医疗集团人力资源信息系统建设的实践

□ 林平平 LIN Ping-ping

随着医疗行业的快速发展，医院对信息化建设的要求越来越高，但目前全国并没有集团型的医疗卫生信息管理系统。因此我医疗中心与商用软件公司合作开发以我医疗集团为基础的客户HRP项目，系统将实现在医疗集团内部财务、物流、人力资源统一管理的功能。此项目建设经过双方多年的努力，目前功能使用基本趋于稳定，并在进一步优化建设中。

本文就HRP项目中人力资源信息系统建设的实践探索过程，主要从前期调研、实施情况、已实现的功能、存在问题与预期需求的差距，以及后期的改进建议四个方面进行阐述。

前期调研及实施情况

1.详细的前期调研及报告。因集团型医疗卫生人力资源信息系统目前为开发型项目，并没有直接可参照的原型系统，为使系统在投入后能满足我医疗集团发展需求，在前期调研时公司与院方投入了大量的精力与时间，调研从集团到医院再到部门，甚至到具体负责的岗位，各个层级逐级逐个的展开，详细了解各项人事业务的流程。内容涵盖了组织机构、人员变动管理、人事信息管理、时间管理、薪酬管理、绩效考核、培训管理、合同管理、档案管理、预警管理、员工自助以及报表统计分析等方面，并将医务、质改、护理、科教等多个职能部门的部分需求也整合在内，希望利用网络信息技术更好的管理医疗集团人力资源，实现网络的管理控制功能，做到内部严密控制[1]。经过25天的全面深入的了解，双方将前期调研情况做了分析，整理和总结后归纳为八个部分，从33个方面进行了详细的说明，形成了具有建设性意见的需求报告书，该报告顺利通过了各调研对象的验收。

2.确定实施方案。如果没有系统的观念和系统的思考能力，管理不仅不会产生积极的效果，而且会导致重大的灾难[2]，因此项目合作双方就调研报告中的需求展开全面的讨论，结合财务、物流调研情况，确定了人力资源信息系统分步实施的总体实施方案。对必须先构建以及目前急需使用的功能在第一期先行开发实施，比如组织机构、人员变动管理、人事信息管理、薪酬管理、绩效考核、时间管理等模块功能。对属流程优化改善的功能模块如培训管理、合同管理、预警功能、员工自助等在第二期研发实施。双方共同制定了详细的实施计划，并将责任落实到人，以倒逼机制来保证计划按时完成。实施计划以工作日为单位，明确各计划的开始时间、完成时间、所需资源以及责任人，一期总体计划为213.5工作日，分六大步进行，包含调研分析、实施方案制定、HR系统准备、客户数据准备、上线前准备、新旧系统切换。

3.系统上线实施。在实施计划制定并通过双方确认后，用友公司派驻实施顾问长期驻扎院方进行现场实施并指导。在实施上线前，进行为期1个月的测试系统试运行，并对关键用户进行实施前的操作培训，以确保使用过程的准确性，避免因用户使用不当造成系统数据的混乱。经测试系统运行较为稳定，于2012年11月正式实施上线。为保证信息的安全性，在上线后的一个月内仍实行新旧人事系统的并行运行，重点关注集团型医院特有的信息功能类型如院区间调动、调配等，对存在的问题及时记录整理并反馈给公司方。至此一期计划实施基本顺利完成。

4.问题跟踪及总结。系统虽已实施上线，但在使用过程中肯定会存在一定的问题，为此双方确定了问题跟踪单的反馈模式。对出现的问题，由院方填写问题跟踪单，跟踪单中明确问题的紧急程度，提交给用友公司，公司根据轻重缓急逐项处理问题。至今，院方在使用过程中提交了40余次问题跟踪单，双方共同努力逐个解决，将问题归类整理形成问题库，对各类问题进行分类讨论，确定是系统bug问题，还是系统功能问题等，可对二期研发实施起到一定的参考作用。

一期已实现的功能

1.下属组织机构由集团统一管理。人力资源系统利用不同的角色设置，限制了下属医院在组织机构上的自主设置权，集团及下属所有院区的组织机构均需由集团统一配设，有效实现了中心（集团）对下属各个医院权限的分配控制功能，在组织架构上实现统一管理。

2.人事权限分等级掌控。中心（集团）对各个院区在用人上必须做到权限控制，严格掌控各个院区人员配备情况。系统根据人员类别的不同，利用审批流审批权限的大小，分成专技类、工勤类两类设置，专技类人员必须经过集团审批才能进行人员的进出，工勤类人员各医院可根据实际情况由院区自行审批，进行分类管理。

3.实现集团掌控各院区人员信息的功能。通过系统设置，实现了集团能随时读取各医院人员信息的功能。院区如想逆向查看集团本级或横向查看其它医院信息的功能需提交审批，此设置便于集团的统一管理。

4.院区间调动，实现信息的共享功能。员工在进行院区间调动时可在系统中做相应的调动审批流，调动前的信息能自动带入调动后的医院，实现院区间信息的共享，免去了重新搜集录入员工信息的工作，提高了工作效率。

5.信息的存储功能。系统通过个人信息、工作信息以及各类子集的分类存储功能，能将各个职能部门涉及的信息进行分类存储，有效的集中汇总了各类人事信息，便于职能部门的利用，实现了院区内的信息共享。

一期功能存在的主要问题以及与预期的差距

1.系统的安全性、稳定性问题。系统目前的使用情况并未达到预期的100%安全性，还存在一定的不稳定性。比如人员信息的个别字段信息会有丢失情况，系统数据在2013年6月17日时曾经出现大量信息前台不能显示的情况，也有部分人员在做了离职或院区间调动时审批流不通等情况。

2.信息更新维护的问题。目前个别人员的基本信息修改时会出现报错情况，但具体的原因现无法查出。因我中心（集团）目前有员工6000余人，信息的变更量非常巨大，所以数据的批量修改，批量导入、导出功能在调研时也重点提出要能够实现，但目前系统批量信息变更时，在导入时有时会出现报错情况，以及历史数据的导出也存在一定的问题。

3.数据查询统计问题。系统在查询统计时对最新信息的判定还存在一定的问题，不能准确的定位最新的信息数据，导致查询出的报表名单很多时候会存在重复的数据。数据查询统计功能是基本信息使用功能中非常重要的部分，包含了关键字、复合条件、模糊查询等多种查询方式，各类报表也要求能按需设计，包含二维统计报表、图形报表、员工岗位等变动统计表、离职分析报表、一定时期内的人员统计表等，且均能按照要求的格式以Excel格式导出，目前这块功能还存在较大的差距。

4.部分明显的无用信息无法清理。系统在使用过程中难免会偶尔出现错误或冗余的信息数据，因人力资源信息系统是整个HRP系统的一部分，还涉及物流与财务环节，部分冗余或错误信息因涉及账务问题却不能进行自由清理，这给人力资源信息准确性带来一定的影响。

系统后期改进建议

作为人力资源信息系统建设的参与者之一，在系统的建设中更加深切的体会到了信息系统建设的难度，特别是原型客户的开发系统，虽然目前一期计划已实施上线，但还是存在不少的问题需要改进。现提出以下几点个人的改进建议。

1.在进行系统建设的过程中，因工作分工及专业特长不同，用友公司在调研、需求分析、实施等环节会派不同人员参与，这做法有其优势，但也在一定程度上浪费了资源且增加了双方沟通的环节。同样的需求虽然调研时做的很好，但因为研发及实施人员未参与，并不了解具体流程，会给研发或实施带来一定的影响。实施是将前面所有理论转化为应用程序，从一期的经验来看，这个环节非常关键和重要，所以个人认为这种研发型的原型项目系统，编制程序等人员在调研开始就应全程参与整个过程。

2.用户培训时不能只考虑关键用户，对普通用户同样重要。要编写培训操作手册，固化操作方法，以避免因用户操作错误形成系统冗余数据，影响系统使用的准确性。

3.对于报表统计类的功能应多了解BI或者其它此类功能较强的系统，部分功能可以相互借鉴。

4.因HRP项目是财务、物流、人力资源集合的系统，在众多设置上，人力资源这块要受控于财务及物流功能，在设置上过于死板，限制了人事管理的灵活性。在二期开发时建议应适当加强人力资源功能设置的灵活性。

5.虽然集团及各院区都经过详细的前期调研，但在上线前测试时，因数据库等问题是以个别医院作为样板医院，在实施后其它院区还是出现不少个性化问题。在二期实施前的测试，必须做到各个医院要共同测试。

6.加强医院信息系统安全管理的制度建设。建立有效的信息系统管理机制，建设高速的安全网络和切实有效的服务器数据库灾备体系等数据安全机制，以及行之有效的应对突发事件的应急措施是医院信息系统应用安全保障的关键环节[3]。

1 黄一洪.医院网络信息技术应用及信息技术人才的培养与管理初探[J].中国卫生人才，2012,(10):72-74

2 冯志仙，徐红，沈丽娜，等.我院护理管理信息系统的构建[J].中国医院管理杂志，2013,29(6):441-444

3 王云军，陈坤，叶永斌.医院信息系统安全机制的建立与完善[J].医院管理论坛，2012,29(12):57-58