上海轨道交通数字档案馆的建设和探索

朱 英

（上海申通地铁集团有限公司，201103，上海∥馆员）

上海轨道交通数字档案馆的建设和探索

朱 英

（上海申通地铁集团有限公司，201103，上海∥馆员）

针对上海轨道交通网络服务覆盖面广、运营管理规模大、专业管理复杂性强和运营保障要求高等特点，结合管理、生产需求，对其数字档案馆建设的架构设计、资源管理、功能开发、服务使用、数据安全等方面进行研究，以提升档案管理信息化水平和档案使用效率，确保档案数据的安全性。

城市轨道交通；档案管理；数字档案

Author’s addressShanghai Shentong Metro Group Co.，Ltd.，201103，Shanghai，China

随着上海大规模的轨道交通网络建设的加速推进，产生了大量的城市轨道交通建设项目竣工档案资料。竣工档案资料作为反映工程实施全过程的原始、真实的记录，不仅是全面鉴定工程质量的第一手资料，也是日后整个网络设施设备进行长期维修、维护的重要基础数据。同时，在网络运行过程中，还会动态产生大量的设施设备改造档案。因此，保持网络工程与改造项目档案的覆盖性、完整性、准确性，以及查阅使用的便捷性，已经成为城市轨道交通网络运行管理的重要基础。为使上海轨道交通档案管理充分适应“从线到网”发展需求，在深入调研摸清档案管理“家底”并借鉴档案管理先进技术和管理经验的基础上，在建设上海轨道交通数字档案馆方面做了积极探索。

原上海轨道交通档案管理体系基本沿用单位管理的模式，存在以下诸多问题：

（1）档案存储纸质多。档案存储纸张是主要的存储介质，辅助的存储介质有磁带、录像带、黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。纸质文件的保存和备份容易受到外界环境的损坏，同时利用不方便。

（2）档案管理布局和分工欠合理。存在各单位档案管理部门重复保管相同档案的现象，导致部分新建线档案库房空置，而一些专业管理库房容量却已饱和。

（3）管理手段相对滞后。档案查询多为人工方式，个别采用电子档案也是单机版，异地无法进行档案调用；各单位数据相互孤立，信息无法统一利用、资源共享；档案的登记、保管采取人工操作方式，导致档案管理标准和水平因人而异。

（4）服务水平有待提高。档案管理尚未建立电子化，档案利用全部采取实地库房的手工查询方式，速度慢且效率低；专业技术技改档案均为分散管理，无法实现远程、实时查询等功能，给专业人员查询调用档案造成不便。

1 数字档案整体设计

根据档案综合管理信息系统建设要求，需要将现有的网络硬件系统改造成集团局域网加专网系统，将档案综合管理信息系统（软件部分）建设成专业网络应用平台。

1.1 设计思路

以核心受控、服务高效、资源统筹、持续发展为基本思路，通过分析管理体制、运行机制等背景需求，在摸清档案管理“家底”，借鉴档案管理先进经验的基础上，提出功能需求，最终建立完善、高效、以专业化管理为基础的档案管理信息系统，并与办公系统连接生成特定格式的档案数据。

1.2 架构设计

数字档案馆具有档案信息采集、管理、利用全过程的业务体系。在档案采集方面，与协同平台实现实时对接，实时、完整、准确地接收办结归档的文件，实现真正意义上的文档一体化信息管理，减少档案数据重复录入的工作，节约人力、物力，增强档案管理的实力。其架构如图1所示。

图1 上海轨道交通数字档案架构

1.2.1 管理架构设计

管理架构实现1个地铁网络档案、N个独立法人单位档案。即将上海轨道交通网络专业技术档案（如基建竣工档案、车辆档案、专业技改档案等）与集团文书档案等核心档案集中纳入一个全宗进行管理，各独立法人单位日常生产和经营管理活动中产生的有保存、参考价值的材料等，由各单位自行建立独立全宗进行管理。

（1）建设上海轨道交通网络档案集中管理虚拟平台，全面涵盖核心档案的目录和主要电子数据文件，并由集团档案部门与各相关专业单位档案部门按照分工共同实施远程维护。

（2）实体档案按照分工由各专业单位实行库房就近保管，但其中关键性、基础性的基建竣工等实体档案均集中在集团公司库房管理，专业性、动态性的技术改造实体档案原则上由各专业单位库房保管。

（3）各单位除根据分工要求维护保管轨道交通网络的核心档案外，通过自行建立并应用本单位的档案管理系统，实施对本单位文书档案和其他技术档案的信息化管理，库房自行保管。

（4）在1+N体系上建立集团档案监控系统，以实现对网络档案和各单位档案的全覆盖监控和查询。档案管理架构如图2所示。

图2 上海轨道交通数字档案管理架构

1.2.2 技术架构设计

（1）应用系统（见图3）：包括集团监控系统、档案管理系统（数据交换平台、档案管理、档案采集、档案利用）。

（2）基础业务组件：包括多维数据报表基础组件、数据导入/导出基础组件、信息发布基础组件。

（3）信息集成基础服务平台：包括密钥管理及授权服务、统一用户身份识别、即插即用基础应用组件模块配置、数据索引配置服务、在线帮助文件配置与服务。

（4）系统软件支撑平台：采用Windows 2000 Server服务器、J2EE结构，以及Power Builder软件开发语言。

（5）数据库：采用Sqlserver的分布式数据管理，以及在线数据分析、JDBC（Java数据库连接）、其他各业务应用结构化与非结构化数据管理。

2 数字档案馆功能实现

2.1 功能框架

数字档案馆主要由前台的档案管理系统和后台数据库两大部分组成。前台的档案软件设计成B/S架构。设置1台程序应用服务器，架设一条专用的网络，客户端可以不安装任何程序，通过客户端浏览器查询某个固定地址，就可以登陆到程序中去。按照功能框架，数字档案馆分为档案利用、档案管理、档案采集、权限管理。

后台数据库使用SQL Server 2008版。按照档案的特殊性，数据分为数据库信息和电子文档信息。目前划分为档案目录库、档案原文库、多媒体档案库和管理过程信息库。其中，档案原文库存有库房中的档案原文，多媒体档案库存储在服务器的电子文档目录里，管理过程信息库存放了数字档案馆中的所有数据，档案目录库存放了每一年的档案的所有类目中的案卷和卷内目录。

图3 上海轨道交通数字档案技术架构设计

2.2 档案存储库

（1）档案目录库：保存所有档案的目录、类别等主要信息。这是数字档案馆的核心数据，在建立档案目录库的基础上才能进行查询检索、统计分析、鉴定等工作。目录库的建立对数字档案馆起到举足轻重的作用。档案目录库包括案卷目录、卷内目录等内容，尤其在基本建设类中更具有地铁特性，即竣工、技术改造分开；线路阶段分开。

（2）档案原文库：保存完整档案原文，包括发文稿、发文附件，收文的扫描文件、收文附件、其他文件的附件。档案原文承载着档案真实性、完整性、有效性。

（3）多媒体档案库：包括照片、录音、录像档案数字化信息。这是对声像档案的扩充，提供声像档案的采集、管理、利用。

（4）管理过程信息库：包括针对档案产生的过程信息，如工作流信息、领导处理信息等的管理。管理过程信息库起到了解和分析档案产生背景、确定档案价值的重要作用。

2.3 档案的采集

（1）电子信息交换：主要包括档案馆和下属归档单位之间、档案系统和业务系统之间的信息交换。在数字档案馆中，体现为档案系统与办公系统（协同平台）的数据交互。即办公系统的办结公文进入档案系统形成档案，档案系统的借阅信息进入办公系统进行工作流处理。电子信息交换，为数字档案馆提供强大的数据来源。

（2）资源数字化：包括案卷目录和文件级目录的数字化、部分全文的数字化、音视频模拟信号数字化。主要为轨道交通数字档案馆提供多种方式的档案信息来源。尤其是历史纸质档案这个信息源，必须通过这个功能来实现，以便为后期利用做好准备。

2.4 档案管理库

（1）专题档案管理：是通过对档案资源和现行文件等信息的采集、管理形成的一种档案，它具有综合性的特点，是企业在实际工作中对利用频繁的档案的专题管理。

（2）实体档案：是企业业务操作结束后形成的实体（纸质）存储形式的档案。它具有历史价值，具有证据性。因此，在实体档案管理中不仅要注重档案的数字信息，更要注意馆藏保护。

（3）多媒体档案管理：主要包括音视频档案管理。由于多媒体的特殊性（多媒体存在需要有物理介质），对库房要求较高，保管时需格外注意，控制好温湿度。

（4）数字档案馆的电子档案和实体档案并存。

2.5档案利用

（1）档案查询：具有条件检索和模糊检索功能的查询手段，从查询的数据层次来说，它既可查案卷也可查卷内。

（2）热线服务：提供一种快捷的档案查询方式，为应急处理地铁技术问题提供方便的查询。

2.6 具体功能

数字档案馆的具体功能见表1。

表1 数字档案馆的具体功能

3 结语

上海轨道交通数字档案馆的建成投用，为整个轨道交通网络的长期维护管理发挥了基础性作用，使网络档案管理实现了全覆盖、全过程，并为日常维护抢修提供高效的服务，为实现上海轨道交通在国际地铁行业的“后发先至”战略提供有力支撑。

［1］ 蔡伟东，朱英，唐海涛，等.上海地铁数字档案馆研究报告［R］.上海：上海申通地铁集团有限公司档案室，2011.

Construction and Exploration of Digital Archive System for Shanghai Rail Transit

Zhu Ying

To solve the problems of widespread scope of rail transit net services，large-scale operation management，complex specialties and high standards for operation and maintenance，Shanghai Rail Transit Digital Archive（SRTDA）system is established，which aims to meet the demands of administration and production on the basis of existing file management.Through exploration of the schema design，resource management，function development，service and use，and datum safety and so on，it is hoped that SRTDA will not only upgrade the overall management level of file archive information，but also promote the efficient use of Shanghai metro file，safeguard the file data as well.

urban rail transit；archive management；digital archive system

G 270.76：U 231

2013-11-28）