国内标准有效性自助查证策略研究

顾晓虹

（上海市质量和标准化研究院）

国内标准有效性自助查证策略研究

顾晓虹

（上海市质量和标准化研究院）

本文分析了目前标准有效性查证服务的流程及模式，总结了用户在数字化信息技术环境下的标准有效性查证服务需求特点,并针对用户需求特点研究设计了集随传随取、二次查证、查证归档三大功能为一体的标准有效性自助查证策略。

标准信息 有效性查证 信息服务

1 标准有效性查证服务的现状及问题

1.1 服务现状

“标准有效性查证服务”是为了满足企业标准化工作对标准信息动态跟踪的需求，由标准服务机构对用户所提出的标准进行查证或跟踪，并报告标准的最新状态，如: 标准是否被更新、替代、修订或作废等信息。当前标准文献的种类和专业纷繁，数量庞大，更新频率又不一致，增加了企业尤其是中小企业收集、跟踪标准信息的难度。截止2014年6月就上海市质量和标准化研究院的《标准文献题录数据库》国内馆藏题录数据达20多万条，种类约70多种。

伴随着计算机技术和互联网技术的成熟和发展，标准服务机构开发建立了标准文献题录数据库，通过互联网提供检索服务，使标准信息的检索不受时间、地域的限制。但以文献著录规则为基础的加工单元所形成的传统元数据，与用户理解的标准信息存在差异，这种以标准题录数据库为基础的传统检索方式对标准信息的有效使用产生了局限性。

1.2 服务流程

当前标准信息服务机构所提供的标准有效性查证服务流程（如图1所示）一般为企业提出查证的需求，并提交标准有效性查证委托单，服务机构获取企业提交委托单后，为适应标准文献题录数据库著录格式规则，由服务机构或企业进行标准清单的格式修正和统一，从而实现在题录数据库中进行检索确认，最后由服务机构出具标准有效性查证证书。传统的服务周期一般为5-7个工作日，且需服务机构工作人员和企业人员同时参与。

图1 标准有效性查证服务流程

1.3 需求分析

根据上海市质量和标准化研究院的《标准文献题录数据库》统计，近几年来，标准制修订数量攀升（ 2008～2013年度国内标准更新数量统计，见表1），特别是涉及食品安全、特种设备安全和环境保护等标准的制修订频率增多，以GB 2760—2011为例，卫生部分别于2011年发布4次、2012年发布5次、2013年发布3次公告，截止2014年6月发布4次公告，公布此标准的实施和修订发布信息，因此可见标准有效性查证服务是持续不间断的过程。用户在使用标准过程中，首先应确认标准是否现行有效，并及时获取最新的标准文献。标准有效性查证服务不仅是对标准信息有效的确认，也是对标准文献有效使用的保障。

表1 2008～2013年度国内标准更新数量统计

2 标准有效性自助查证策略

2.1 策略概述

计算机技术和互联网技术的发展，基于WEB的快捷服务越来越被人们接受，提供以用户为中心，随心、随时、随地的标准信息服务，通过对标准有效性自助查证策略的研究，实现标准有效性查证的自助服务模式（如图2所示）。

图2 标准有效性查证服务流程标准有效性自助查证服务模式

标准有效性自助查证策略主要由解决用户查证清单格式在WEB的应用和用户接受度，应用于查证功能的检索表达式的表达、标准有效性查证服务清单的获取和内容理解，以及二次查证的应用组成。

自助查证策略由于标准文献题录数据库的数字化信息与互联网应用的特点，有以下需求：

（1）对及时性的响应需求。查证委托时，用户标准查证清单在标准有效性自助查证系统中的检索，需满足清单文件格式能被系统接受，清单内容能被系统识别实现检索，系统能及时反馈查证结果。

（2）对内容性的咨询需求。知识型的标准信息服务应是使用户能自主的理解和使用，规范性的文档是保证用户标准有效性查证结果的查准率，详细的内容说明是用户理解信息的依据。

（3）对持续性的跟踪需求。标准有效性的确认是不间断的过程，即标准在若干年后被另一个标准代替，而另一标准又被其他标准代替，协助用户有序地管理标准查证结果，用户可随时对历次记录，提出二次查证的请求，无需再次上传查证清单。

2.2 服务流程

标准有效性自助查证流程（如图3所示）由企业登陆上海标准化服务信息网提出查证需求，自主上传标准查证清单，系统获取企业提交清单后，在题录数据库中进行检索确认，最后通过WEB页面或邮件直接获取标准有效性查证信息。自助查证服务能够做到即传即取，解决了传统查证服务周期较长的缺陷，且无需服务机构工作人员和企业人员的反复协调，切实做到不受时间、空间限制，满足用户随时随地标准信息需求。

图3 标准有效性自助查证流程

2.3 策略内容

2.3.1 用户查证清单格式

标准有效性自助查证是以上海标准化服务信息网为平台，标准文献题录数据库为资源的服务，用户提交标准有效性查证清单文件格式必须是能被上海标准化服务信息网所接收，内容能被准确识别。由于网络环境要求，需考虑上传文件大小是否合适，同时也要考虑到用户对标准清单文件格式的采纳程度与所采用应用程序的普遍性。

标准有效性查证清单记录的是由标准代号，标准序列号和标准发布年份组成，一般只包含字母、数字和符号。当前用户大多使用Microsoft Windows操作系统，其系统中自带的“记事本”应用程序，能满足记录标准号检索表达式的要求，且此类文件占用空间较小，研究决定使用文件后缀名为“.txt”的纯文本文件作为用户提交标准有效性查证清单的文件格式。

2.3.2 检索表达式

标准有效性查证活动是在标准文献题录数据库中进行批量检索的过程，所以用户查证清单的格式必须与数据库数字信息的要求相匹配。当前用户缺乏标准文献数据库的元数据信息的知识，不能严格执行标准有效性查证委托单的规则要求，这样就造成了查证结果的准确率降低。

通过对服务实践中，用户检索过程中出现的各类问题的总结和分析，依据《国内标准文献题录数据库著录规则》，开展对检索表达式的研究，分别为解决以下问题制定相应的标准有效性自助查证服务检索表达式匹配规则。

标准有效性自助查证服务检索表达式匹配规则：

（1） 标准代号为小写格式，匹配数据为标准号大写格式，半角状态。

示例gb，gb/t 匹配数据GB，GB/T；示例hg，hg/t 匹配数据HG，HG/T；

示例db31，db31/t 匹配数据DB31，DB31/T。

（2） 标准号以全角字符输入，标准代号和标准顺序号之间存在多个字符的空格，且顺序号和年号之间以“：”和“——”进行连接，匹配数据为一个字符空格与一个连字符（即 “-”）连接。

示例GB_ _ 27607——2011 匹配数据GB_27607-2011；

示例GB_/_T_ _27606：2011 匹配数据GB/T_ 27606-2011；

示例HG_/_T_ __ _2760——2011 匹配数据HG/ T_2760-2011；

示例DB_31_/_T_ _18:2010 匹配数据DB31/T_ 18-2010。

（3） 输入标准年代号为两位，如-99，而非-1999；匹配数据为四位标准年代号，结果显示为两位年代号数字大于50时加上1900，小于50时加上2000。如：

示例GB/T 1184-96 匹配数据GB/T 1184-1996；

示例CB/T 1102-08 匹配数据CB/T 1102-2008；

示例DB31/T 18-10 匹配数据DB31/T 18-2010。

（4） 系列标准未分别一一列出，有两种情况，一种是当用户未明确列明具体分部，结果显示此系列标准中当前状态为现行有效的标准号；另一种是用户使用连接符号表示某区间的标准号，由于连接符号主要是用于界定标准序列号与年号，所以此处结果显示未查证。

示例GB 4706.8～10-2008 匹配数据 未查证

示例GB 18071. 匹配数据GB 18071.1-2012

（5） 标准号未标注标准年代号，匹配数据为此标准现行状态的数量最大的年代号。

示例GB/T 1.1 匹配数据GB/T 1.1-2009；

说明GB/T 1.1-2000当前状态为作废，被GB/T 1.1-2009代替。

示例GB 4706.1 匹配数据GB 4706.1-2005；

说明GB 4706.1-1992、GB 4706.1-1998、GB 4706.1-2005皆为现行状态，检索结果显示取最大年代号。

（6） 标准代号对强制性和推荐性，即是否需标注/T定义不清，匹配数据为标准文献题录数据库中准确标准代号。

示例GB 1.1-2009 匹配数据GB/T 1.1-2009；

示例GB/T 4706.8-2008 匹配数据GB 4706.8-2008；

示例CB 1102-2008 匹配数据CB/T 1102-2008；

示例DB31 18-2010 匹配数据DB31/T 18-2010。

2.3.3 标准有效性查证服务清单

自助查证是基于互联网的标准信息服务，由于受网络环境的限制，用户上传标准清单内标准的记录数如过大，会造成用户等待时间过长，且占用网络资源和用户计算机资源。根据系统检索单个标准速度限制，规定用户提交标准清单内标准的记录数小于1000条时，用户可直接通过网页获取标准有效性查证服务清单；而用户提交标准清单内标准的记录数大于1000条时，标准有效性查证服务清单将以邮件的形式发送到用户指定的邮箱内。对查证实现结果条件限制和形式的统一规范，用户可预先感知服务的效果，并可根据自身需求，选择分批查证，即时获取服务清单。

标准有效性查证服务清单是用户查证清单在标准文献题录数据库中实施检索结果的显示。作为标准服务机构所出具的专业性的服务报告，用户的问题主要是对标准“当前状态”的描述。标准有效性查证的主要目的是对标准当前状态的判定，根据《国内标准文献题录数据库著录规则》对标准现行状况的描述，结合用户对标准状态的理解，分别选取“现行有效、作废、废止”状态用于描述标准现行状况。并且为突显其在当前状态描述栏中的显著位置，首位显示，并用方括号（即[ ]）特别标明。一般标准的发布公告日前和具体实施日期存在一定的过渡期，为提示用户对标准及时更新，在标准有效性查证服务清单的“当前状态”栏中对即将作废标准的作废日期进行主动标注。

在标准有效性查证服务清单的“当前状态”栏中对作废或即将作废标准主动标注，包括作废日期、被代替标准号、部分代替标准号以及修订情况等。以下为对“当前状态”栏项目组成和内容描述的具体说明：

（1）“现行有效”：表示该标准现行有效；其中，“标准号有误”表示标准号有错误，正确标准号为***；“需更新”表示该标准的内容有增补、补充或部分删除；“补充修改”表示该标准在出版过程中有误，由国标委发出修改单，单号为***等情况。如表2现行有效状态说明：

表2 现行有效状态情况说明

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（2） “作废，被×××代替”：表示该标准已作废，并被×××代替；如表3作废状态情况说明：

表3 作废状态情况说明

（3）“废止”：表示该标准已作废，无新标准代替；如表4废止状态情况说明：

表4 废止状态情况说明

（4）“未查证”：表示因各种原因无法在标准文献数据库中查到的标准，主要原因是由于不在上海市标准化研究院标准文献馆馆藏范围内或标准号的书写错误。如表5未查证状态情况说明：

表5 未查证状态情况说明

2.3.4 二次查证

对用户历次标准有效性查证服务清单进行存储，并定义唯一识别码查证号，通过按具体查证日期的作为查证号的组成部分，由于自助查证可能存在同一天多次查证，在八位具体日期号后加上查证顺序流水号以做区分，具体按“ZX+八位日期号+2位流水号”的格式进行记录，查证记录列表按查证日期进行排列。

为免除用户再次上传查证清单的行为，使用户利用规范化的标准信息清单，提高标准检索的准确率，对历次查证服务清单记录设置“二次查证”功能，即可对历史查证记录进行再次有效性查证，并生成新的标准有效性查证服务清单。在标准更新选项设置“更新”按钮，对标准有效性查证服务清单中需更新的标准号进行提取，汇总生成新的当前状态为现行有效的标准目录清单。

3 结束语

标准有效性自助查证策略研究是对标准有效性查证服务在方式上的创新，提出了自助查证策略，从而能实现其在上海标准化服务信息网平台的应用。上海市质量和标准化研究院作为专业的标准服务机构，结合实践服务经验，力求在服务的方式上更快捷、简便，服务的内容上更注重个性信息需求。

The study of the China standard validity self-help verifi cation strategy

Gu Xiao-hong
( Shanghai Institute of Quality and Standardization )

This paper analyzes the present pattern of the standard validity verifi cation service, summarizes the users' demand character for the standard information service, in the digital information environment, and develops the standards validity self-help verifi cation strategy with three functions of upload/download, secondary verifi cation, verifi cation fi ling, basing on users' demand character.

standard information, validity verifi cation, information service