基于条形码技术的病案示踪管理系统设计思路

杨 婷,方孝梅,鲍喜明,梅正平,杨 丹

在信息技术日新月异的今天,病案作为医疗信息的主要载体,已成为医学领域信息高速公路中的重要分支。病案示踪系统是医院病案示踪控制科学化、标准化的基础电子平台。我院使用的HIS系统中病案管理软件,在示踪管理方面有所不足。笔者总结了现行病案管理软件的特点,借鉴其他同类软件的优点,引入条形码自动识别技术,制定了适合我院自身特点的病案示踪系统修改方案,委托上海联众网络信息公司进行开发和功能扩展,使系统的功能得到完善和提升。通过病案示踪系统可规范运行流程和流通渠道,提升管理效率和服务质量,延伸病案管理的内涵,对加强医疗工作监管,维护病案法律文书的权威性,发挥着“数字化”无可比拟的优势[1]。

1 目前病案管理的现状与问题

1.1我院管理现状 近年来,随着我国经济的迅猛发展、医疗保险和司法制度的日臻完善,病案在医、教、研方面有着固有及深化作用[2]的同时,满足社会诸多方面需求的原始凭证功能也不断扩展。病案管理已由单纯保管性能转化为病案信息利用和资源共享的新阶段。我院是一所集临床、科研和教学为一体的大型综合性三级甲等医院,规模扩张迅速,科室分支细化,纸质病案源源不断地产生。病案流通步骤涉及诸多环节(图1),现行的手工操作管理模式,存在很多弊端和不足:病案在回收、归档、借阅和复印等业务环节信息错误率高、处理速度慢和归档错位多；每个环节都需录入相同的信息,手工处理病案效率低下,查找病案资料方式落后,且耗费大量的时间和精力；为避免手工操作错误,定期对照纸质单据盘查、核对,造成人力和物力资源浪费；长时间重复、异常繁琐的工作,容易出现人为失误；高密度、频繁地流动以及信息未能及时更新,病案管理人员无法实时掌握病案的流向和使用情况,造成病案难于查找,流通过程中出现病案“丢失”现象,后果难以估计。因此,一套设计合理、功能齐全完整的病案示踪系统,对保证日常医院教研、患方复印、医院管理以及社会多样需求等显得尤为重要[3]。

1.2国内研究进展 目前我国大部分地区还没实现病案流通数字化示踪管理,多数医院病案流动情况仅为文字处理和数据统计,仅少数大型医院已实现病案条形码示踪管理。条形码技术借助特制的条形码识别装置,快速准确地识读条码信息并转译为计算机语言,是信息数据自动识别、输入的重要方法和手段。北京医科大学第一医院于1992年率先成功开发条形码计算机病案管理系统；1997年2月南方医院设计了包含借还管理、查询与催还、病案库管理等6个模块的多用户条形码病案流通专用软件；2002年北京协和医院进行了活跃病案的尾号、色标和条形码系统的转换,使得病案的采集、存储、查询和信息交换更加准确和快捷。

图1 病案流通流程图

2 病案条形码示踪管理系统的设计思路

病案示踪系统功能设计充分考虑未来业务发展、流程优化、网络结构以及系统设置的灵活扩展性,具有横向联网的特点。条形码是本系统运行的基础,条形码生成机制为通过病案号码加上住院次数加标识符,生成唯一条形码,在病案首页的病案号码下方显示对应的条形码。利用条形码技术与病案号码、患者身份证号码等信息建立有效关联,用于记录病案示踪信息。条形码技术在计算机数据库的支撑下,对关键条码进行定义,实现自动分类,按照检索条件成组排序。管理系统中信息与其他系统数据之间可以相互交换,保证数据相互逻辑关系的正确,共享医院信息系统资源。在系统具体设计中各组成部分能协调一致,具有连续性,形成一个整体,对流通信息变化在某一模块中,如增加、删除等可灵活应用,其结果可以及时更新。通过病案号码可以查询当前病案实际情况,如签收时间、是否入库、借阅情况以及操作人员等。运用集中和分布式处理相结合的方式采集数据,同一信息在某个系统只录入一次,减少工作量。具有良好的提示功能,如错误和重复操作显示对话框、拖欠未回收病历以及病案借阅逾期未还汇总统计。使用多级用户密码权限管理,对不同用户设置不同的使用权限。稳定可靠的数据接口保证扫描的数据及时、准确和安全的输入计算机系统,病案条形码示踪管理能够提高病案管理质量,强化岗位职责,使病案的采集、储存查询和信息交换更加快捷和科学。

3 病案示踪系统构架

在现有计算机硬件和病案管理软件的支持下,借助条形码技术,建立病案管理软件、示踪系统及配套设施的应用管理系统体系。基于Microsoft.NET平台面,向服务对象进行三层架构模式设计,Client(客户端)→Application(应用层)→Database(数据层),数据库应用SQL Server 2008r2,应用层利用最新的net Framework 4.0,前端客户端采用c# 语言编写,开发工具为Microsoft visual studio 2010,硬件增加了可以采集、保存和上传数据,具有独立运算处理的移动数据采集器(图2)。确保患者病案号码唯一性,通过病案号码对患者住院信息全程追踪。

图2 移动采集终端与系统联接结构图

4 主要功能

依托现有的病案管理软件,建立和完善病案示踪系统,包含回收、归档、借阅和复印等多个子系统,系统功能主要是以登记、查询和报表为主。条形码随病案首页、封面打印,纸质病案在病案管理各环节运行的登记均使用扫描设备扫描条形码,去除重复繁琐的流程,降低劳动强度,避免手工操作的各种管理漏洞,杜绝流通中病案“丢失”；增强纠错能力,强大查询功能,实时掌握病案信息资源,在网络环境中提供检索和流通服务,对病案流通过程进行跟踪管理,及时掌握病案的去向,精确定位每一份病案的流通状态,保持病案的可获得性；提高病案管理环节中数据采集和信息处理速度[4-5],全面快捷地掌握病案流通路径和当前状态以及科研病案、再入院病案等使用情况,确保病案管理过程和内容的准确性[6]。

4.1回收登记 设置批量回收和单份签收功能,可取消当日回收操作,使该条记录重置到未回收列表中；按科室、出院日期和拖欠天数统计未回收清单,通过自定义时间来统计签收及时情况；设计包含“管床医生”字段的催缴清单,建立与海泰电子病历系统接口连接,自动弹出信息框提醒；实现短信猫提醒功能,将信息发送到临床科室或个人的移动设备中进行催缴。

4.2归档登记 模式同回收功能。增设封面打印可选按钮,可自定义在归档登记时并行封面打印。封面内容为患者姓名、条形码、出院科别和出院时间。

4.3借阅登记 除借出病案号码、患者姓名、出院科别和借阅医生信息外,添加借阅用途、借出和归还操作员登记。借阅催还方式与病历催缴相同。

4.4复印模块 应用条形码扫描提取复印者类型、复印内容、页数、工本费以及疾病信息等,便于分析病案利用方向,规范财务管理。

4.5病案数字化 取消逐份打印粘贴条形码程序。

4.6示踪查询 在原有的回收、归档、借阅各环节查询基础上,增设内部流通查询,示踪查询窗体显示所需查看的病案信息:条形码、出院科室、病案号码、患者姓名、性别、入院日期、出院日期、出院诊断、流通路径、当前流通状态。

5 应用体会

基于条形码技术的病案示踪管理研究,软件关联患者住院环节,从住院科室开始监控医疗数据和信息,追踪住院患者病案资料的运行,更加快速、简捷、准确地控制病案流通使用,及时提供病案查询信息和病案原始资料,可监管医疗质量及病历回收情况。我院运用该系统前,每日借阅登记平均错误率为8.85%左右,运用新系统后平均差错率为0.018%,大大提高登记信息的可信度；回收登记时并行录入、整理登记,归档登记时执行封面打印,减少劳动强度,加快入库速度,减小纸质病案毁损和丢失概率,加强了对原始病案的保护；查询病案流通路径,系统按时间顺序显示服务记录,并报告最后的流通状态,增加了控制频繁流动病案的能力。自新系统使用以来,每月末回收与归档入库核对错误率由5.93%下降至0.0056%,对2013年12月的差错病案查找原因,发现有人为操作及原因不明的情况,无论是差错数量,还是错误率均下降趋势明显,充分体现新系统在提高病案管理质量上的优越性。

随着我国医疗行业的蓬勃发展和卫生体制改革的逐步推进,医疗信息的利用将被最大化,作为病案管理要跟上时代的步伐,必须创新管理模式。我院收治率屡创新高、病案数量剧增,新示踪系统上线使病案管理产生了质的飞跃,提升了医院病案利用效率,有效缓解病案管理人员工作压力。但现应用的是一维条码,仅有标识作用,无纠错功能,还应不断积累经验,尝试将二维条形码[7](可根据需要扩展信息、全方位360°识读以及抗损性强)应用于病案管理,进一步提高医院管理水平及服务质量。

【参考文献】

[1] 赖伏虎,王浩,陈连璞,等.条形码技术在数字化病案中的新型应用[J].中国病案,2009,10(7):24-25.

[2] 郭方.新形势下的病案管理[J].中国水电医学,2010,3:184-185.

[3] 魏敬,董新昱,潘锐锐.病案示踪计算机数字化管理的设计思路[J].中国病案,2009,10(10):28-29.

[4] 张菊芬,史娟,陈侃侃,等.条形码在病案管理中的使用与效果[J].中国病案,2012,13(9):44-45.

[5] 丁清琳.开发数字化病案检索系统实现病案管理现代化[J].中国数字医学,2008,3(4):44-45.

[6] 张芙蓉.病案管理中条形码自动识别技术的应用[J].河北医学,2011,5:709-710.

[7] 张震军.QR二维条形码在病案管理中的应用[J].中国病案,2013,14(2):9-10.