高校档案管理存在的问题及解决对策

摘要：高校档案工作是高校管理工作的重要组成部分，本文针对目前高校管理工作中存在的不足与缺陷，寻求解决问题的新思路新方法，主要从加强管理、提高认识、建立目标责任制、加强档案管理人才队伍建设等方面入手，提高高校档案管理工作水平。

关键词：档案管理；问题；对策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）01-0012-02

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是我国国家档案全宗的重要组成部分。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、绩和学校教学活动的真实记录，具有重要价值。本文从高校档案管理现状入手，分析高校档案管理存在的问题，为高校档案可持续发展给出相应对策。

一、目前高校档案工作存在的主要问题

1.档案意识较淡薄。目前，我国部分高校中存在不同程度地对档案工作重视不够，没有认识到档案的真正价值，部分管理人员的档案意识较为淡薄，有的档案管理员甚至不具备必要的档案系统知识，导致管理人员不能够认识到档案工作的重要性，错误地把档案工作看成是对“故纸”的简单整理、装订，应付差事。

2.高校档案归档难问题。档案与文本管理方面虽然在学校成立初期都已经制定了各种规章制度，但是在执行上不严格：有的以文件归档后，以查阅不便为由不愿意归档；也有的把自己收到的或开会带回文的件，不是先交文书处理部门统一登记后办理，而是为了自己的工作方便自收自存；更有些人需要文件时乱抽乱翻，借阅、转阅也不登记，不但自己不妥善保管更不能及时归还，致使相当一部分档案材料散失于个人的手中；还有部分教辅和教学人员对档案的重要性认识不足，认为教学成果是否归档保存好像与己无关。这些都给立卷工作带来极大的难题，严重地影响了档案的完整性与归档的时限性。

3.管理手段落后，程序不够规范。现阶段，虽然档案管理的内容、服务方式、手段等与以往相比都发生了巨大的变革，但一些高校的部分档案管理人员只会用最原始的手工操作方式处理档案以及文书工作，与快速发展的现代化办公手段形成强烈反差。再有，部分高校由于建校时间短，各项管理工作还完全没有纳入科学化、规范化、制度化管理的轨道上来，档案管理手段落后，程序不够规范。

4.高校档案管理基础较薄弱。由于不同时期档案管理规范标准不同，很多案卷、组卷标准缺乏统一性，大部分都是一卷多册，还有很多案卷标题缺少必要的因素，很多都和案卷的具体内容没有相关性，甚至缺乏完整的标题。很多档案在编制时没有页码。案卷外观规格缺乏标准，有的案卷厚达数百页，而有的则只有少数的几页。等等，这些都给档案管理工作带来了极大的不变。

5.档案管理人才较匮乏。人才资源是高校档案部门重要的战略资源，谁拥有了档案人才优势，谁就掌握了竞争的优势。但目前我国部分高校档案管理人才队伍在职称结构、年龄结构、学历结构、知识结构等方面分布极不合理，甚至有些高校档案管理人员严重缺编，无法建立起一支研究型、服务型、管理型、技术型的档案人才队伍，从而影响高校的档案管理工作。

二、解决对策

1.提高高校档案意识。首先，要强化领导层的档案意识。只有领导重视档案工作对高校发展的重要性，档案意识才会影响到广大教职工。其次，要重视宣传，提高全体师生员工档案意识。第三，必须建立健全高校档案管理工作各种规章制度。从国家有关档案法规和学校实际情况出发，调整和制定档案的各种管理制度。建立主要有分管领导、专职档案员为主的档案管理网络，并由上到下建立起严密的层层监督体制，明确岗位责任制和实施检查评比制度。第四，要加强档案服务意识，提高档案的利用效率，要充分利用互联网信息管理优势，实现各类档案信息的资源共享。要利用电子邮件、传真、电话等形式向需要服务的人群和部门及时提供准确的档案信息。

2.提高档案管理人员的业务水平。建设一支高水平高素质的高校档案工作人才队伍，对档案管理工作意义重大。因此，需要加强档案工作人员服务与管理能力的培养，使他们的档案知识得到不断丰富，技术得到不断提高。为了改变管理工作中的不足，要积极培养员工爱岗敬业、无私奉献的精神。同时，领导要在精神上、物质上给予鼓励和支持，从而激发档案管理人员工作的积极性，使其更好地为学校的科研、教学和管理服务。

3.工作程序标准化，提高高校档案管理基础工作水平。档案管理工作的实践表明，只有实现档案管理工作的标准化和规范化，才能够实现档案管理的现代化。依据统一的标准来进行档案的收集、整理和保管，从而实现档案管理工作程序的标准化和现代化，提高档案管理基础工作水平。首先，必须全面普查案卷，去糟取精。通过清查，可以将重复多余没有价值的案卷进行一一清理，减轻管理负担。其次，必须重新组合案卷，使得案卷实现规范化。对那些内容较混杂和组卷过厚的案卷进行重新组卷。在重组案卷过程中，如果出现例如无目录案卷，无标题案卷或标题不清楚的案卷和无页码的案卷，要对它们进行重新加工填写，以保证所有案卷规范化。第三，结合档案管理部门实际，实现著录工作规范化。依据《规则》，各个档案管理部门应从自己实际情况出发，结合计算机管理技术要求，制定出符合实际、科学规范的著录细则。第四，规范题名，确保检索查准率。档案的分类号可确保检索的查全率，而准确的题名方能保证检索的查准率。但仅仅确保查全率是不行的，同时还须确保查准率。因此，著录时要统一规范题名。

4.建立档案管理目标责任制。首先要建立合理的组织机构、档案管理和建设制度，明确各级部门以及各类人员的任务和职责，还要明确不同档案的内容、时限和保存范围。档案管理一级责任人必须是学校主管领导，二级责任人是教务处和各基层单位负责人，一级执行人是档案管理人员，二级执行人是各科室及科室主管人员。同时要实施定期检查验收公开制度和奖惩制度，并把各类档案的建设和管理纳入到各级领导目标责任管理之中。从档案形成部门的源头开始抓起，加强三级档案管理工作力度，使高校档案管理的建设纳入规范化、制度化、科学化的管理轨道。

随着高等教育改革的广泛深入，档案工作的重要性尤为突出，在学校中越来越被重视，档案工作已成为高校发展不可缺少的一部分。因此，高校档案管理机构要在提高高校档案管理基础工作水平的基础上，建立档案目标责任制，下大力气不断强化和提升高校领导、广大教职人员，特别是档案管理人员的档案管理意识，建设一支高素质档案工作人才队伍。让高校档案真正成为反映学校全面进步的历史、重大决策的参谋及广大教职工开拓创新的智慧宝库，成为学校和谐发展的一个亮点。

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作者简介：许红英（1969-），女，西安石油大学档案馆管理员。