浅谈两套医用耗材管理系统应用对比

梁洁银 广州市精神病医院 （广州 510370）

随着医用耗材在临床应用越来越广泛，医用耗材的使用风险也逐渐增大，对医用耗材临床使用的安全性也不断提高，管理需要规范化、精细化和流程化，达到精确的溯源。我院利用计算机管理医用耗材已有4 年多，由于原医用耗材系统已不能满足要求， 需要更新。该文通过两套医用耗材管理系统的应用对比来探讨医用耗材的信息化管理。

1.更换医用耗材管理系统的必要性

1.1 医用耗材管理滞后

原医用耗材管理系统只是对物资名称、规格和数量进行粗糙管理，这个粗糙的管理模式已不能满足现行的精细化管理，尤其对医用耗材的流通管理只是半计算机管理和半手工管理相结合的方式进行，如计算机对医用耗材进行名称、数量、金额登记，需要仓管员手工记录医用耗材的生产批号、灭菌批号、失效期等重要信息，这样的管理模式造成管理者无法及时地对医用耗材的流通进行监控和追踪[1]，难以做到精确性的医用耗材溯源，对医用耗材临床使用的安全保障尤为不利。

1.2 供应商管理限于手工管理模式

原医用耗材管理系统没有供应商管理功能，供应商证件管理只限于手工管理模式，或者只是单纯地将证件扫描在计算机上。这样的管理模式使工作人员不能及时掌握过期的证件信息，只是依靠供应商的自觉性来提供更新的证件，管理者处于被动的状态。其次，不能对供应商的物品质量、送货速度、退换货的数量等方面进行综合评价，对供应商的评价没有做到有据可查，只凭工作人员的模糊印象来评价供应商。

1.3 库房管理不规范，难以做好医用耗材的溯源

由于原库房管理不是医用耗材货到即入库和出库的管理模式，而是收到发票后才进行医用耗材入库和出库，有时供应商没有将发票随货同行，造成医用耗材已经使用了，但还没有进行计算机入库的状况，尤其是同一次出库的医用耗材有不同的批次，库房工作人员只是凭印象登记每一批次的医用耗材出库量，易出错，难以做好医用耗材的溯源管理。

基于以上情况，为加强医用耗材临床使用安全管理，降低医疗器械临床使用风险，提高医疗质量，必需引进新物资管理系统，对医用耗材的流通实行全过程计算机管理，增强可追溯性。

2.新医用耗材管理系统与原医用耗材管理系统的应用对比

2.1 新医用耗材管理系统业务流程

新医用耗材管理系统的业务流程是从采购计划、下单、入库、出库等各个环节进行全过程跟踪管理。新医用耗材管理系统开发语言是 vb.net，数据库是SQL SERVER 2005，结构采用c/s/s 结构。主要业务流程如图1 所示。

2.2 新医用耗材管理系统的模块

为了加强医用耗材的安全管理和溯源管理，新医用耗材管理系统与原医用耗材管理系统功能模块的最大区别是基础设置、供应商管理、库存管理，新增加的功能模块增强了医用耗材的跟踪管理，为医用耗材的临床使用提供极大的保障。

2.2.1 基础设置功能，从源头上规范每一种医用耗材

基础设置主要指基础档案，包含供应商档案、生产企业档案和物资档案。物资档案在整个医用耗材管理系统的作用十分重要，它贯穿于每一种医用耗材的采购计划、采购、使用等全过程。主要包含物资编码、物资名称、型号规格、物资分类、生产厂家、参考成本、供应商、批次管理、保质期等字段。每个供应商和生产企业都有唯一的供应商编码、供应商名称，一一对应，不得重复。增加的供应商档案和生产厂家档案可以避免一种医用耗材存在不同供应商和不同生产厂家的情况，为医用耗材的管理和临床安全使用提供更好的保障，降低临床使用风险。

2.2.1.1 物资编码是医用耗材的唯一标识

每一种医用耗材，不同规格，不同生产厂家，不同供应商都有唯一标识的物资编码，它由16 位数字组成，如1101001001001001，从左到右数起，第1，2 位代表卫生耗材，第3，4 位代表医用耗材，第5～7 位代表物资类别，第8～10 位代表物资名称，第11～13 位代表品牌，第14～16 位代表规格。原物资管理系统的物资编码由9 位数字组成，如B00010001，第1 位代表物资类别，第2～5 位代表物资名称，第6～9 位代表物资规格。从物资编码来对比，新医用耗材管理系统的定义更加规范，清晰和明确，管理者利用物资编码可快速地查询到同一品牌的医用耗材有多少种规格，生产厂家等相关信息，利于医用耗材的监管。

图1.

2.2.1.2 严控医用耗材的成本，减少不必要的支出

新医用耗材管理系统增加了每个医用耗材的参考成本，主要是防止供应商送货时同一种医用耗材有不同的价格，方便库房工作人员对价格的审核。当库房工作人员对医用耗材进行入库时，参考成本可以自动弹出，库房工作人员认真核对，严格审核医用耗材的成本，减少不必要的支出[3]。

2.2.2 批次管理功能，为做好医用耗材的溯源提供基础保障

新医用耗材管理系统增加了批次管理功能，库房工作人员在医用耗材入库时就必需正确地输入生产批号、有效期、失效期等信息，医用耗材出库时批次管理也关联，医用耗材实行“先进先出”，这样从源头上控制医用耗材的精确流通，杜绝使用过期的医用耗材，做好医用耗材的溯源管理，保障临床安全使用。

2.2.3 有效管理供应商，促进供应商提供优质服务

供应商管理主要指公司证件管理和对供应商的评价。新医用耗材管理系统支持严格管理供应商，供应商资质与采购订单、入库单关联，只要供应商资质过期失效了，就不能下订单和出库，这样可防止使用证件过期的医用耗材，保证及时更新供应商证件。

目前对供应商的评价只是凭工作人员手工记录的情况，没有系统地对供应商进行综合评价。新医用耗材管理系统增加了供应商综合评价的功能，包括物品质量、物品差错率、送货速度、退换货次数。总分100 计算，其中物品质量占50 分，物品差错率占20 分、送货速度占20 分、退换货次数占10，供应商出现以上的问题，库房工作人员在计算机上登记，每年做一次统计分析，为医院选择优质的供应商提供有效的依据，对劣质的供应商提出限期整改，保证供应商按时、按质来供应医用耗材，为临床部门提供优质服务。

2.2.4 规范库房管理，优化工作流程

厂家管理、批次管理、效期管理和溯源管理是库房管理的一项重要任务。引进新医用耗材管理系统对库房管理的作用尤为突出，对医用耗材真正做到了全过程管理。库房工作人员收到医用耗材即入库，部门领用即出库，保证医用耗材流通的准确性和精确性。原医用耗材管理系统查询某一种医用耗材时，需要手工翻查送货单或凭库房工作人员记忆，这样比较费时、费力并且精确度不高。新医用耗材管理系统每一种医用耗材都有记录唯一的生产厂家，如需查询某一种医用耗材的流通情况时，可快速地查询到入库和出库的相关信息。效期管理可提醒库房工作人员近期失效的医用耗材，使仓管员可以充分利用库存医用耗材，减少不必要的损耗，最大限度地控制和降低医疗成本。

3.总结

使用新医用耗材管理系统一年，优化了各项工作流程，提高了工作效率，从根本上解决了医用耗材管理滞后的状态[1]，加强了医用耗材监控和溯源管理，为领导决策提供了科学依据，为临床安全使用医用耗材提供了保障，降低了医用耗材临床使用的风险，为医院的发展取得了较好的经济效益和社会效益。

[1] 任凯，顾慧，沈炜.全过程医疗物资管理系统的研制和应用[J].中国医疗器械信息，2011；17（1）：4-5，59

[2] 王燕妮，李剑，亢继科等.我院物资管理系统的设计与实现.中国医疗设备，2012；27（10）：102-103，82

[3] 刘玲.浅谈医院物资管理系统的实际应用.中国医疗前沿，2012；7（23）；94-95