计算机技术在档案信息管理中的应用

赵春苗

摘 要：在档案信息管理中，计算机技术的作用是非常大的，尤其在档案信息检索和档案信息管理方面，应用计算机技术来进行档案的管理能够更好的在这个过程中实现档案管理的数字化、网络化和自动化发展，同时也能更好的利用计算机和网络系统来进行信息的收集，同时在安全方面也是非常有保障的。

关键词：档案信息管理；计算机技术；信息网络

档案信息对经济的发展和社会的进步是有着很大的影响，在科学技术不断发展的同时，对档案信息管理技术进行改革和发展是有很大的实际意义，这样能够更好的提高信息检索的速度，同时在档案信息管理方面也能更加的便捷，对于档案信息管理来说是有很大的影响的。

1 档案信息管理及计算机技术应用在档案管理中的重要性

在档案信息管理制度中，我国对计算机技术的应用是非常广泛的，同时在效果方面也是非常明显的。在档案信息管理方面，对重要的档案信息可以通过必要的技术和手段来进行安全管理，同时对档案中隐藏的信息要进行保护。很多的档案都是具有隐私性质的，例如我们个人的工作学习档案，当时即使是具有隐私性质的都是要在相关的行政管理部门的管理下的。在计算机技术不断发展的现在，很多的档案信息在不断的进行更新和发展，同时，也实现了档案管理的信息化发展。在人们的生活和工作中，计算机已经成为了重要的组成部分，同时也成为了生活和工作中非常的工具。因此，将计算机技术和相关的技术应用到各个领域中已经成为了社会发展的重要组成部分，在档案管理方面也不例外。档案是一种非常特殊的信息资源，在社会信息系统中有着非常重要的地位和作用。现在，社会和科学技术都在不断的发展过程中，档案电子化已经慢慢成为了档案管理工作中的重要组成部分，而且在实际的应用过程中也取得了非常显著的成效。在进行档案信息管理的时候，也是经历了很多的发展过程的，在最初人们是完全依靠人力手工的方式来进行档案管理，在计算机技术得以应用的情况下，人们的工作强度发生了很大的变化。现在，虽然档案管理还是停留在人工管理和机器管理并存的情况下，在档案管理方式和方法上是存在着不完全的问题。在信息科技不断发展的情况下，人们对档案管理的效率和水平也提出了新的要求，这样就使得计算机技术的应用起到了很大的作用。计算机技术在近年来的发展速度表明，这项技术在发展过程中对人们的生活和工作是有很大的影响。

2 计算机技术在档案信息管理中的益处及其功能

在档案管理中应用计算机技术是有很多的益处的，计算机技术在档案管理中进行使用，能够实现对更多的档案信息进行处理，同时，档案管理的工作人员也能更好的提高信息处理的能力，将各种档案信息以非常快的速度进行输入和保存，这样能够更好的提高计算机在档案管理方面的逻辑推理能力和信息判断的能力。计算机在对档案信息进行储存的时候能够更好的对信息进行必要的分类，同时，在对信息进行使用的时候能够更好的进行提取和分析。信息在经过计算机处理之后能够更好地提高工作人员的管理效率，同时，在对信息进行整合和利用的时候也能更好的提高效率。在档案信息管理中应用计算机技术能够更好的实现档案信息的数字化发展。

档案信息数字化是指应用计算机技术对图书馆或者是档案室中的纸质档案材料进行收集，然后将这些档案信息利用计算机进行筛选和采集，这样能够更好地实现档案进行的分类和加工，同时，也能将档案信息存储在计算机和网络中，这样能够更好的方便人们进行信息的查阅，同时也能更好的对档案信息进行利用。利用计算机软件和硬件对档案信息进行加工和处理形成的档案信息和纸质的档案进行比较，能够更好地实现档案信息的数字化，同时信息也能更好的进行保存和修改，在使用方面也是非常的方面的，使用的人员可以利用计算机和网络在任何地点和任何时间对档案信息进行使用。计算机技术的应用，不仅仅提高了档案信息的处理效率，同时也避免了档案信息出现的缺失损坏风险。档案信息的网络化和数字化管理能够更好的提高档案信息的管理方式，同时也能更好的实现档案进行的检索，这样能够更好的利用网络来进行学习，同时也能更好的实现档案信息的资源共享。

我国的档案信息管理已经慢慢实现了电子化和数字化同步发展，同时在信息化和网络化发展方面也是有很大的突破。在档案信息管理中应用计算机技术能够更好的实现管理和技术的同步，同时也能更好的对信息进行分类管理，这样能够更好的方便人们对档案信息的使用，在社会影响力方面也是会有很大的效果。

3 计算机技术在档案信息管理中的应用

3.1 通过计算机相关技术来创建档案数据库

在档案数据信息的保存过程中，应用于计算机的相关技术来开发和建立档案数据库是档案信息管理的核心，更是档案管理正规化，数字化，网络化的必须步骤。所谓的数据库指的就是依照数据结构和信息的分类来存储，组织以及管理数据的一种所谓的电子仓库。同时，它也是用户所需要的各种档案信息的一种信息数据管理的方式。所以说通过计算机相关技术来建立数据库在档案信息管理当中占有重要的地位。在档案管理当中建立完善的数据库和相关的程序，来对大量信息进行管理和共享，对数据库设计相配套的程序，修改并检索原有数据，通过相应数据库的建立来接管理和查询档案信息资料。

3.2 规范对档案数据库的建设和管理

在对档案信息建立了相应的档案数据库之后，对其进行规范的管理和建设是重点。当前，档案信息数据库的管理上还是存在漏洞和缺失，并因此导致某些档案的泄露。所以在现在的基础上，应该加强对档案的管理建立健全的管理规范。一方面，在原有管理机制的层次上，提高档案管理方面的安全机制，防止泄露，另一方面，在档案信息数据库数据不断扩大发展的情况下，通过建立新的档案管理软件和程序来扩大数据库的信息，让数据库随着时代的发展需要而发展。总之，通过加强对数据库的管理和开发来做好做好档案的规范化，标准化，发展化的建设。

3.3 提高档案信息数据库的安全系数

档案数据库系统的安全性十分重要，其的信息泄露将会导致严重的后果，而重者会有甚于危害社会和人民财产。所以，在数据库的管理过程中应该加大数据库的安全系数，使黑客难以窃取其中的重要信息。其一，我们要加强数据库软件本身运行及其的防病毒，黑客的系数，可以运用一些相应的防止病毒的软件和密保软件等；其二，要提高数据库本身的安全性，并且要防止数据库管理者来泄露数据库当中的信息。

3.4 通過成熟的计算机技术来加强对档案信息相关软件的研发工作

对于档案信息的管理离不开相关软件的应用，因此加大档案管理软件的研发力度是十分重要的。在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的成熟，通过对相关软件总体的结构和模块进行重新设计，编程以及调试和测试来编写，开发新的数据库软件和管理软件，并以此来开发出适合时代发展以及广大客户需求的档案管理程序和相关软件。

4 结束语

在档案信息管理中应用计算机技术是有很大的促进作用，能够更好的发展我国的档案管理工作。在科学技术不断发展的现在，将计算机技术和网络技术应用到档案管理工作中对档案事业的发展是有很大的推动作用的，但是，在应用的过程中也是要解决一些问题，对出现的问题进行解决能够更好的保证应用的效果。

参考文献

[1]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报：社会科学版，2008（4）.

[2]丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究[J].南京工业职业技术学院学报，2006（2）.