试论新时期高校档案工作

索晓丹

（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）

试论新时期高校档案工作

索晓丹

（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案工作不但是高校工作的重要组成部分，而且是国家档案事业的重要组成部分.在新时期，我们广大的高校档案工作者要积极适应时代发展的要求，认真做好本职工作，努力为构建社会主义和谐社会而服务.

新时期；高校；档案工作

高校档案是高校在不断地建设和发展过程中逐步形成的有价值的历史记录.它不但记录着高校发展的方方面面，而且见证着改革开放以来我国高等教育的发展轨迹.高校档案工作不但是高校工作的重要组成部分，而且是国家档案事业的重要组成部分.由于高校档案工作承担着为高校发展和社会各方面服务的双重重任，因此深入研究高校档案工作具有重要的现实意义.

本文将从高校档案工作的概念、特点、现状及对策等三个方面来探讨新时期高校档案工作.

1 高校档案工作的概念

高校档案工作的概念有广义和狭义之分，广义的高校档案工作是指高校档案事业的各个组成部分，包括高校档案室工作、高校档案理论工作、高校档案教育工作、高校档案科研工作、高校档案宣传出版工作等.狭义的高校档案工作则是指高校档案业务工作，随着档案工作的不断深化和发展，高校档案业务工作的范围还在不断拓宽.当然，无论是广义的还是狭义的，基本内容只有两部分：一是高校档案收集利用工作；二是高校档案业务管理工作.具体包括高校档案的收集、档案的统计、档案的检索以及档案的利用等.下面我们简单地介绍一下这两部分的工作：

高校档案收集工作是高校档案工作的基础，因此，高校档案收集要全面，凡是反映本校以及各院系职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全.高校档案收集工作要求我们在实际工作中要把不同形式和不同载体的文件材料都收集起来，不仅要收集国家教育部和自治区教育厅的红头文件，还要收集一些非红头文件；不仅要收集正本，还要收集底稿和附件；不仅要收集文字材料，还要收集图纸和图表等非文字材料；不仅要收集纸质档案，还要收集语音、录像和光盘等非纸质档案.

档案收集的目的就是利用，高校档案利用工作是高校工作的重要组成部分.这就要求我们要积极主动地利用这些收集的档案资料信息为本校的广大师生服务，为经济社会发展服务，为构建社会主义和谐社会服务.提供利用的方式主要有两种，一种是档案工作者根据相关规定提供原始档案给使用者查阅，另一种是档案工作者依据相关史实编写出本校大事记和组织机构沿革供本校领导和内部业务人员使用.

1.2 高校档案业务管理工作

高校档案业务管理工作不同于其他的工作，它既是一项不生产物质财富的工作又是一项管理性的工作.通过提供相关档案信息为高校的社会实践服务，是高校档案管理工作区别于其他工作的显著特点.高校档案工作者在进行档案业务管理工作时要遵循两个原则，一是要集中统一管理高校档案，维护高校档案的完整与安全，以便于有效地利用；二是要维护高校档案的真实性，不允许任意篡改或修正，保持高校档案的原貌.高校档案业务管理工作不仅对高校的工作有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义.

2 高校档案工作的特点

2.1 高校档案工作的规范性

高校档案工作以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把我国高校档案工作的历史、现状和发展前景有机地结合起来，充分吸取了我国高校档案工作数十年的发展成果.高校档案工作既要尊重历史，又要有所创新；既要突出共性，又要照顾个性；既有统一标准，又要灵活运用.以上这些都体现了高校档案工作的规范性特点.

2.2 高校档案工作的综合性

高校在漫长的发展过程中，不但积累了数以百万计的教学档案、科研档案和个人档案，而且收藏了许多有关高校发展壮大的珍贵的影像档案和人事档案.这些档案虽然各自作为一个独立的分支存在着，但是它们又与其他分支共同组成了高校档案系统，毫无疑问，多样性是这个系统最显著的特点之一.因此我们说高校档案的多样性决定了高校档案工作的综合性.

扶贫开发是中国现代历史上一次重大的社会实践，参与其中的干部和人员之多、社会影响范围之广、程度之深，应该都可以载入史册。中国的扶贫开发，除了前述经济社会发展方面的成就之外，在另外一些方面如培养干部的作风和能力、丰富和发展农村治理和政府社会治理的经验和理论等，也都产生了显著的溢出效应。

2.3 高校档案工作的复杂性

高校档案工作是高校各种管理工作的重要组成部分，它与高校其他的管理工作是相互交叉的，如高校教师在日常教学过程中形成的教案是教学管理科学的一部分，而要把教案形成教学档案必然离不开教务处的工作；高校领导与各院系领导的任免文件是人事管理科学的一部分，而要把这些任免文件形成人事档案必然离不开高校党委组织部和人事处的工作；高校的公文是行政管理科学的一部分，而要把公文形成档案必然离不开秘书处的工作等等.因此说，高校档案工作与高校其他部门、其他学科之间的工作关系决定了高校档案工作具有复杂性的特点.

2.4 高校档案工作的社会性

联系的普遍性原理告诉我们，世界上一切事物都与周围其他事物有着这样或那样的联系，世界是一个普遍联系的有机整体，没有一个事物是孤立存在的，高校档案工作也是如此.高校的使命决定了高校档案工作与社会的联系是普遍的、广泛的、客观的.在几十年甚至上百年的教学和科研实践过程中，高校一方面为国家培养了各类适用人才，另一方面又积累了大量的教学档案、科研档案和个人档案.在社会历史发展的过程中，人们的生老病死、工作学习、生产经营等等各个方面无时不刻都与这些档案有着千丝万缕的联系，甚至可以说这些档案为社会历史的发展提供了强大的内在动力.

3 高校档案工作的现状及对策

改革开放以来特别是《档案法》颁布实施以来，我国高校的档案工作发展迅速，在加强高校广大教职工的档案意识、加强专职档案队伍和档案网络建设、改善档案工作的工作条件和环境上都迈出了坚实的一步，取得了可喜的成绩.但是，目前高校档案工作仍存在着一些不能适应新形势发展需要的问题，主要表现在：（1）有关档案工作的法律法规不够完善；（2）部分高校领导对档案工作不够重视；（3）档案人才队伍建设滞后；（4）档案工作保障条件相对简陋；（5）档案工作服务意识不强.为有效解决上述问题，笔者认为应当采取以下对策：

3.1 完善法律法规，依法治档

加强档案工作的法律法规建设，是高校档案工作得以顺利开展的重要保障.据了解，我国目前已经出台了《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等多部与高校档案工作有关的法规.下一步就是要对现行的有关法律、法规进行协调、修订，进一步完善以《中华人民共和国档案法》为核心的高校档案法律法规建设.高校档案管理部门要认真履行职能，依法治档，切实保证高校档案工作卓有成效地开展起来，以便更好地为高校的发展服务.

3.2 提高认识，加强对高校档案工作的领导

高校档案工作虽然枯燥乏味，但是却是一项“功在当代、利在千秋”的事业.高校档案是高校在建设、管理和教育教学等活动中直接形成的具有保存价值的文件材料的总和，是高校历史面貌的真实记录.高校档案里积淀和传承着高校厚重的历史底蕴，凝聚着几代人的办学心血，体现着高校优秀的文化传统，能给我们的后人留下无数的宝贵记忆.因此，我们的高校特别是高校领导要进一步提高思想认识，加强对高校档案工作的领导，要把高校的档案工作列入重要议事日程，不但要放在心上，而且要抓在手上.我们的高校领导对从事高校档案工作的同志们在政治上要信任，在工作上要支持，在生活上要关心.我们的高校领导要切实抓好这项工作，努力做到我们的工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，我们单位所做的工作都能在档案中找到记忆、找到记录，让档案来告诉后人今天的我们都做了些什么.只有领导的重视，才能最大限度地调动起广大档案工作者的积极性和创造热情，不断提高高校档案工作者的工作水平.

3.3 加强档案人才队伍建设

发展档案事业，适应市场经济需要，必须要有一支过硬的档案工作队伍[1].在新时期，高校要想培养出一支过硬的档案工作队伍，仅仅依靠规章制度是远远不够的，要从思想上、政治上、组织上、作风上、行动上全面加强队伍建设，使这支队伍始终保持坚定正确的政治方向，讲政治、讲大局、讲责任；始终坚持大视野、大思路、大胸襟，干大事业；始终坚持特别能创新、特别能突破、特别能奉献；始终坚持合作、合心、合力的良好精神状态；始终坚持谦虚谨慎、艰苦创业的优良作风，努力打造现代高校档案工作队伍.此外，还要鼓励广大的档案工作者要加快学习，与时俱进，不断地把最先进的科技发展成果运用到高校档案工作的实践中去.高校档案馆（处、科、室）领导还要充分地肯定广大档案工作者的能力与智慧，调动他们的工作积极性，使他们在对档案使用者服务的工作实践中实现个人价值.

3.4 加强档案工作保障建设

高校档案馆（处、科、室）的建设多始于二十世纪八十年代，当时新馆（处、科、室）的建设极为稀少，大多数高校的档案馆（处、科、室）都以旧办公室改扩建而成，仅能满足保存一般纸质档案的需求.时至今日，仍有很多高校的档案馆（处、科、室）设施陈旧，已经远远不能满足时代的需求.这不仅与现代大学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的，而且与国家颁布的《档案馆建设标准》相去甚远[2].因此，各高校都应该根据本校的实际情况来加强本校的档案工作保障建设，有条件的高校应该建设独立的现代化的档案馆.

3.5 增强档案工作服务意识

服务是高校档案工作的根本目标，在新时期高校档案馆一定要找准切入点，紧紧围绕高校的教学科研中心工作，大力开发有关高校建设发展的档案信息资源，努力拓宽高校档案工作的服务领域，不断更新现代化的服务手段，增强档案工作服务意识，为高校的建设发展提供良好的历史借鉴.

4 结语

总之，高校档案工作是一项服务当代、惠及后人的重要事业，做好这项工作是我们高校档案工作者的责任和义务.在新时期，我们广大的高校档案工作者要积极适应时代发展的要求，认真做好本职工作，为高校的建设发展和社会的文明进步做出积极的贡献.

〔1〕杨家英.新时期高校档案工作探析.平原大学学报，2000（2）.

〔2〕陈华新.档案资源建设是学校档案部门的生命.上海档案，2008（11）.

G271

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1673-260X（2014）03-0109-02