学术会议文集析出参考文献著录的规范化

■朱大明

《防护工程》编辑部 河南省洛阳市龙门西山路3号 471023，E-mail：fhgc61489@163.com

科技文献按照其内容特征和属性，可分为期刊、图书、会议文献、科技报告、专利文献、学位论文、标准文献等［1-2］。其中，会议文献或会议文集是指在国内外各种学术会议上书面交流或宣读的论文，经过整理编辑出版的论文集。由于学术会议在学术交流中具有举足轻重的作用［3］；因此，会议信息在科技信息源中的重要性和利用率仅次于期刊文献［1］，其无疑是学术引证文献的一个重要来源。GB/T7714-2005《文后参考文献著录规则》［4］（以下简称《规则》）中，按照参考文献的著录对象将其划分为专著、专著中的析出文献、连续出版物、连续出版物中的析出文献、专利文献、电子文献6大类型；其中，专著则包括以各种载体形式出版的普通图书、古籍、学位论文、技术报告、会议文集、汇编等非连续出版物中析出的具有独立篇名的文献。可见，《规则》将会议文集归于“专著”一类文献［3］。但会议文集毕竟具有一般专著所不同的特点；正如文献［5］指出的，在文后参考文献表中当数论文集（会议录）中析出文献的著录最为复杂，其往往缺少必要的著录项目或存在著录错误，问题主要集中在出版项（出版地和出版者等）的著录上，如出版地著录为会议举办地，出版者著录为会议主办者，出版年著录为会议举办年。文献［6］分析了文后参考文献表中论文集析出文献著录所存在的问题，认为若会议文集由出版社正式出版，则著录出版地和出版者，而无“出版地”和“出版者”的情况下，则可用会议“举办地”和会议“主办者”来代替。对此，本文基于学术会议论文集出版类型的具体分析，指出会议文集析出参考文献著录格式存在的问题及其原因，并进一步提出规范化建议。

1 学术会议文献出版载体的类型

在学术交流途径多样化的当今，学术会议因具有更为直接、高效的交流优势，仍然是国内和国际学术交流的重要形式之一［7］。许多著名学术团体的学术会议历久弥新，形成了显著的品牌效应，具有广泛的学术影响力。学术会议主要包括由国际性或全国性的专业学会、协会、研究会及其分会、专业委员会等学术团体组织的每隔一定时间连续举办的序列学术会议，以及由高等院校、科研院所、学会专业委员会或专业组等学术机构针对某专题召开的专题研讨会等。为进行文献交流并永久记载会议学术交流的内容和情况，绝大多数学术会议都相应编辑、出版论文集、论文汇编或会议录。会议文献具有内容丰富、新颖、时效性强、信息量大、专业性强，以及传递信息及时、针对性强、出版形式多种多样等特点［1-3］。概括而言，论文集产出的基本形式或出版载体类型由以下几种：

（1）会议论文集由会议主办机构或单位（包括承办和协办单位）组织专人或机构（如会议学术委员会、编委会、专家组、编辑组等）负责征文、审稿、编辑，印刷或制作光盘电子版，在会议上分发与会代表，或邮寄给未参会的有关人员、单位或机构，并由会议主办机构对会议文集相关资料存档。此种情况下，会议论文集属于内部资料性非正式出版物。

（2）会议论文集由会议主办机构或单位（包括承办和协办单位）组织专人征文、审稿并进行初步编辑，在会议召开前或会后交由专业出版社正式出版、发行，会议文集是具有国际标准书号的正式出版物。

（3）会议论文集由会议主办机构或单位（包括承办和协办单位）组织专人征文、审稿，并进行初步编辑，会后交由某科技学术期刊社或编辑部作为期刊增刊或专辑、特辑正式出版。此种情况下，会议论文集属于有国内统一连续出版物号或国际标准连续出版物号的正式出版物。

（4）正式或非正式出版的会议论文集印本由专业科技文献数据库系统收录，成为在线联机电子文献。如，我国的中国知网（CNKI）“中国重要会议论文全文数据库”、“中外会议论文数据库”、“万方会议论文数据库”，以及美国科学情报研究所的WOSP（Web of Science Proceedings）数据库，等等。

2 学术会议文集析出文献著录格式存在的问题及其原因

由于学术会议均由专业学术单位、团体或机构主办，其论文集的编辑一般都按照学术规范经过同行评审，即使未交由出版社或期刊社正式出版，也都具有较高的学术质量水平，且有一定的发行量；因此，目前，学术界都基本认同会议文集可以作为参考文献正式引用。事实上，大多数学术会议文集由于时效性、成本以及书号、增刊号审批等因素的限制，并未由出版社或期刊社正式出版。因而，在作为参考文献著录时，其著录项目和要素与正式出版的“图书”有一定区别。若会议文集由某期刊社作为增刊出版，其中单篇论文作为参考文献引用的著录应按照期刊析出文献的著录格式著录，但期号应注明增刊期号或专辑号。

笔者在学术期刊阅读以及期刊编辑工作中发现，目前，在期刊论文参考文献中有关会议文集析出文献的著录格式比较普遍地存在著录项目和要素不统一、缺项以及格式混乱的问题，主要表现在：会议文集的主要责任者著录不明确（著录主编者姓名、著录会议文集主编机构或会议主办单位机构名称、未著录主要责任者）；题名项（只著录学术会议名称而不是会议文集的题名）；出版者项（著录出版社名称、著录会议主办机构名称、未著录出版者、著录会议的举办地点和会议召开的具体时间、将会议举办地著录为会议文集的出版地等等）。笔者认为存在上述问题的主要原因是：会议文集这类文献本身的编辑、出版和传播、发行方式具有多样性和复杂性；尤其是未经出版社正式出版的会议文集，因缺乏统一的论文集编辑排版规范，其本身缺失《规则》所要求的某些主要著录项目（尤其是出版项）；而论文作者在文后参考文献著录时未针对会议文集的特殊性对应著录各项要素或无法对应著录各项要素，导致会议文集析出文献主要责任者、题名项、出版者等著录项目不明确、不齐全。当然，也存在文献［5］指出的原因，即作者通过网上文献数据库检索方式查找文献时，所获得的相关信息与《规则》要求的著录信息不一致。

3 学术会议文集析出文献的规范化著录格式

学术会议文集析出文献是指从整本学术会议论文集析出的具有独立篇名及其责任者的文献（即会议文集中的某篇论文）。按照《规则》中专著类析出文献著录格式，其著录格式由析出文献（单篇论文）的著录项和要素与源文献（即整本会议文集）的著录项和要素2部分构成。双斜线“//”前的信息属于前者，“//”后的属于后者，是析出文献的出处，即析出文献（某篇论文）在源文献（整本论文集）中所处的位置［8］。

3.1 引用正式出版的学术会议文集析出论文著录格式

序号］主要责任者.析出论文题名［C］//会议文集主要责任者.会议文集题名：其他题名信息.其他责任者.版本项.出版地：出版者，出版年：引文页码。

其中：析出论文主要责任者著录论文的作者；会议文集主要责任者著录论文集的主编，当主编有明确的个人署名者，著录主编姓名；当无主编个人署名而仅有机构署名，则著录机构名称；会议文集题名应著录论文集的正题名和副题名，一般包括学术会议的专题名称和某学术团体连续召开的学术会议文集序列名称2部分，如“变革时代的文献编目”和“第二届全国文献工作研讨会论文集”。出版者著录出版社所在地城市名及出版社名称。出版年著录论文集的正式出版年（正式出版年可能与会议举办年一致，也可能迟于会议举办年）。引文页码指论文集中析出论文的起止页码。

例1［1］丁建勤.基于《中国分类主题词表》Web版的主题规范控制模式［C］//国家图书馆中文采编部.变革时代的文献编目：第二届全国文献工作研讨会论文集.北京：国家图书馆出版社，2010：27-35

例2［2］ Koh C G，Chua D K H， Lee SL.Innovative design of vibration sensitive building［C］ //Li Jie， Lei Ying，Wu Zhishen，et al.Innovation&sustainability of structures：proceedings of the international symposium on Innovation&sustainability of structures in civil engineering：volume 1.Nanjing： Southeast University Press，2011：54-61

当引用的是正式出版的学术会议文集网络电子版联机文献时，著录格式为：

［参考文献序号］主要责任者.析出论文题名［C/OL］.论文集主要责任者.论文集题名：其他题名信息.其他责任者.版本项.出版地：出版者，出版年：引文页码［引用日期］.获取和访问路径。

其中与印本著录格式不同的是：文献类型标志/文献载体标志为［C/OL］，表明学术会议文集是网络电子版联机文献；应著录引用日期以及获取和访问路径。

3.2 引用非正式出版的学术会议文集析出论文著录格式

引用非正式出版的学术会议文集印本析出论文著录格式为：

［参考文献序号］主要责任者.析出论文题名［C］//论文集主要责任者.论文集题名：其他题名信息.出版地：出版者，出版年：引文页码。

其中：析出论文主要责任者著录论文的作者；论文集主要责任者著录论文集的主编，当主编有明确的个人署名者，应著录主编姓名；当无主编个人署名而仅有机构署名，则著录机构名称。因会议文集未由专业出版社正式出版，建议出版者项著录学术会议主办者（即学术会议征文、审稿、编辑、印刷、发行等活动的组织者）单位（机构）所在地城市名及单位（机构）名称。出版年著录论文集上标注的印刷年（一般是会议举办年）。引文页码著录论文集中析出论文的起止页码。

例3［3］杨文志.科技社团学术交流动机及其机制创新［C］//中国科学技术协会学会学术部.学术建设与自主创新：学术交流经验交流暨理论研讨会文集.北京：中国科学技术协会，2006：3-16

当引用的是非正式出版的学术会议文集网络电子版联机文献时，著录格式为：

［参考文献序号］主要责任者.析出论文题名［C/OL］.论文集主要责任者.论文集题名：其他题名信息.其他责任者.出版地：出版者，出版年：引文页码［引用日期］.获取和访问路径。

其中与印本著录格式不同的是：文献类型标志/文献载体标志为［C/OL］，表明学术会议文集是网络电子版联机文献；应著录引用日期以及获取和访问路径。

4 讨论与结论

会议文集是学术论文参考文献的重要来源，其包括正式出版物和非正式出版物2大类型；无论正式出版和非正式出版只要具有一定的学术质量和编辑出版质量都可作为参考文献引用。其关键是如何针对学术会议文集的特点按照《规则》的要求准确著录各个著录项目。

会议文集析出参考文献著录存在的主要问题集中在文集的责任者、出版者、出版地等著录项目。文献［5］指出，国内外绝大多数有影响力的学术会议都是周期性举办的，因此可以将会议论文作为连续出版物中的析出文献加以著录，将出版项删去。即：析出文献主要责任者.析出文献题名［C］//会议论文集题名.会议地点（任选）：主办单位，会议举办年：析出文献页码。文献［6］指出：文献著录格式不仅要规范化，更要为读者、为科学研究提供更好的服务；作者著录参考文献时应注意信息源采集的完整性，若文集由出版社正式出版，则应著录出版地和出版者；若文集没有出版地和出版者，可用会议举办地和会议主办者来代替。笔者认为，会议文集析出参考文献的基本著录格式应按照《规则》“专著”类文献规定的著录格式；但应针对会议文集的特点和复杂性，区分其不同出版类型，相应地准确著录各个著录项目。会议文集应著录其主要责任者（主编机构或个人）；对由出版社正式出版的会议文集，应按照书名页、版本记录页、封面等著录准确著录会议文集的责任者、题名和出版地、出版者、出版年；对未经出版社正式出版的会议文集，则可通过其封面、扉页（有关会议主办单位和组织机构，包括学术委员会、编辑委员会构成的说明）、前言、后记等明确必要的著录信息源（文集主要责任者、题名，会议主办单位及其所在地、印刷年等），可用会议主办单位（即文集编辑单位或机构）及其所在地、会议文集印刷（光盘版制作等）年（一般同会议举办年）来代替出版地、出版者和出版年，而不必著录会议举办地、月份和日期；因为著录的是会议文献——“会议文集”，而不是“会议”，且只有会议主办单位组织的文集编辑单位（机构）及其所在地是会议文集的产出单位，也是集中存档者和保存地。这类似于属“专著”类的学位论文、技术报告等参考文献的著录，虽未经出版社正式出版，但应著录学位论文或技术报告的产出单位及其所在地。由于会议举办地不一定是会议主办单位（机构）所在地（即会议文集产出单位所在地），因此，不应著录会议举办地。对学术会议由多个单位联合主办的情况，建议著录第一主办单位（机构）及其所在地。值得指出的是，对未标注主要责任者（会议主办单位、主编机构或个人）的会议文集有理由怀疑其文献内容质量的可靠性而不宜引用、著录。

大量专业学术会议文集未经出版社正式出版，但其内容专业性强、学术质量较高且在专业学术界有相当的发行量和影响力，具有较高的参考、引用价值。为使会议文集析出参考文献著录的格式规范统一，建议《规则》修订时对此情况作专题调研、论证，并在“专著中的析出文献”、“著录信息源”章节中对未经出版社正式出版的会议文集的出版项附加必要的说明。

参考文献

1 谢德体，陈蔚杰，于淑惠等.信息检索与分析利用.2版.北京：清华大学出版社，2009：10-11

2 刘二稳，许福运，慎金华等.信息检索与创新专利 .北京：科学出版社，2013：4

3 顾东蕾，郑晓南.会议论文在学术期刊上发表之研究 .中国科技期刊研究，2014，25（1）：57-64

4 全国信息与文献标准化技术委员会第六分委员会.GB/T7714-2005文后参考文献著录规则.北京：中国标准出版社，2005

5 黄炜，徐用吉.浅议文后参考文献中会议论文的著录规则.科技与出版，2007，（2）：43-44

6 倪东鸿，王冰梅，潘魏伟.参考文献表中“论文集中析出文献”的著录——兼与美国气象学会的要求作简单比较.中国科技期刊研究，2008，19（5）：900-902

7 刘霞.学术年会：一个值得开发的会议品牌//中国科学技术协会学会学术部.学术建设与自主创新：学术交流经验交流暨理论研讨会文集.北京：中国科协技术协会，2006：20-22

8 段明莲，陈浩元.文后参考文献著录指南.北京：中国标准出版社，2006