抓住区划调整机遇 切实推进档案事业——南京市鼓楼区、秦淮区，苏州市姑苏区档案工作调研报告

顾祖根 马跃福 薛春刚

（江苏省档案局调研组）

2012年以来，经国务院、江苏省政府批准，南京、苏州市分别进行了新一轮的行政区划调整。2012年9月，国务院批准《省政府关于调整苏州市部分行政区划的通知》，撤销苏州市沧浪区、平江区、金阊区，设立苏州市姑苏区，以原沧浪区、平江区、金阊区的行政区域为姑苏区的行政区域。2013年2月20日，南京市政府发布经国务院和省政府批准的行政区划调整方案，撤销秦淮、白下两区，设立新的秦淮区，撤销鼓楼、下关两区，设立新的鼓楼区。

南京和苏州这两个著名的历史文化名城，经济文化发达，在江苏乃至全国都有重要地位。南京是江苏省省会，长江下游重要的枢纽城市，著名的六朝古都；苏州是有着“世界园林之都”美誉的人间天堂，东方水城，经济实力居全国地级市之首，紧逼北京、上海、广州、深圳。区划调整进一步优化了城市的资源整合，提高城市容量和发展空间的承载力，理顺古城文化保护和发展的体制机制。现在，两个市的区划调整工作均已实施有时，各项工作实现了有序衔接和平稳过渡。档案部门如何应对区划调整的变化？档案工作在区划调整中遇到了哪些问题？存在着哪些困难？区划调整后，应如何加强档案工作，履行“为党管档，为国守史，为民服务”的职责和使命，实现档案事业的科学发展？带着这些问题，江苏省档案局调研组对此开展了专题调研。

一、基本情况

1.领导高度重视。档案工作作为一项重要的基础性、保障性工作，在两市区划调整中都得到了应有的重视，列入党委政府的重要工作日程。各地均采用合并原机构人员和工作用房的模式，很快实现了档案机构的合并调整，保证了工作的连续性。南京市鼓楼区委书记杨学鹏，区长曹路宝，以及档案工作的分管领导先后前往档案局馆，实地察看过渡库房，现场解决实际问题和困难。档案馆建设问题进入了区委常委会和书记、区长办公会的研究议题，并确定了新馆的馆址和建设工期。秦淮区在区划调整中，在区主要领导关心下，档案部门工作用房得到了扩大，档案保管场所和设施设备也进行了必要的改造和整修。苏州市姑苏区区委、区政府就加强制度建设和档案工作召开工作会议，区委书记翟晓声专门就档案工作的有关问题听取汇报，作出部署。

在区划调整中，南京、苏州市档案部门及时跟进，协助做好有关协调沟通工作，确保国家档案资源万无一失。在区划调整工作实施伊始，苏州市委副秘书长兼市档案局党组书记蔡公武和局长肖芃召集原平江、沧浪、金阊三区档案局全体人员，对区划调整过程中的档案工作进行布置，要求在三区合并工作中，档案接收工作同步进行、超前进行，确保各类档案的安全、完整。市档案局成立了专门的业务指导小组，确保档案整理、移交工作有效进行。南京市档案局有关领导多次前往鼓楼、秦淮档案部门，就有关业务问题进行现场指导。

2.保证了安全。苏州市姑苏区原三个区档案馆的共30余万卷档案实现了集中保管，档案整理、移交工作有序进行，原三区机关部门各类档案2.5万余卷、24万余件完成进馆。南京市的新鼓楼、新秦淮区，因库房空间条件所限，馆藏档案目前仍分两处保管。鼓楼区按档案工作业务规范的要求进行了新增库房改造，并购置安装了密集架、消毒柜、空调、除湿机等设施装备。秦淮区对馆藏档案进行了全面清点核对，保证家底清楚，账物相符。

3.工作不间断。各地档案工作者奋发有为，表现出高度的敬业和奉献精神。鼓楼区、姑苏区档案工作人员克服人手少、时间紧、工作量大等困难，短时间内完成了档案的集中管理，确保了档案的安全。各地普遍采取发文、组织开展执法检查、加强业务指导等方法，对区划调整中各区级机关、街道做好档案工作作出规定，对档案移交进馆情况进行调研摸底和预先筹划，及时解决各部门、各单位在档案整理、移交工作中遇到的问题，消除档案文件管理的隐患，保证业务工作不停顿，档案材料不散失，向群众提供查阅利用服务不间断。为了方便查阅利用，原先的查档接待点普遍地得到保留。秦淮区做到了两地三个窗口查档，有效避免查档群众的往返奔波。

二、存在问题

1.新馆建设问题。区划调整中，三个区的档案库房得到了暂时解决。但是，这仅仅解决了档案的“容身之所”，距档案工作法律法规的标准和要求尚存在较大差距。一是库容不足。鼓楼区、秦淮区的档案仍然分别存放于两个地点，不符合档案工作的规定要求。且有的区库房已经饱和，所属各区级机关、街道仍有大量待进馆档案无法接收进馆。二是安全保密问题。有的区过渡库房结构不合理，温湿度控制条件不完备，存在一定的消防隐患。有的区库房安保监控、温湿度控制和消防系统也都亟待完善。三是业务用房问题。三个区开展档案业务工作所需场所，如档案整理用房、数字化工作用房、陈列展览用房、消毒灭菌用房、破损档案抢救修复用房等等，都还不具备必要的条件。

2.业务整合问题。有的区档案虽然已实现了集中管理，但目前也仅限于将原保存于不同地方的档案集中到一个库房中，如何实现真正的业务整合，既需要有合理可行的工作方案，更需要投入相当大的人力物力。有的区由于硬件条件的制约，档案还分别保存于两处库房，为业务工作的开展带来了不便。

3.队伍建设问题。新的队伍均分别由原二、三个区级档案局馆人员合并而来，存在编制性质不一致、人员知识结构不合理、人手不足等问题。各区级机关、街道“三定”后，带来了档案员队伍新手多、业务不熟练等问题，档案工作队伍的整合和优化有待进一步加强。

4.数字化进度不快。几个区的档案数字化率都比较低，不符合用数字化复制件提供利用的发展方向，不利于档案原件的保护。档案信息化工作中还存在着软件落后、硬件配置不达标等问题，亟待努力提高。

三、几点建议

区划调整给档案工作带来了新的变化，产生了新的影响。但是，伴随着资源的优化整合，也给档案工作注入了新的活力，带来了新的机遇。三个区都处于老城区，分别是秦淮文化和姑苏文化的主要承载区域，合并后的新区综合实力成倍增加。老城区普遍存在的档案库房、档案队伍建设等问题，伴随着区划调整，得以列进各个新区党委政府的议事日程。如何抓住区划调整的机遇，立足当前，着眼长远，推动档案事业科学发展上台阶，提出如下建议：

1.建设新档案馆。《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，加强档案基础设施建设。目前，几个区都面临着新馆建设问题。鼓楼区已经明确择址新建档案馆，并正着手进行各项前期准备工作。秦淮区的新馆建设尚未提上议事日程。姑苏区委区政府已经决定将原平江区法院、检察院和市民服务大厅用房调整为档案馆用房，使区档案馆面积达到近5000平方米，按照档案馆的建筑标准加以改造后，基本能够满足当下档案工作发展的需求。从长远发展来看，姑苏区有条件建设一个与中心城区相匹配，具有古城特色的新档案馆。

2.重视档案进馆。一要明确进馆工作思路，尽快将行政区划调整合并前的各机关、街道档案文件接收进馆，确保国家档案资源不因机构调整而流失。二要切实解决安全保管问题。鉴于待进馆档案数量庞大，新馆建设远水不解近渴的现状，要大力争取区委区政府的支持，解决这部分档案的存放用房，并抓紧库房的合规改造以及档案装具的购置安装。

3.加快数字化。现在，几个馆的档案数字化任务都很重，要着眼于保护档案原件、积累数字化档案资源、建设数字档案馆，加快馆藏档案的数字化进度。一要解决数字化的软件问题，着眼于数字档案馆建设的目标，严格按照有关规范要求，选用优质可靠的软件，保证数字化成果挂接得上，利用得上，保管得久，避免因软件问题而导致无用功。二要解决数字化的加工场所问题，要健全制度，做好监管，保证加工过程的安全可靠，避免失密泄密。三要解决档案数字化经费问题。积极争取财政专项经费，把档案数字化工作列入工作总盘子中。四要解决数字化顺序问题。要优先将民生档案、查阅利用频率高的档案、高价值档案数字化，以数字化复制件提供利用，以更好地保护档案原件。

4.狠抓开发利用。一要抓好利用服务。档案机构调整合并后，三个区都采取了有效措施，继续为群众提供方便快捷的查档服务。如何保证这种方便快捷长期延续下去，是档案部门的面临的一项挑战。要切实采取措施，保持服务质量不下降，方便群众不下降，服务效果不下降。二要大力举办陈列展览。区划调整后，三个区的发展目标定位更加清晰。鼓楼区提出“空间重构、资源重组、品质重塑”，打造“百万人口、千亿GDP、百亿税收”的一流省会城区目标；并在综合经济实力、科技创新能力、城区功能品质、民生幸福指数、文化特色魅力等五个方面奋力走在前列，推动新鼓楼发展成为国内具有影响力的“省会城市标志区”。秦淮区提出了“打造国际商贸商务中心、现代金融服务中心、文化休闲旅游中心，全力打造创新驱动发展高地，建设成为现代化国际性人文绿都核心区”的目标定位。姑苏区作为苏州城市“一核四城”发展格局重要组成部分的一核，将建设成为“历史文化保护示范区、高端服务经济集聚区、文化融合发展创新区、和谐社会建设样板区”，使姑苏区成为文化高地、旅游高地、科教高地和商贸商务高地，在提升苏州中心城市首位度的实践中担当重要使命。档案部门要紧紧围绕区委区政府的奋斗目标，瞄准各自城区的目标定位，发掘档案资源，积极展示自身的悠久历史文化，以及在党的领导下改革开放和经济社会建设各项事业的辉煌成就，将陈列展览打造成为展示丰富历史文化内涵和现实发展成就的名片，提升档案工作的社会影响力。

5.加强队伍建设。一要尽快实现人员编制的“齐装满员”。要根据队伍现有知识结构情况和档案数量持续增长的需要，有计划地引进具有专业知识和技能的业务人才。二要加速推进档案队伍的团结和谐。机构合并后，人员多了，队伍大了，要通过细致的思想政治工作，开展丰富多样的活动，增进人员之间的了解，提升向心力、凝聚力、战斗力。三是档案人员的业务知识培训。对调整合并后的各机关、街道档案人员，以及新进人员进行培训，提升业务知识和技能，尽快成为行家里手。