立足秘书岗位 提升工作水平

李霞

摘 要：办公室作为一个组织的综合办事机构，其工作特性决定了它在单位组织运行中有着重要地位和作用。要做好领导的参谋助手，办公室秘书必须立足岗位，提升工作水平，充分发挥参谋决策、综合协调、组织保障三大职能，以保障政令畅通及组织各项工作的顺利运行，并在工作中不断提升秘书自身的创新意识，为工作开创新的局面。

关键词：秘书；参谋；协调；保障

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）01-0120-02

办公室扮演着承上启下、沟通内外、协调八方的重要角色，既是领导决策的参谋助手，更是联系群众的桥梁纽带，办公室秘书的重要性不言而喻。这就要求其必须具有较强的沟通能力、执行能力、公关能力、团队协作能力和统筹规划能力，还要具备高瞻远瞩的领导才华，充分发挥参谋决策、综合协调、组织保障三大职能。下面将立足秘书岗位的角度，浅谈如何提升办公室工作水平。

1 服务前移，当好领导的参谋助手

牢固树立大局意识和主动服务意识，把企业的中心工作作为办公室关注和服务的重点，把更多的精力放在服务公司领导决策和抓决策的贯彻落实上，竭力找准参谋助手的立足点和着力点。自觉将自身工作置于企业工作前沿，主动研究带有全局性、战略性和前瞻性的问题，参与改革战略和经营策略的制订，发挥好参谋助手的作用。

作为办公室秘书，工作必须要细致化：①在提高预见性上下功夫，必须做到想领导所想，察领导未察，力争在某些情况的把握上先于领导，做到未雨绸缪；②引入时间管理，从实际出发，做好公司领导每天、每周、每月乃至每年的工作计划和安排，列出每一时间单位内的工作，排出优先次序，合理分配，突出重点，确认完成时间，并适当安排“不被干扰”的时间，使领导不受任何干扰地进行战略决策和工作部署；③制订并推行信息请示汇报制度，提高管理水平和效率；④对于各类会议及时发布会议纪要，做到对公司决策准确无误地进行传达。

2 深入调研，为领导决策提供依据

作为办公室秘书，在日常工作中，要认真贯彻公司和领导的决定，吃透上情、把握下情，必须深入调研，走进现场，进一步加强督查催办工作，把理论和实践紧密结合在一起，确保及时准确地督办公司决策，在保证全公司政令畅通、推动决策落实方面应发挥不可或缺的作用。

重点围绕公司的战略目标和生产经营中心开展工作：①要坚持陪同公司领导现场办公，及时整理办公信息，并按时间节点和要求对整改任务进行督查和通报；②要定期定议题下基层调研，做好日常信息和材料的收集工作；③认真听取基层领导和职工的意见、建议，包括一些焦点、热点问题，一方面为领导决策提供依据，另一方面为高质量地完成各类文稿的起草积累素材；④对于办公会议确定的各类工作，要抓好落实情况，并及时将落实情况反馈给公司领导。

3 立足全局，协调内外关系，提高服务水平

办公室是公司重要的枢纽部门，需要对公司内外的许多工作进行协调、沟通，这就决定了办公室具有工作繁杂、服务性强的特点。除了日常事务性工作外，经常有突发性和临时性的事件需要及时处理，这就要求办公室秘书协调并获得公司内外相关部门和人员的配合及支持。在协调过程中，办公室秘书始终坚持凡事与大家多沟通，多联系，不搞独立，不搞分离，以圆满完成工作为目标，与所有相关方团结一致，共同努力，确保工作按计划顺利开展。

在工作中，办公室一方面要加强公司内部各单位之间的密切协作，确保政令畅通；另一方面要做好公关和外联工作，与政府部门、企事业单位建立和保持良好的关系，提升公司形象，提高社会地位。特别是在公司一些重大活动的组织、重要会议的安排、对外接待、公务用车的调派等方面，充分考虑和协调内外各方面的关系，做到事前准备好，事中服务好，事后改善好，让领导满意，让客人满意。

4 规范管理，提高工作效率

从基础工作入手，进一步强化建章立制工作，为规范治企夯实基础。办公室秘书要适应公司机构、人员调整和机制建设要求，本着规范、科学、严格治企的方针，制订、修编、完善部门规章制度。将各项工作内容认真梳理，落实人员责任，规范工作程序，严格绩效考核管理，营造起“凡事有人管理，凡事有人落实，凡事有人考核”的良好氛围。根据各项工作制度和流程，强化基础管理，细化内部工作，明确岗位职责，杜绝工作失误的发生。

狠抓日常工作的规范化、制度化、科学化建设，不论是办文、办会还是办事，都要保证质量和效率。为了让公司主要领导集中精力想大事、抓大事，要加强对重要活动、重要文件、重要会议、重大事项、重要接待任务和上下左右关系等方面的综合协调管理工作，在以下三方面工作上下功夫。

4.1 做好“办文”工作，提高工作质量

做好“办文”的工作，按要求高质量完成好各类型汇报材料、会议纪要、领导讲话稿、计划、总结、信息等的起草、上报工作。

4.2 做好“办会”工作，提高企业形象

做好“办会”的工作，圆满完成公司各类型会议的会务组织、会议服务、接待活动。确保会议的高效性和接待的规范化，接待服务要做到文明、周到、大方、得体。为提高企业形象，要加大商务礼仪知识的学习培训力度，提升接待服务水平，把优质服务上升到规范服务，最终定格在品牌服务。

4.3 做好“办事”工作，提升工作效率

做好“办事”的工作，在公文处理、印章管理、费用预算、督办督查及领导交办的临时工作中，做到“实”“快”“勤”。“实”，即求实。要真正了解实情，落实工作进展程度，掌握基层信息，树立实事求是的思想，深入一线，去听、去看、去问，从不同侧面了解和掌握实情，实事求是地反馈信息。“快”，即快捷。牢固树立时间观念、效率观念，办事不拖拉、不疲沓，以只争朝夕的紧迫感和责任感，做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，好中求快，快中求好。“勤”，即勤快。眼勤、手勤、口勤、腿勤、脑勤，处处留心，遇事多问，经常想想，随时记记，做到心中有数，以勤补拙，努力完成领导交给的各项工作。

此外，办公室秘书要严格遵守公司保密纪律，养成良好的保密习惯，确保不泄漏公司任何机密。

5 学习创新，开创办公室工作新局面

学无止境，办公室秘书在紧张的工作之余，要重点加强对公文写作、行为规范、电脑操作和经营管理等方面知识的学习，对各项工作都要做到心中有数，避免工作中出差错。在进行业务知识学习的同时，也要进行文化修养的灌输，学会做人做事，既要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，也要使个人的知识、技能、性格、能力、品格、素质适应部门工作要求，逐步养成良好习惯，做事有分寸，工作积极主动。

为了适应新形势，要求办公室秘书具备两种精神：①创新精神，要锐意改革，勇于创新，改变旧的工作方法、工作作风、工作手段和靠老经验办事的习惯，提高工作效率；②实干精神，要埋头苦干，任劳任怨，严肃认真、一丝不苟、积极负责，扎扎实实地工作，提高工作的主观能动性，多想、多学、主动考虑问题，主动做工作，主动去探索。只有具备不断探索的创新意识，才能打破因循守旧的老框框，才能跟上日新月异的发展形势，才能开创办公室工作的新局面，为组织的发展作出应有贡献。

6 办公室工作无小事

胜任办公室秘书工作光荣而艰辛，需要有强烈的事业心和责任感，更需要有出色的工作能力和管理艺术。从事秘书职业，应该时刻注重自我提升，在工作中发挥主观能动性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，想领导所想，急领导所急，成为领导的得力助手。

参考文献

[1]姚怀山.WTO语境下中国秘书角色的重新定位[J].延安大学学报（社会科学版），2003（06）.

[2]王萍，张卫东.现代文秘工作实务[M].北京：机械工业出版社，2007.

〔编辑：白洁〕endprint