加强城市建设档案管理研究

高丽

摘 要：城市建设档案是城市建设过程中包括城建的规划、设计、建设、验收、维护、管理等形成的档案。城市建设包括建筑工程、市政工程、地下管线工程、桥梁工程、绿化工程等建设工程。一个城市由成千上万建设工程组成。城市建设档案由城市建设过程中所形成的文字资料、竣工图纸、声像资料、数字法数据等档案组成。完整的城建档案，对城市的规划、设计、管理、更新、抢险救灾及经济建设、社会管理、处理经济纠纷起到十分重要的作用。主要对加强城市建设档案管理进行研究。

关键词：城市建设；档案管理；搜集

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）04-0197-02

一、加强城市建设档案管理的意义

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息，发挥档案信息的时效性作用。大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

二、加强城市建设档案管理方法

1.加强城建档案的业务指导。建立和完善城市建设工程档案管理工作机制，城市建设工程档案管理是城市规划、建设和管理工作中的一项基础性工作，按照法律、法规和相关规章制度要形成一套程序化的管理机制，既要有管理办法，又要有管理措施，还要规范程序：一是争取将城建档案管理程序纳入到规划、建设的审批程序。二是要将城建档案管理工作纳入有关单位的职责范围。三是将城建档案的验收纳入工程竣工验收备案管理程序。

2.加强档案搜集与整理。（1）追踪收集。适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。（2）分阶段收集。适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，要始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。（3）强制性收集。适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。要采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

3.加强信息服务。运用高新科技和信息管理手段，加强网络信息化服务工作，实现城市建设和城市经济又好又快发展。一是要创新城市建设档案信息管理体制和运行机制，建立城市地下管线工程档案信息系统，逐步实现城市建设信息的动态管理和查询服务。二是要加强组织与协调，建立起各单位、各部门的分工和配合，整合资源，形成综合文档。三是要制定有效的城市建设工程档案管理措施，把城市建设工程档案的报送、验收和移交工作纳入工程规划、建设和管理的审批程序，各地城建档案管理机构要统一接收和集中管理本规划区内的城市建设工程档案，完善城市城市建设信息系统，为城市规划、建设和管理提供利用服务。为满足社会各界利用档案的需求提供丰厚的物质基础。要增加软、硬件的投入，加大馆场建设，添置现代管理工具，如改、扩建馆库面积，配置电子技术设备等。要拓宽档案的接收渠道，除收集正常的房屋建筑和市政基础设施工程的专业档案外，还可以采用捐贈、征集的形式，将反映传统的城市历史文化、地方特色和名人的一些档案尽可能收集进馆，也可以收购与本地区和本馆档案有关的资料，如有关文件汇编、地方报刊、年鉴、地方史志等。

4.强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平。城建档案工作是一项十分单调、枯燥平凡的工作，工作人员每天都是与文字、图纸打交道，所以要遵守纪律，自觉工作。要有耐心，脾气要好，工作细心、周到，该归档的就要归档，该补的就要及时通知单位补全。因为城市建设的一些隐蔽工程档案是不能事后补救的，审查档案时需要特别细心。工作人员要有爱岗敬业的精神，要有对历史负责的责任心，不能弄虚作假，要严格把关。档案查询的工作要实事求是，因为城建档案部门提供的证明和复印件是银行贷款和法律部门处理经济纠纷有效证据，有些人为了达到某些目的，弄虚作假。一些单位和个人在档案上增大建筑面积，以骗取银行超额贷款，有些人在处理经济纠纷时，为了取得有利于自己的证据，对城建档案进行更改，所以城建档案的工作人员要有较强法律意识和高度的责任心。城市建设档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事城市建设档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与城市建设相关的一些专业类别档案。因此，为达到城市建设档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解城市建设建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

参考文献：

[1] 姜敏.浅谈信息化条件下城市建设档案的管理[J].办公室业务，2013，（12）.

[责任编辑 安世友]