运用计算机信息处理技术进行成人学历教育经费管理

摘要：该文探讨了运用计算机信息处理技术进行成人学历教育经费管理，解决的几方面关键性操作技能和技术难题。

关键词： 计算机信息处理技术；成人学历教育；经费管理

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）01-0090-04

成人学历教育经费管理是成人学历教育过程管理的一个重要环节，由于成人学历教育经费管理没有纳入成人学历教育网络管理系统，没有可以利用的系统软件，需要手工进行核算。通过几年的运行实践，进行了技术革新，运用计算机信息处理技术解决了成人学历教育经费管理中几方面的关键性操作技能和技术难题，提高了成人学历教育经费管理的效率和水平。运用计算机信息处理技术进行成人学历教育经费管理，必须正确安装Office 2007、Excel2003、Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库等软件。

1 学历教育收费记载明细表.xls的编制、核定收费明细（按收费年度录入学费、代办费、发票号码、收费日期等）工作

南通大学成人学历教育在籍学生（校本部、教学站点）共有9000多人，怎样把这9000多人的收费信息管理好，是一个值得探讨的问题。如果用手工逐条登记录入：学费、代办费、发票号码、收费日期等字段信息，那工作量太大了，而且容易出错。

1.1首先必须运用Excel2007技术，编制年度校本部收费记载明细表.xls、年度教学点收费记载明细表.xls

具体操作步骤为：①进入南通大学成人学历教育网络管理系统管理人员登陆页面，输入账号名、密码、权限（选择学校管理员）。②进入网络管理系统，在“学籍管理”中按“导出”，进入“导出学籍资料（导出学籍资料方式）”页面，按入学年份导出“[xls格式]”文件，作为编制“学历教育收费记载明细表.xls”的基础。③打开“按入学年份导出”[xls格式]文件，保留：入学年份、毕业年份、教学点（校本部及教学点）、院系（相关学院）、班级（各相关专业班级）、学号（即录取编号）、姓名、性别、学籍（在籍及退学）、学制（专升本2.5年、专科2.5年及高起本5年）、层次（专升本、专科、高起本3种类别）等列，增加“学费1、代办费1、发票号1、日期1；学费2、代办费2、发票号2、日期2；学费3、代办费3、发票号3、日期3”（代表不同收费年度、发票号码及收费日期），然后把文件另存为Excel 97-2003工作簿格式（因为Excel2007不兼容低版本，要确保在安装低版本Excel的电脑能打开文件），分别编制“年度校本部收费记载明细表.xls”和“年度教学点收费记载明细表.xls”。（图略）

1.2 核定年度收费明细，采用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库进行对应信息字段的对接

现以核定年度校本部收费明细（在校本部收费记载明细表中，按收费年度录入学费、代办费、发票号码、收费日期等）工作为例作详细说明。“年度校本部收费记载明细表.xls”已经按要求编制好，下面必须把学费、代办费等收费信息录入表中，如果按部就班的录入：按照财务处提供的财务系统收费明细，对照已缴费的学号、姓名手工逐条登记录入：学费、代办费、发票号码、收费日期等字段信息，可想而知这是多么庞大的一项工作。3900多个校本部的学生，如果逐条录入，那工作量将很大，长时间人在疲劳的状态下，容易精神不集中、头晕眼花，录入就会出现错误、效率低下。经过探讨研究，需要进行技术革新，解决录入学生收费信息方面的技术难题。在本部财务系统收费的学生收费信息方面，采用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库进行对应信息字段的对接，接入收费明细记载表.xls，能省去手工记录需逐条录入的大量繁琐工作，而且一次成功準确无误，准确率100%。因为Office 2007文件导出没有DBF文件功能，在安装Office 2007的同时，需同时安装Excel2003方便导出DBF文件。在电脑D盘先建一个“对接收费明细”文件夹。用Excel2003分别打开“校本部收费记载明细表. xls”和“财务系统收费明细. xls”两个Excel文件，分别另存为“校本部收费记载明细表.dbf 3”和“财务系统收费明细. dbf 3”两个文件，放入“对接收费明细”文件夹中，以备两个dbf文件对接学生收费明细用。

Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库对应信息字段对接的具体操作步骤为：

1） 在电脑桌面，用鼠标左键双击Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）图标，打开Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库界面。用鼠标左键按顶部菜单最左边的“文件（F）”菜单下的“新建（N）”，出现“新建”对话框界面。（图1）

图1 VFP6.0步骤1 图2 VFP6.0步骤2 图3 VFP6.0步骤3

2） 按“新建（N）”下的“数据库”→“新建文件（N）”，出现“创建”对话框界面。在“创建”对话框界面中，数据库名为：“数据1”，保存类型（T）：选择“数据库（*.dbc），保存在“对接收费明细”文件夹中，建立一个名为“数据1”的Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库文件，用于对接学生收费明细。然后关闭Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库界面。（图2）

3） 用鼠标左键双击“对接收费明细”文件夹中的“数据1.dbc”，打开Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库文件，出现“数据库设计器–数据1”对话框界面，点“新建本地视图”出现“新建本地视图”对话框界面。（图3）

4） 按“视图向导（N）”出现“本地视图向导”对话框界面。（图4）

5） 在“本地视图向导”对话框界面中的数据库和表（D）：按“数据1”按钮右边的□，出现“打开”对话框界面。（图5）

6） 用鼠标左键分别双击“校本部收费记载明细表.dbf 3”和“财务系统收费明细. dbf 3”两个文件，在“可用字段”选择“全部加入”>>，按“下一步”，选择两表中相同的字段“学号”部分，分别选择“校本部收费记载明细表.学号”和“财务系统收费明细.学号”按“添加（A）”，在对话框中出现“校本部收费记载明细表.学号=财务系统收费明细.学号”。（图6、图7）然后按“下一步”。

9） 然后双击“对接收费明细”视图中的“字段”，全页打开“对接收费明细”视图。（图11）

10） 按顶部菜单最左边“文件（F）”选择“导出”，保存类型：选择Microsoft Excel5.0 （xls）到“对接收费明细”文件夹中，导出名为“校本部收费记载明细表.xls”文件。然后在“导出”对话框界面，按“确定”，完成xls文件的导出。（图12）

因为Microsoft Excel5.0 （xls）不是标准的Excel文件格式，打开“校本部收费记载明细表.xls”文件，去除多余重复的列，保留“校本部收费记载明细表.xls”编制时的基本列，另存为Excel 97-2003格式的xls文件，命名为“校本部收费记载明细表.xls”替换原xls文件，就完成“校本部收费记载明细表.xls”核定年度校本部收费明细工作。

以上步骤即完成已缴费学生的学费相应信息字段的对接，把财务系统收费明细（学费、代办费、发票号码、收费日期等）的收费信息接入“校本部收费记载明细表.xls”，省去手工记录需逐条录入的大量繁琐工作，而且一次成功，其完成过程只有数十秒，做到信息字段对接准确无误，准确率达到100%，顺利高效的完成核定年度校本部收费明细工作。按照以上操作步骤，也能顺利完成核定年度教学点收费明细工作。

图10 VFP6.0步骤8之二 图11 VFP6.0步骤9 图12 VFP6.0步骤10

2 学历教育函授站（教学点）经费核算（结算分成），函授站（教学点）结算分配表.xls的编制工作

和我校成人学历教育合作办学的函授站（教学点）有31家，学校和函授站（教学点）之间有经费核算（结算分成）工作。要把这31家函授站（教学点）的经费核算（结算分成）工作管理好，确保学校和函授站（教学点）的收益分成，必须运用必须运用Excel2007技术。

2.1运用Excel2007技术，编制“南通大学函授站（教学点）学员缴费名单表.xls”、“南通大学函授站（教学点）成人学历班费用汇总表.xls”（图略）

以上这两个表由31家函授站（教学点）填好上报，用于校本部和教学站点之间缴费名单、经费分成核算的核对工作。

2.2运用Excel2007技术，编制“南通大学函授站（教学点）结算分配表.xls”

根据函授站（教学点）上报的“函授站（教学点）学员缴费名单表xls”、“函授站（教学点）成人学历班费用汇总表.xls”和我的“年度教学点收费记载明细表.xls”中的学生信息进行学员信息核对，确认函授站（教学点）实际缴费名单和确认学校和函授站（教学点）之间的经费分成情况，编制“年度函授站结算分成表（费用明细表）.xls”（图13）。按经费分成比例，将学费分成款划拨至相关函授站（教学点）或函授站（教学点）将应该上交给学校的学费分成款上交学校。现以编制“2013年度函授站盐都卫校结算分成表.xls”为例说明。在“2013年度盐都卫校结算分成表.xls”（图14）中，院系、站点、班级人数、收费标准、学费分成比例（比例、通大、站点）需要按序号1–8不同的信息字段进行人工输入。

图13 年度函授站结算分成表 图14 2013年度盐都卫校结算分成表

运用Excel2007公式计算的单元格为：E15=SUM（E7：E14）。J7=E7×F7……→J14=E14×F14，J15=SUM（J7：J14）。K7=E7×代办费（150-300）……→K14=E14×代办费（150-300），K15=SUM（K7：K14）。M7=J7×30%（函授站比例） ……→M14=J14×30%（函授站比例），M15=SUM（M7：M14）。N7=J7×70%（学校比例） ……→N14=J14×70%（学校比例），N15=SUM（N7：N14）。O7=K7……→O14=K14，O15=SUM（O7：O14）。通过运用Excel2007公式计算，和盐都卫校年度结算分成的计算部分表就能高效快捷的完成 。再加适当文字表述即完成“2013年度函授站盐都卫校经费结算分成表.xls”的编制工作（图14）。按照以上方法，就能高效快捷准确无误的完成共31家函授站（教学点）的“年度经费结算分成表.xls”的编制工作，准确率达到100%。

3 医学类二次分配的计算核算及学历教育经费分配收费记载总表.xls的数据录入、学历教育经费分配总表的编制工作

校本部医学类相关专业涉及到医学院、护理学院、公共卫生学院三个学院，有许多医学类基础公共课是由医学院的专任老师授课的，在经费核算时必须对医学类成人学历教育经费进行二次重新分配，明确校本部医学类三个学院的收益分配情况。对医学类经费二次分配结算表的结构、公式进行了深入的研究，进行优化组合。运用Excel2007技术，编制“医学类二次分配（校内班分配表）.xls”（图略）、“医学类二次分配（教学点分配表）.xls”（图15）、“医学类二次分配（总分配表）.xls”（图16）。

图15 医学类二次分配（教学点分配表） 图16 医学类二次分配（总分配表）

每年年底的学校成人学历教育经费分配，涉及到学校20个相关学院的收益，必须严格按照学校制定的 《南通大学继续教育办班管理暂行办法》 《南通大学继续教育经费和收益分配暂行办法》的规定执行。要准确无误的计算出相关学院应得的收益分成，必须运用Excel2007技术，编制“南通大学年度成人学历教育学费基础数据表.xls”（图略）和“南通大学年度成人学历教育经费分配方案总表.xls”（图略），进行每年度的学校成人学历教育经费分配。充分发挥Excel2007表格功能强大的运算与分析能力，灵活地对经费分配数据进行整理、计算、汇总、查询、分析等处理，快速提高医学类经费二次分配和年度学校成人学历教育经费分配的经费核算效率，准确率达到100%，取得了良好效果。

4 毕业生缴费清查工作

现在成人学历教育的学制是：专升本2.5年、专科2.5年、高起本5年，在每年春季是高起本毕业，在每年夏季是专升本、专科的学生毕业。成人学历教育校本部学生的学费，在每个缴费年度我们都安排统一收取；函授站（教学点）的学费由站点统一收取，然后再和我校進行经费分成划拨。因为成人学历教育学生绝大多数都是工作的成年人或社会青年，总有一部分人不能自觉的按照规定在规定的时间内把学费缴清，由于各种原因或多或少都存在着不少的欠费情况（有的欠1年，有的欠2年，有的欠3年等情况）。为了保证所欠学费都能按时缴清，确保学校的学费收入。在学生毕业前都要进行缴费的清查工作，督促学生缴清欠费，学生交清所欠学费才能给与毕业，发放毕业证书和学位证书。每年我校夏季毕业的专升本、专科的学生有2500～3000多人，进行毕业生的缴费清查工作，如果按照人工核对，每一个毕业生的缴费情况都要逐笔核对过去，那2500～3000多人的缴费清查工作将是一项工作量很大的工作，经过长时间的核对容易头晕眼花，效率不高并且容易出错。 （下转第104页）

（上接第93页）

经过实践研究，对毕业生的缴费清查工作进行了技术创新，解决毕业生缴费清查工作的技术难题，用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库公式命令进行筛选，简化了人工核对的繁琐过程。现以2013年夏季毕业学生的缴费清查工作为例予以详细说明。具体步骤如下：

⑴按照分管毕业管理的人员提供的“校本部2013毕业生名单.xls”和根据我编制的“年度校本部收费记载明细表.xls”、“年度教学点收费记载明细表.xls”筛选整理后编制的“校本部2013毕业生缴费情况.xls”进行相应信息字段的对接（相同的信息字段为“学号”），具体步骤参照：（Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库对应信息字段对接的具体操作步骤）

⑵按照导出的“校本部2013毕业生学费清查.xls”文件，用Excel2003打开另存为“校本部2013毕业生学费清查.dbf 3”文件，双击“校本部2013毕业生学费清查.dbf”文件，打开Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库，在顶部菜单“窗口（W）下选择”命令窗口（C）”，打开“命令”窗口对话框界面，输入命令： “select * from 校本部2013毕业生学费清查；where 学费1 like "0" or 学费2 like "0" or 学费3 like "0" ”，运用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库公式命令进行筛选。Enter回车键回车↙后，跳出筛选后欠费名单的数据库界面。（图略）

⑶最后导出“校本部2013毕业生欠费名单.xls“，即完成2013夏季毕业学生的缴费清查工作。运用Visual FoxPro 6.0 （VFP6.0）数据库公式命令进行相应信息字段的筛选，大大提高了毕业生缴费清查工作的效率。（图略）

5 结束语

在成人学历教育经费管理中运用计算机信息处理技术解决了经费管理工作中的关键性操作技能和技术难题，提高了成人学历教育经费管理的效率和水平，真正实现成人学历教育经费管理的无差错管理。