运用现代化管理手段提高教学管理工作效率

庞伟勤

（南宁市卫生学校，广西 南宁 530031）

教学管理是学校运作的中心枢纽，是对教学、学生管理等方面综合信息资源进行管理与控制，维持学校正常教学秩序的管理工作，教学管理直接影响着学校管理的整体水平。随着职业教育的改革和发展，中职学校招生规模扩大，学生数量猛增，为了拓宽学生就业渠道，专业设置和教学形式趋于多样化，在这种形势下，教学管理人员数量并未随之增加，教学管理工作强度增大，难度增加。为适应新形势的要求，教学管理方式就要不断更新，可以通过建立规范化、科学化、信息化的管理体系，运用现代化教学管理手段等措施来提高教学管理效率。

1 运用现代化管理手段是教学管理的必然趋势

1.1 提高工作效率的必要性

近年来，各校办学规模不断扩大。以我校为例，近几年的招生及专业设置情况为：2007年中专招生1 335人，2011年中职招生1 957人，招生数量逐年递增；专业数量由2007年的10个增加到现在的16个，且每年都有新设置的专业。我校从2008年开始与桂林医大等医学院校联办大专业余套读班，即学生在中专阶段学习的同时学习大专课程，目前中专学生就读大专率为70%以上，且就读率逐年增加。学生在校期间中、大专课程套读教学是我校的一个特色，在给学生就业带来优势的同时，也增加了教学工作的难度。同时近几年来我校教学管理体制和人才培养机制也在不断进行改革和调整，办学形式更加多样化，各种教学信息的处理和分析工作越来越繁杂，在教学管理人员数量相对未变的情况下，只有提高工作效率才能适应新的教育管理形势和工作需要。

1.2 提高工作效率的必然要求

在当前形势下，要想完成越来越繁杂的教学管理工作，就必须提高教学管理工作效率，加快教学管理技术和手段的革新，运用现代化管理手段，即运用计算机及其辅助现代信息技术进行管理，形成一个现代化的高质量、高效率的教学管理模式[1]。

2 目前职业学校教学管理现状及影响其效率的因素

2.1 教学管理现状

2.1.1 采用系统管理软件进行管理，效果显著 大部分教学管理工作已采用了系统管理软件，有排课系统、学生成绩管理系统、学生毕业验证系统、实验教学设备管理系统、教学管理控制系统等，基本将教学管理各项工作纳入计算机系统软件管理中，实现了现代化管理，节省了大量的人力与物力。大量数据源的存贮与精确的统计结果，为监测教学动态与效果及监控教学质量提供了科学有效的平台，不仅方便、快速，而且能减少数据计算统计的失误，有效提高了教学管理的质量和效率。

2.1.2 逐步加大了硬件设施投入 学校重视对教学管理硬件设施的建设，每年投入大量的经费购置办公设备，由于计算机等硬件设施的更新周期越来越短，学校每两年给教学管理人员更换已使用一定期限的计算机，到2011年实现了各教研室教师两人配备1台计算机，行政管理人员每人配备1台计算机，同时还购入了扫描仪、数码相机等办公辅助设备。为加快信息传递，数次增加带宽，接入光纤，提高了网络传输速度，为提高工作效率打下了基础。

2.1.3 充分利用网络资源 我校于2007年初建立了南宁市卫校QQ群，随后又建立了班主任专群、外聘教师管理群等。教师通过QQ群，可及时接收学校下发的通知和文件，也可随时下载群共享中的各种教学资源。教学管理人员和教师可通过QQ进行工作上的交流，及时通知和反馈，加快了信息传递速度。

利用电子邮件收发教学文件。目前教学计划、教案、学生成绩、教师论文、课件等大量的教学文件都通过电子邮件上交，教学管理人员只需通过电子邮件接收教学文件，提高了收集教学文件的速度，使日常教务工作变得条理清晰、简单快捷，全面提高了办公效率。

通过登录学校网站可进行学生管理信息、教学信息、实训基地信息、招生信息、就业信息等的网上查询，使教师、学生能及时获得相关信息，通过畅通的网络化通讯平台，实现迅速、便捷的信息交流和资源共享，提升了工作效率和管理质量。

2.2 影响教学管理工作效率的因素

2.2.1 工作方式陈旧，不愿尝试新的管理手段 某些管理人员教学管理观念较落后，习惯以手工方式进行信息收集、管理、反馈和交流，不愿尝试新的工作方式，甚至有些管理人员不会操作计算机，仍沿袭落后的管理手段，不注重信息化综合技能的提高，工作效率低下。

2.2.2 管理人员产生职业倦怠，缺乏工作积极性 教学管理人员是职业倦怠的高发人群，学校在招生形势喜人的同时出现工作量与人员比例失衡的问题，导致教学管理人员不得不延长工作时间，有的人员工作时间长达12小时以上。长期高强度、长时间以及繁冗琐碎的工作，易使管理人员产生职业倦怠。

2.2.3 教学管理人员工作强度大，没有时间和精力学习先进管理方法 学校的教学管理工作十分繁重，除了日常工作外还有教学改革、业务学习、课题研究等，此外，教学管理人员还担负着各级部门各式各样频繁的检查及评估验收材料的准备工作。学校每年都有2～3次评估检查，这些工作几乎都由各岗位教学管理人员配合完成，时间紧、任务重，在完成日常工作之外，他们主要的精力都放在评估及检查工作的材料准备上，从而无法顾及学习和研究新的工作方法。

2.2.4 采用的管理软件存在缺陷，软件的适用性较差 在教学管理中，大部分工作已采用了系统管理软件，但有些软件存在缺陷，各个模块不一定都适用于我校实际情况，使得软件的适用性低，达不到预期的管理目的。如我校教学管理双向控制系统某些模块的功能不是很完善，并不完全适合我校实际情况，在使用一段时间后，又需更换新的管理软件，而频繁更换管理软件造成一些文件信息及数据丢失，且每次更换软件要将大量的数据重新导入，工作量非常大，影响了工作效率。

2.2.5 管理硬件不完备 尽管学校已加大了教学管理硬件投入力度，但某些岗位的硬件设施配置仍相对不足，例如一些工作量比较大的岗位目前使用的仍是单张送纸的针式打印机，打印速度较慢，导致工作效率低。

3 运用现代化管理手段，提高工作效率的措施

3.1 更新观念

随着教学改革的不断深入，教学管理工作也要不断调整和变化，教学管理人员在日常工作中应树立创新观念，与时俱进，不能一味地固守着旧的工作方法和思维方式，应不断学习、探索、加强创新意识，利用科学的管理知识及方法，创造性地开展工作，把新的理念引入教学管理工作当中。

3.2 加强教学管理队伍建设

随着教学管理信息化进程的加快，提高教学管理人员的信息素养和信息管理能力是学校发展的必然要求，管理人员素质的高低和能力的强弱直接决定了教学管理水平与信息化建设的成效[2]。管理人员的计算机操作熟练程度与工作效率成正比，学校要加强教学管理人员培训，根据管理人员的岗位特点，有针对性地加强其信息管理能力的训练，提高其信息意识和信息化操作能力。给管理人员提供学习新技术、新方法的平台和时间，通过培训、进修、继续教育等渠道提高教学管理人员的计算机水平。

3.3 克服职业倦怠，提高工作积极性

职业倦怠的产生有客观和主观两方面原因，可从工作和心理方面进行减压。可通过适当减少工作量，合理分配工作等方式进行调节，同时减少加班、避免疲劳工作状况。在管理上“以人为本”，加强上下级沟通，使教学管理在宽松、和谐的气氛中进行。采取相应的业绩评价量化标准，给优秀工作人员予以鼓励，激发其工作热情和信心，以提高其工作积极性。

3.4 积极开发或引进规范适宜的教学管理软件

充分结合我校教学工作和教务管理的特点，积极开发或引进规范适宜的教学管理软件。在教学管理软件的引进或开发过程中，教学管理人员要全程参与，及时发现软件设计缺陷，并提出意见，使引进或开发的教学管理软件在结构、功能、使用上更加科学、合理、高效。

要提高教学管理工作效率，探索更高效的工作方式，就要使教学管理的全过程汇入计算机应用技术。一套合适的管理软件可以数倍提高工作效率。我校的教学管理工作大部分已采用了系统管理软件，在继续完善现有的各子系统管理功能的同时，建议增加以下的教学管理系统。

3.4.1 教材管理软件 教材征订可采用教材管理软件进行管理，我校年征订教材数量约为13万册、710种，征订教材的班级平均为61个，教材种类繁多，数量大，给教材管理工作带来困难，如采用软件管理，可使教材采购、入库、教师和学生领用处于计算机监控之下，使订、收、发、存环节合理清晰，减少大量手工录入及统计工作，提高工作效率。

3.4.2 教师档案管理软件 中职学校评估检查工作较多，教师学历、职称的不断提高，各种技能、获奖证书的增加，给师资情况统计工作增加了工作量，如采用教师人事档案管理软件，可对人员增加、教师调动、职称提高、证书管理、教师培训、获奖情况等进行快速准确统计；也可以图片的形式将教师档案（如学历学位证、职称证、教师证、技能证、获奖证书等）信息扫描入系统，解决了评估检查时需要大量的人力物力的问题；同时便于对教师档案及时更新，随时掌握最新的师资情况，也避免了人员变更交接不清的问题。

3.4.3 评估材料可使用电子文档系统管理 每年的评估工作需要花费大量的人力物力来进行材料整理，若能实现评估材料的系统化管理，可将各部门的材料定时更新，以图片或文本的形式存入系统，系统自动将各评估条目的内容归类。此外，也可进行无纸化评估，从而节省大量的人力、物力、财力，提高工作效率。

3.5 加大教学管理现代化建设经费的投入

随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，计算机等硬件设施的更新周期越来越短。因此，学校应加大对教学管理经费的投入力度，更新教学管理硬件配套设施。

3.6 寻求更快捷、更便利的网络资源

优化校园网，应用网络实现迅速便捷的信息交流和资源共享。通过网站发布信息，让教师和学生及时了解最新的教学动态。教师、学生以及其他人员可以从网上获得相关信息，从而解决通过打电话或亲自到办公室进行了解或咨询的问题，提高办事效率。学校网站可以开通问答式或交互功能，如留言板、E-mail等，建立教师与学生的网上交流平台，实现网上评教评学。通过校园网的辅助功能，使教学管理人员提高工作效率，提高管理质量。

总之，要紧扣中职学校的特点，深入分析和总结当前教学管理中存在的问题，使教学管理工作摆脱落后的管理模式，充分利用现代化管理手段，建立完善的、科学的、规范的管理体系，推进教学管理的现代化和高效化。