基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究

卞咸杰

摘 要：针对我国互联网数据业务和市场十分迅猛的发展势头，分析国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势，论述基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义、内容、思路、方法以及电子邮件归档管理研究拟解决的关键问题。

关键词：互联网；数据业务；电子邮件；归档

Abstract：For China's gaining momentum of Internet and data services market， the author tries to analyze the current situation and development trend of domestic research on e-mail archiving，discourse the significance content， ideas， methods of the research of e-mail archiving management based on the the Internet data services， and discusses the critical issues that e-mail archive management research intend to solve.

Key words：The internet；Data business；E-mail；The archive

在这个互联网飞速发展的时代，随着计算机技术、网络通讯技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无所不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、各个领域，遍及办公机构乃至社会的基本细胞——家庭与个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。截至2013年6月，电子邮件用户达24665万，占网民使用率的41.8%，手机邮件占手机网民的29.1%，比2012年12月增长1.8%。[1]由此可见，电子邮件已成为电子政务、电子商务中必不可少的信息资源。从系统论的角度来看，电子邮件的管理固然要求有一个良好的电子邮件系统的内部环境，但其外部环境（诸如社会环境、机构环境）也是不可或缺的重要管理因素。“如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，并安全高效地管理和利用邮件信息，是现阶段电子邮件管理中亟待解决的问题。”[2]本文将从电子邮件的凭证价值宽泛性、电子邮件知识管理价值取向、电子邮件安全归档和电子邮件知识管理系统构建等方面加强对基于文件管理的电子邮件进行研究。

1 国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势

近年来，我国互联网数据业务和市场的发展势头十分迅猛，SP/CP的兴起、电子商务的理性发展、电子政务的推进以及企业信息化的长足发展和网络的应用为电子邮件信息资源的开发与利用提供了丰富的客户群。国内外关于电子邮件的研究文章也十分丰富，但对于电子邮件归档管理的研究成果很少。从中国知网上检索的13篇文章中，剔除新闻报道和行业标准后，只有7篇学术论文研究电子邮件的归档问题。而且这些非常有限的研究成果也没有形成完整的理论体系。此外，山东大学武华维的硕士毕业论文《电子邮件的归档管理》只是从电子邮件的定义及其通信原理、电子邮件在组织机构中的作用、电子邮件的价值和管理目标、电子邮件的参考模型等方面来进行研究，但对基于互联网数据业务把电子邮件归档与信息资源的开发利用联系起来尚未涉及。对基于互联网数据业务的电子邮件归档管理加以研究目前在国内还是空白，这种研究现状对于正确解读电子邮件归档之后的管理和信息资源开发利用，客观评价电子邮件的功能，特别是挖掘电子邮件归档后的情报价值、凭证价值和知识价值是极为不利的。

我国档案行政主管部门非常重视电子邮件的归档问题，国家档案局于2005年就制定了档案行业标准DA/T 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》。随着办公自动化的深入发展，互联网时代的电子邮件归档在行政机关、企事业单位应用十分广泛。档案业务部门对电子邮件的归档也进行了实践，但对其理论研究并不活跃。如何实现互联网时代正确认识电子邮件与归档管理关系问题，这是电子邮件作为档案管理首先需要解决的问题，也是现代档案管理中电子邮件信息资源开发与利用所无法回避的问题。

本项目基于互联网数据业务加以研究电子邮件的归档管理，进一步丰富档案信息资源的建设，适应了档案现代化建设的需要，也是档案信息化、数字化发展的必然趋势。

2 基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义

经过十多年的发展，中国互联网已经形成规模，互联网应用走向多元化。互联网越来越深刻地改变着人们的学习、工作以及生活方式，甚至影响着整个社会进程。基于文件管理的电子邮件归档可以用于有大量邮件流通的各政府机关、企事业单位。通过电子邮件数据采集、数据存储管理和搜索等功能模块，有助于更清晰有效地识别、提取和保存电子邮件中的各类重要信息，从而达到共享利用有用电子邮件信息的目的。能够有效地利用互联网数据业务资源，实现电子邮件信息共享，并以搜索的形式对外开放，同时通过分析这些大量电子邮件，能够得到丰富的信息，使电子邮件归档之后完成从数据管理转向信息管理与知识管理。因此，通过基于互联网数据业务，对电子邮件知识管理加以研究，开发电子邮件信息资源，不仅有着重要的理论意义，而且有着一定实用价值。

3 基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的内容

归档是传统档案学的特色研究领域，也是现代档案工作的核心。电子邮件归档如一个关键的模块，直接关系到其他环节工作的开展，关系到电子邮件的存储和效力的保障。目前，在我国电子文件归档的研究取得了很多成果，但电子邮件归档是个短项，尚无学者系统地进行研究。本文拟从以下几个方面进行研究。

在电子邮件归档的管理环节上，重点研究电子邮件归档的优化。对电子邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量邮件数据的应用，对数据进行有效的迁移和管理的技术。归档部门要最大限度地做到存储优化，正确区分电子邮件存储备份与归档的差异，明确电子邮件归档的内涵，通过技术手段和存储安排做到电子邮件归档优化。

在电子邮件归档的管理目标上，重点研究电子邮件归档的真实性和完整性。维护电子邮件的真实性，使归档保存的电子邮件与传统的档案一样，具有法律效力，是电子邮件归档的核心目标之一。通过电子邮件本身、工作环境和网络传输路径等方面加强电子邮件的防护，保证电子邮件在传输和迁移过程中没有发生非法操作和损害。维护电子邮件的完整性，要研究从数量上，如何保证电子邮件的齐全完整，从质量上，如何保证电子邮件的有机联系。此外，既要加强对电子邮件归档的内容、背景、结构和元数据等个体的完整研究，又要加强对电子邮件原生次序的有机联系整体的完整研究。

在电子邮件归档的信息安全上，通过研究电子邮件归档的技术手段、管理制度和安全法规，防范电子邮件归档中邮件炸弹、邮件病毒、信息篡改、数据丢失等问题的发生。“互联网基础结构和工作机理的设计使得美国在网络世界排在主导地位，也在通信领域拥有绝对优势。”[3]尽管这样，美国的电子邮件安全隐患仍有显现。如，美国国家安全档案局（National Security Archive）在2007年9月对总统执行办公室提出起诉，指控执行办公室丢失了2200万封白宫电子邮件。白宫最高技术官员承认，“备份磁带中有三个多月的数据已经丢失了”。[4]因此，电子邮件归档的信息安全与电子邮件的真实性、完整性一样，都是电子邮件归档的重点研究对象。要从电子邮件文本自身的安全防护、工作环境（存储、处理）的安全防护、电子邮件传输路径上的安全防护三方面着手，研究如何构建电子邮件“多层安全防护体系”。

在电子邮件归档的知识管理上，电子邮件系统作为一种日益普及数据业务的交流手段，每天都承载着大量的数据交换。这些交换的数据中包含大量有用的信息与知识，鉴于目前电子邮件点对点交流的特点，这些信息、知识只能保存在通信的各方，不能得到充分的利用。对于政府机关、企事业单位来说，电子邮件作为日常内部和外部交流的重要手段，很多重要的信息和知识都包含在电子邮件中，而这些信息和知识是政府机关、企事业单位的宝贵财富，分散在个体不能共享，是一种资源的浪费。为了能够方便有效地收集和管理有用的邮件信息，加强电子邮件知识管理的研究，有利于提高电子邮件归档的效用。

在电子邮件归档的维护成本上，注重对成本效益的研究。随着政府机关、企事业单位业务活动的持续开展，电子邮件系统中的数据会不断累加，大量的电子邮件数据保存在价格昂贵的主存储设备中，造成硬件投资的不断增加。这不仅会严重影响业务程序运行的效率，而且会造成许多政府机关、企事业单位盲目地减少电子邮件数据的存储数量，缩短电子邮件数据存储周期。数字时代人们考虑电子邮件存储成本的主要出发点已经不再是物理空间，而是数据维护成本，要从电子邮件整体数据存储、系统效率的角度全面衡量，确保电子邮件归档的数据维护成本最优化。因此，从电子邮件归档管理政策、归档策略的选择、软硬件配置、管理流程设计等方面研究，力求电子邮件归档的成本效益的最大化。

4 基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的思路、方法

文献资料法：运用全国学术期刊网、中文科技网、读秀学术检索以及超星、方正、书生电子图书等，查阅电子邮件归档管理理论研究发展过程，全面掌握电子邮件归档管理理论研究所取得的成果，并借鉴社会科学学科研究的成果。通过对掌握的电子邮件归档的文献进行创造性的思维加工，形成对电子邮件归档本身的科学认识。在现有成果的研究基础上，进一步深化电子邮件归档的管理研究。

调查研究法：调查研究是科学研究中一个常用的方法，在描述性、解释性和探索性的研究中都可以运用调查研究的方法。它一般通过抽样的基本步骤，多以个体为分析单位，通过问卷、访谈等方法了解调查对象的有关资讯，加以分析来开展研究。采用书面调查和访问调查，向我国档案管理的专家、教授，较全面地了解基于互联网数据业务的电子邮件知识归档研究现状以及此文研究的建议。重点到大型企业了解和掌握电子邮件归档的现状，实际考察其归档情况。

数理统计法：数理统计法是数学的一门分支学科。它以概率论为基础运用统计学的方法对数据进行分析、研究导出其概念规律性（即统计规律）。在调查统计的基础上，借助系统分析、数理分析等方法，利用采集样本的平均数、标准差、标准误、变异系数率、均方、检验推断、相关、回归、聚类分析、判别分析、主成分分析、正交试验、模糊数学和灰色系统理论等对电子邮件归档实验所取得的数据和测量、调查所获得的数据对电子邮件归档系统进行定量性研究。

理论分析法：运用社会科学研究常用的分析法，对电子邮件归档中各种本质的和非本质的现象进行系统的分析研究。尤其是对电子邮件归档过程中完整性、安全性、可用性、真实性进行分析研究，制定科学、合理、有效的电子邮件归档策略。

5 基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究拟解决的关键问题

面对文件管理陷入“电子邮件文山”，电子邮件的“身份”难以准确鉴别，电子邮件的安全性令人担忧，电子邮件的可靠性与真实性莫衷一是等困境，对电子邮件的归档管理研究拟解决的关键问题表现在以下方面：

一是针对归档电子邮件作为证据认定和采集上存在的障碍，将提出从邮件来源安全、邮件系统可靠、背景信息全面和邮件内容真实等方面提供保障措施；

二是在分析传统的电子邮件存储与归档的分级方式有着数据存储的成本较高、分级过分依赖于访问率高低、相关信息具有后验性和不同厂商的数据访问难以自动迁移等弊端基础上，论述电子邮件分级存储与归档中确保电子邮件的可用性、可控性、机密性、完整性和真实性等保障目标。

三是电子邮件归档管理系统的模块建立有一定的难度。这些模块由邮件数据采集模块、数据存储管理模块和搜索模块（搜索引擎及其客户端搜索工具）组成。数据采集模块通过分析邮件协议分析，获取邮件相关数据，并将数据保存在数据存储（数据仓库）中。本项目拟建立数据存储管理模块邮件数据的表示模型，并对这些数据进行管理，从技术层面构建电子邮件归档管理系统。

四是归档电子邮件作为证据认定和采集上有一定的障碍。归档电子邮件凭证价值宽泛性的前提条件是电子邮件的凭证价值必须具有客观性、关联性和合法性，其理论基础是档案学理论和法学理论。针对归档电子邮件作为证据认定和采集上存在的障碍，项目组将提出从邮件来源安全、邮件系统可靠、背景信息全面和邮件内容真实等方面提供保障措施。

总之，随着互联网技术的发展和电子政务、电子商务的推动，电子邮件越来越承担起知识传递、信息管理的重要职责。因此，加强电子邮件归档的研究，要做到四个创新。一是研究理念创新，从电子邮件的信息管理延伸至知识管理是电子邮件研究理念的发展趋向，也是电子邮件在档案管理中开发电子邮件信息资源的新理念。二是研究体系创新，围绕基于互联网数据业务的电子邮件凭证价值的宽泛性、电子邮件安全归档、电子邮件知识价值取向等方面进行系统理论研究，构建基于文件管理的电子邮件归档理论体系。三是研究价值创新，进一步充分拓展电子邮件归档的作用，体现电子邮件的情报价值、凭证价值、知识价值等，为电子邮件信息资源的开发与利用提供理论依据。四是研究方法创新，融合其他交叉学科的研究方法，从不同的维度和视角对电子邮件归档进行研究。

﹡盐城师范学院2012年度校级教授、博士基金项目（项目编号为：12YSYJB0107）《基于文件管理的电子邮件归档研究》和盐城师范学院教育科学研究项目《〈档案管理学〉课程教学理论与实践的结合》的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]中国互联网络信息中心.中国互联网络发展状况统计报告（2013年7月）.[2013-08-20]http：//labs.chinamobile.com/report/view_96747.

[2]佘建新，陈慧.基于文件管理的公务电子邮件归档系统的构建探索——四川省电力公司公务电子邮件归档系统案例研究[J].档案学通讯，2010（2）：33～36.

[3]沈向军.我国信息安全问题的检视与反思[N].光明日报，2013-08-09（07）.

[4]杨雪娇.美布什政府丢失电子邮件引发丑闻及诉讼[2013-12-20]http：//article.pchome.net/content-803053.html.

（作者单位：盐城师范学院档案馆 来稿日期：2013-12-20）