统一编码，无论材料是单面还是双面，一律打印在页面的右下角。目录放置在档案袋的首页，应包括该学生所有教学、实践、科研项目及其各分项，并标明所在的统一编制的页码，方便查阅。社会专业实践档案以及专业科研档案编目也应该效仿上述方法。

3.2.5 设置个人学习档案存档号

传统的以班级分类的存储模式，在应对部分学生在校学习期间留级等特殊的情况时缺陷明显。一旦某学生留级，就需要将其档案拔出，放入下一级。但是时间长久后，查阅学生的主要方式是根据其学号，这样反而在判断学生档案所在具体班级时容易产生错误，造成不便。学号是学生入学时生成的固定唯一编号，不会因任何原因改变。所以，档案号以学号排序的方式进行存储就很好的避开了这些问题，显得更为方便。

最后，将设计课程草图以及正图阶段学生对任课教师的评分表单进行复印，然后按先设计课程名称、后专业班级、再学年学期的原则单列出来进行汇总，放入每个教师的评教档案袋，再结合各专业设计课程教学小组长的评教小结，形成一份完整的教师教学成长档案，从而为评估专家对教师的考核提供依据。

［1］［2］陈伟，高校设计类专业图纸规范存档的重要性［J］.经济师，2011（11）.