教学秘书队伍建设探究

张枥心

(伊犁师范学院艺术学院，新疆伊宁 835000)

教学秘书队伍建设探究

张枥心

(伊犁师范学院艺术学院，新疆伊宁 835000)

教学秘书队伍是高校教学管理的中坚力量，是疏通各项教学工作的纽带，有着不可替代的作用。本文从教学秘书的角色及作用入手，分析伊犁师范学院教学秘书队伍现状，探究切实可行的教学秘书队伍建设意见，完善教学秘书队伍建设，使得日常教学管理更好更高效地运行，从而促进学院教育教学质量稳步提升。

教学秘书；教学管理；现状；队伍建设

伊犁师范学院旨在为北疆地区培养高素质师资人才，教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响人才培养质量的优劣。教学秘书作为高校各项教学工作的具体实施者之一，始终处在教学管理工作的前沿，是保证各教学单位教学工作顺利实施、正常组织、有效管理的重要纽带，是教务处与院系之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁，发挥着咨询反馈、后勤服务保障、上传下达等重要职能。由此可见，要有较高的教学管理水平和质量，关键在于配备高水平、专业化的教学秘书队伍。

1 教学秘书工作角色定位及其作用

1.1 教学秘书的角色定位

角色定位即在一定的系统环境下(包括时间)，在一个组合中拥有一个相对的不可替代的地位。教学秘书的角色定位是指教学秘书在高校教学管理中所扮演的角色。教学秘书的工作十分繁杂，如执行教学计划、各类考试编排、组织好教学活动能够正常运行、编排课表等。随着伊犁师范学院办学规模不断扩大，学生人数逐年增多，教学秘书的工作复杂性和重要性更为显著。教学秘书作为一种工作岗位，既有一般秘书岗位的普遍性，又具有其岗位的特殊性，即成就的隐蔽性、角色的辅助性、工作的务实性。教学秘书只有明确定位才能处理好各种关系，才能做好教学管理各项工作。

1.2 教学秘书在教学管理中的作用

1.2.1 参谋与助手的作用

协助院系领导处理好日常的教学管理工作是教学秘书作为参谋与助手的主要体现。教学领导通常都属于“双肩挑”的干部，既要主抓学院的教学管理工作，同时还承担着较为繁重的教学、科研工作，在教学管理工作中教学领导不可能所有的事情都亲力亲为，实际上大量的日常教学管理工作是由教学秘书来完成的。这就要求教学秘书思路缜密，统筹安排各项日常教学管理工作。

1.2.2 桥梁与纽带的作用

教学秘书在日常工作中需要与教务处、院系之间以及其他职能部门进行密切联系，尤其是各教研室、办公室、任课教师以及全院学生。“上令下达”、“下情上奏”在教学工作中起着桥梁与纽带的作用。使得教务处教学工作与本院(系)的教学工作实际相结合，把各项教学任务安排落实好，营造一个较为和谐愉悦的教学环境，从而稳定和提高教育教学质量。因此，教学秘书作为教学管理部门与教学院系之间的纽带与桥梁，在整个管理过程中有着不可替代的作用。

1.2.3 促进提高教学质量的作用

教学秘书工作是为了通过日常的教学管理促进提升教学质量。作为教学领导的参谋与助手，教学秘书要协助教学领导进行课堂教学质量检查，深入教学一线，了解一线教学情况。召集教学信息员召开专题教学信息反馈会议，及时掌握教学工作中存在的问题，找准解决办法，提升课堂教学质量。同时协助教务处、教学领导开展教学评价工作，不断改进完善教学督导评价体系，使得教学工作能够一直处于有效的监督和掌控之下，向着明确的培养目标有序开展。

1.2.4 管理教学信息的作用

教学领导对教学工作的指导以及决策都依托于教学信息。教学信息的主要内容包括历任教师对教学经验的总结、教学方法的探讨、教学内容的研究以及有关教学资料等。教学信息都是若干年来累计下来的宝贵财富，对深化教学改革和维护教学秩序都有重要的借鉴和继承价值。所以，在教学管理工作中，教学秘书编制和整理大量的教学信息及教学文件或相关资料，存在着极其重要的作用。

2 教学秘书队伍现状

2.1 对教学秘书工作性质和重要性认识不足

目前，伊犁师范学院一些管理机构和师生对教学秘书工作内容及其性质的理解，往往停留在教材征订、登录成绩、考试安排以及编排课表等简单工作方面，在意识和言行中把教学秘书看作人人可胜任的岗位，教学秘书工作不会对教育教学质量造成影响。

2.2 教学秘书队伍年龄结构、职称结构以及职业生涯规划面临困境

我院教学秘书平均年龄31岁，有工作热情，但缺乏教学管理经验，在一定程度上影响了工作效率及工作质量，且在从事教学研究和教学管理研究时存在一定困难。同时，教学秘书职称结构偏低，初级职称10人，中级职称1人，无高级职称。教学秘书工作往往时效性很强，而且较为繁杂琐碎，与专任教师相比较，从事科学研究的时间非常少，科研成果比较匮乏，从而导致晋升职称较为困难。

教学秘书和辅导员所处的环境基本相仿，然而辅导员队伍有着较为明确的发展阶梯，通过努力工作，争当优秀辅导员，可晋升为管理学生工作的学工办副主任、学工办主任，之后可晋升为分管学生工作的书记(副书记)，而教学秘书想要在行政职务上有所发展相对是比较困难的。教学秘书工作发展前途不容乐观，辛勤的付出与反馈的不平衡，个人的发展需求与辛勤工作只为他人作嫁衣的现状形成强烈反差。

2.3 教学秘书普遍感到工作强度大、精神压力大而成就感低

随着工作重心的下移，教学秘书身上的担子越来越重，背负的责任也越来越大。面对时效性很强且繁杂细琐的教学工作，教学秘书身心疲乏。教学秘书的工作细琐，编排课表、办理调(停)课手续、安排落实教学计划、征订教材以及编排各类考试等都需要教学秘书本人操作，稍有疏忽就有可能导致教学事故，从而严重影响教学秩序。长期处于高强度的工作状态下，教学秘书难免对其工作产生倦怠。

2.4 教学秘书队伍存在职业倦怠，缺乏激励机制

教学秘书工作强度大、精神压力大、个人成就感较低以及职业声望低致使其产生职业倦怠，加之没有配套的评价机制，工作得不到有效量化，不能及时得到工作上的认可及勉励，长此以往会逐渐失去工作热情，从而不能全身心地投入到工作中。造成教学秘书工作出现上述问题的原因，主观上有秘书人员自身学历、职称、工作经验等因素，有师生观念滞后的影响；客观上，也有教学制度的问题，牵涉教学秘书队伍建设、岗位定性、激励机制，牵涉体制和管理诸多层面的工作。倘若继续漠视教学秘书队伍的建设，缺乏管理和评价的机制，这些问题将进一步恶化，对教学秘书队伍的稳定、教学秘书常规工作的实施和可持续发展，乃至教学质量的提升，造成一定程度的负面影响。

3 教学秘书队伍建设的几点意见

3.1 提升对教学秘书工作重要性的认识

在高校教学管理工作中，教学秘书队伍是教学管理队伍中的重要组成部分，是促进教学管理和各项教学工作有序开展的中坚力量，是受教育者与教育者之间的枢纽，起着重要且不可代替的作用。教学秘书有着咨询反馈、后勤服务保障、上传下达等重要职能，所以教学秘书的工作质量与效率，将会直接影响学校教学秩序的有效运行和教学工作的完成。因此，应在教学和科研、学校和师生等整体情境中认识教学秘书的工作性质和工作内容，切合实际地对教学秘书的角色职能进行历史的描述。

3.2 提升教学秘书业务素养，拓展其学习方式

根据伊犁师范学院实际，制定教学秘书培训计划，为教学秘书提供培训方式，如短期业务培训班、兄弟院校之间的学术交流(参观学习)、继续教育、座谈会(经验交流)、专家召开专题讲座以及教学管理工作研讨会等，使教学秘书的视野和知识面得以拓宽，提高他们的管理水平和创新能力，在教学秘书队伍中树立“终生学习”理念。

3.3 提升教学秘书研究素养

根据实际情况，一方面考察教学秘书个人科研方向和知识结构转向的问题；另一方面考察教学秘书所在院系的科研环境对其课题申报、论文撰写、成果转化等的影响因素。创造条件努力为教学秘书提供时间和经费保障，引导教学秘书积极参与到科研项目和教育教学改革项目，探索教学管理工作的新思路和新方法，为学院的教学管理队伍培养既有理论水平又有实践经验的高素质管理人才，从而使得教学秘书由原先的“事务性工作者”逐渐向“教学管理者”转变。

3.4 完善教学秘书管评机制和激励机制

结合伊犁师范学院教学秘书队伍实际，进一步明确岗位责任制，使得责、权、利相结合，建立符合实际、切实可行的管评机制。完善对教学秘书评价及考核标准，加强竞争，引入激励机制，实行岗位聘任制、责任制，将考核与增资、聘用、晋级、职称晋升等挂钩。同时，需注重精神物质双向肯定与奖励。

3.5 提升教学秘书自身职业素质

教育事业不断发展对教学秘书工作提出了更高要求，同时也对教学秘书的综合素质提出了进一步的要求。院系的教学秘书，由于日常教学管理工作繁杂细琐，更应牢固树立“管理即服务”的工作理念，全心全意为教师和学生服务。还需掌握沟通协调能力和科学的管理方法，知晓各项工作的轻重缓急，从而统筹安排。另外，除掌握以上技能外，教学秘书还需熟练操作办公自动化，科学有效地提高工作效率。

教学秘书在教学管理中发挥着重要作用，应引起各级领导的重视，将教学秘书工作放在学校教学管理的重点核心位置，突破二级行政管理角色，提倡教学秘书专业化管理和行政管理的双重角色和职能，对其工作性质、工作内容及工作水平予以合理考量，为教学秘书的管理和评价提供理论依据。建立有效的管理和评价机制，激发教学秘书工作热情，建设一支办事能力强、专业素质高、可持续发展的教学秘书队伍。

[1]刘学政.加强高校教学管理队伍建设的思考与对策[J].教学研究,2011(12):12-15.

[2]洪艳媚.高职高专院校教学秘书队伍建设可持续性发展探析[J].哈尔滨职业技术学院学报,2011(4):28-30.

[3]韩召.重视高校教学秘书工作培养教学秘书创新素质[J].辽宁科技学院学报,2010(9):85-86.

2014-02-06

伊犁师范学院2013年度教育教学改革项目。

张枥心(1985- )，女，河北枣强人，伊犁师范学院艺术学院研究实习员，硕士研究生，从事教学管理研究。

G640

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2095-7602(2014)04-0130-03