报纸记到工作影响读者服务质量研究

侯若菲

(国家图书馆中文采编部，北京100081)

报纸具有出版周期短、信息传播速度快、信息容量大、覆盖面广和连续性强等特点。报纸新闻实效性强、观点新颖突出，深受社会各界的关注与喜爱。做好报纸管理与服务，使其能够更有效地实现图书馆的资源共享与信息传播的作用，是图书馆的一项重要任务。报纸记到是报纸管理工作中的一个必要环节，该项工作完成的好坏直接影响到报纸的采访、编目，直接影响到报纸的典藏、排架、流通和装订等各项工作能否顺利进行。因此，报纸记到工作是图书馆管理工作不容忽视的一个工作环节。

1 图书馆报纸记到工作

1.1 报纸记到工作的程序

记到是连续出版物特有的一种验收方式。报纸到馆后，为了保证连续出版物的完整性，及时发现缺期报纸并及时补缺，采用记到的管理方法。日常的报纸记到验收，是由专门的工作人员对各种渠道送来的报纸进行再分配、记到上架、分流上架，以最终入库收藏。每日报纸记到验收的主要工作内容有:(1)签收当日报纸。通过邮局发到馆内收发室的报纸是二次分配报纸，尤其是报社挂号邮递的报纸需要准确投递到相应部门，为了避免二次投递的差错，工作人员必须按照挂号的条码进行核对登记，避免遗漏或者错收。(2)拆包核对报纸。核对当日送来报纸的刊名、期数、份数、版数等相关信息，如果发现有报名、开本等变化，要及时通知编目人员，以便及时更改报纸编目相关信息;记录当日报纸缺失信息，以便及时联系邮局报社出版发行公司进行补报;报纸验收时应采用即时验收法，即报纸一经送到就立即开展验收工作，核对相关信息，确认无误后签收。报纸记到工作是图书馆报纸采访工作的一个重要环节，是对到馆报纸进行验收的第一个关口。

1.2 报纸记到方式

1.2.1 手工记到

工作人员核对每一种报纸实体，将每一期报纸的期号以卡片列出的月日表格形式，采取手工逐日记到。手工记到工作人员，必须全面掌握每种报纸的出版规律，熟悉卡片目录的采访信息。报纸的手工记到采用手工卡片操作，工作人员要对每种报纸进行逐种登记验收，可及时发现缺漏报纸的情况，及时督促邮局和报社尽快补齐所缺报纸。记到的工作做得细致，直接关系到报纸完整性收藏和读者利用。工作人员核对报纸与卡片，容易在第一时间发现报纸的变化情况，例如报名的变更、出版频率的变化以及出版周期的变化。手工记到人员要时时注意频率变化。一旦发现变化，要提交采编人员对书目数据进行维护更改。

1.2.2 计算机记到

计算机记到，是指将报纸采访数据和编目数据存放在专门的数据库中，软件中有专门的记到、编目、装订模块。可以对每日报纸进行登记记到，还可以对合订本报纸和入库的报纸进行记到，关键是馆藏记录的挂接。工作人员按照装订的要求规则，将需要长期保存的报纸，在日记到的基础上，将指定卷期合并成一个整体，形成馆藏单位进行典藏。报纸装订合订本要根据报纸开本大小和年卷期号顺序整理，并按照一定厚度分合订本，并贴条码，然后进行计算机数据挂接。对缺期的报纸、缺页、破损的报纸，在送装订前都要进行处理，标明。对装订的合订本中，将多个单册混装在一起的要进行拆装，按照书目数据信息进行单册整理挂接，只有全面完成整理、符合装订要求时，报纸才能下架送装。报社邮寄来的合订本要根据年度出版量以及报纸的版面数量进行验收，并在确定装订本的厚度后进行合订本的数据挂接。报纸的书目数据在装订前，采用临时记到条码代替馆藏标志，装订后的合订本作为正式馆藏。因此报纸的合订本的信息作为唯一的条码号，要连接书目数据，在报纸书目数据上著录合订本的年卷期，以此作为送装订的唯一信息。

1.3 报纸记到中的相关问题

报纸记到工作中，我们可以在第一时间发现报纸外在的变化，比如报纸开本大小的变化、报名的变化、报纸增刊的情况以及报纸出版频率的变化，也可随时发现报纸缺期缺版。这些都成为我们及时与采访、编目人员沟通的主要内容。以下根据日常工作时间，举例说明几种报纸的这类情况。

例如，《北京科技报》经历了多次的更变，直至彻底停刊。该报最早的前身是1954－1966年出版的《科学小报》。1978年3至6月出版了6期作为试刊，1976－1989年，更名为《北京科技情报》。该报分前后两个阶段1978至2007年12月31日为前阶段;2008年1月7日至2011年6月27日为后阶段。该报的开本是1978至1988年的38cm;到1989至2007年9月，开本更改为56cm。通过总期号的记到，发现自2007年开始，《北京科技报》与《北京科技报·新广播》交替使用总期号。该报的出版频率还一直在变:1978－1980年，每周二期;1981－1984年，每周三期;1985－1987年又改回每周二期，1988－1998年，再度改回每周三期，到2003－2011年6月27日停刊前，变成周报。《北京科技报》的副刊也随着时间改变而改变。1981－1984年，出版的是《北京科技报·中学版》;1985－1987年为《北京科技报·初中版》《北京科技报·高中版》。

这些变更毫无征兆，有的可以在报纸一角看到更版更名启示，而大多数是没有特别声明的。记到人员要以高度的认真负责的工作态度和责任心，在第一时间发现，在第一时间解决。对于报名更改和报纸频率的变化，要及时通知编目人员进行数据更新;对于报纸的缺藏，应及时与邮局、报社沟通，催补。

2 报纸记到工作与其他管理工作的关系

2.1 记到工作和采访工作的关系

报纸的记到工作与报纸的采访与编目工作的密不可分。报名更变、邮发代号、报纸开本变化，记到工作人员要有详细记录，并要及时反馈给编目与采访人员，以便采访也编目人员可以及时地订购。同时，采访人员在订购报纸的时候，能够发现报纸来源渠道的变化。一些报社因为原来的邮购方式改变或其他原因，为了薄利多销，更改为自办发行。这类报纸需要由报社直订，采访人员应及时将这一信息传达给记到工作人员，这样记到工作人员在发现报纸缺藏时，就可以与报社直接联系，进行补报。

2.2 记到工作和编目工作的关系

报纸属于连续性出版物，需要对编目数据维护。报纸编目数据维护的许多信息来源是报纸的记到工作。记到人员将发现报纸的更名、改版、出版频率变化以及创刊、停刊、增刊等大量有价值信息反馈给编目人员，由编目员在与报社取得联系确认后，对该报纸数据进行维护更新。同时，编目人员在发现报纸创刊、停刊、更名、出版频率变化时，要在第一时间通知相关的记到工作人员，让记到人员心中有数，密切关注报纸的变化，在记到卡上做出标记。

总之，要根据实际情况，不断地更改、维护采访数据、编目数据、馆藏数据，保证报纸数据的完整性，以便于读者服务和馆藏管理。

3 记到工作与读者服务的关系

3.1 读者的需求

传统意义上图书馆的管理，工作重心是在“藏”，而在信息时代的今天，图书馆工作的重心不再仅仅是“藏”，图书馆要以服务为主导。从采访到编目，从基础的记到上架典藏的工作，都是为读者的阅览服务。读者查阅报纸，首先要知道图书馆是否有此种报纸，其次要知道所需要的年、期、卷、日的报纸是否到馆。在手工条件下，无法让读者看到报纸在加工流程中的情况，而在计算机网络环境下，通过服务平台，能够让读者看到图书馆文献加工过程的情况，便于读者使用。

3.2 记到工作是读者服务的保证

图书馆的采编工作采用计算机管理后，读者可以通过网络平台看到书刊报的登到信息，例如报纸卷期册数、报纸的典藏、开本大小、报纸的缺期情况等。工作人员准确无误地将报纸的卷期、缺期情况都在书目记录中反映出来，读者在报纸进入流通环节前获得相关信息，更好地把握使用的时间。采用计算机管理和记到管理后，方便了读者阅读以及内部管理工作，但对质量的要求更高，一旦发生错误，错误信息的传播要比手工错误信息的传播造成的危害大得多。因此书目信息的准确性是关键，工作人员必须确保每一个业务流程的准确、快捷，保证读者的检索和使用。

3.3 读者如何利用记到信息

图书馆按照读者阅览需要，将所收藏的报纸进行分类编目。报纸记到是将每日、隔日、每周、定期的报纸登记在册，以便读者使用。读者查阅报纸记到信息有几种方式:(1)读者可以通过图书馆的OPAC检索系统，直接查阅每种报纸的书目信息，并通过书目信息看到记到信息。(2)许多图书馆有电子触摸屏报纸阅读器，凡图书馆订购的报纸，每日可以直接收到当日的新报纸。因此，读者习惯使用电子屏报纸阅读器，可以每天直接在电子屏报纸阅读系统的目录中，查看记到信息。此记到信息，一般是由软件系统自动生成的，一般不需要人工干预。(3)图书馆具有各种类型的报纸数据库供读者使用。这些网络数据库，一般情况下是通过远程或者镜像方式向读者提供服务，如果是联机的报纸数据库，读者要根据数据库的目录系统查阅报纸的记到信息。读者查阅报纸信息要通过三个或三个以上渠道查阅报纸记到信息，还是不够方便。为方便读者，图书馆应实现所有目录信息一站式服务。以国家图书馆文津搜索为例，已经把馆藏所有书目信息、数据库信息的书目全部整合，读者可以做到一次性检索，获得所有目录信息。

总而言之，图书馆的各项业务工作都是以满足读者需求为目的的，记到工作看似平凡简单，却直接影响到读者阅读需要。

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［2］范晓珍.期刊验收记到工作中出现的问题及对策［J］.晋图学刊，2010(4):63－66.

［3］翟雪芬.浅谈期刊记到工作［J］.科技情报开发与经济，2010，20(17):118－119.