高校办公室秘书职业倦怠问题刍议

李文文

(镇江高等专科学校校长办公室，江苏 镇江 212003)

1 秘书职业与职业倦怠

1.1 秘书职业的定义

《现代汉语词典》中解释，秘书是“协助领导人综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等的工作人员”［1］。诸孝正等编著的《秘书学概论》中说“秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时提供信息与意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务”［2］。高海生主编的《秘书基础》中说“秘书是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员”［3］。按照服务对象和从事工作的不同，秘书又分为很多类型，本文研究的秘书主要是指高校办公室秘书。

1.2 高校办公室秘书的工作特点

1)思想性。高校办公室秘书的工作必须从社会发展和高校事业改革的大方向出发，以学校的事业、学校的发展为根本，具有极强的政治思想性。2)枢纽站。从学校制定的各方面事业发展的决策和执行这些决策的过程来看，秘书起到上传下达的枢纽站和桥梁的作用，它作为一个中间层而存在。上传下达是否彻底迅速是其工作成败的关键。3)从属者。秘书是领导的服务者、从属者，工作中有严格的操作程序和规范，不能随心所欲。大部分工作体现出的都是领导者的意志，所获得成绩也常属于领导，而不是秘书个人。办公室秘书所承担的大量的写稿、办文、办会及其他一些日常事务工作具有机械性和重复性，工作紧张杂乱且又单调乏味，平时不能接触到新事物，也没有发挥创造力、想象力的空间和条件，具有较强的封闭性［4］。

1.3 职业倦怠

美国心理学家弗鲁顿伯格(Freudenberger)于1974年首次提出了职业倦怠(burnout)的概念。他认为:职业倦怠是现代社会中最容易在工作中出现的一种现象，是个体伴随着长期的压力体验而产生的情感、态度和行为的衰竭，它的出现往往会导致职业目标、职业生涯的短期化以及职业道德偏离［5］。

在高等教育改革与发展的形势下，处于高校行政中枢位置的办公室承担着越来越重要的任务，办公室秘书所承受的压力日益增长，职业倦怠现象出现。职业倦怠的存在，不仅损害了秘书人员的身心健康，影响办公室的管理效能，也不利于学校事业的可持续发展。如何减少高校办公室秘书的职业倦怠，努力将其转变为职业眷恋，达到自我与职业的和谐统一呢?

2 从职业倦怠的三个维度看秘书人员职业倦怠的成因

弗鲁顿伯格认为职业倦怠一般表现为三个维度:情绪衰竭是枯竭的个体压力维度，去人性化是枯竭的人际关系维度，个人成就感降低是枯竭的自我评价维度［5］。透过职业倦怠的三个维度去看高校办公室秘书的工作状态，探析他们职业倦怠的形成原因。

2.1 枯竭的个体压力维度

枯竭的个体压力维度，表现为个体情绪和情感处于极度疲劳状态。随着社会的发展，秘书职业越来越重要，越来越普及。一名称职的秘书要政治思想过硬、知识结构合理、业务能力较强。高校办公室秘书与一般企业单位秘书有所不同，他们一般具有较高的学历但很少是秘书专业毕业。从工作内容上看，他们需要边做边学，要锻炼过硬的文字功底，会拟文拟报告;要培养协调公共能力，会办会办事;还要掌握办公自动化技术。现阶段因为岗位聘任制，大部分高校精简了秘书岗位人员，这加重了高校办公室秘书的工作和学习压力。从服务对象上看，高校办公室秘书的服务对象几乎涵盖了学校内外的全部人员，包括领导、教师、学生、上级领导、校外来访人员等等，任何服务对象都不能怠慢，更因为是领导身边最近的人，要注意自己的一举一动，这使办公室秘书承受着巨大的精神压力。

2.2 枯竭的自我评价维度

枯竭的自我评价维度，表现为个体对工作意义和价值的评价下降。高校办公室秘书的组织环境是学校，学校的主体构成是学生和教师，提升学校地位和办学水平也重点从学生教师入手，高校中办公室秘书的地位很低，他们不能像一线岗位那样直接体现对学校的贡献，也比不上其它一些活跃在前台的职能部门的人员取得较多的荣誉。领导虽挑选综合素质较高的人员担任秘书，但秘书的感受和发展常常被忽视，工作杂乱导致秘书职业缺乏系统发展，职业前景迷茫;学校缺乏有效的奖惩措施或设置不当，使得秘书工作绩效得不到公平的反映。久而久之，秘书开始重新审视自己工作的意义和价值，职业倦怠也随之滋生。

2.3 枯竭的人际关系维度

枯竭的人际关系维度，表现为个体以一种消极否定的态度对待工作和身边的人。工作压力并非对所有的人都造成同等的影响。个人气质、性格等方面的特点和缺陷也是导致其产生职业倦怠的重要原因［6］。很多高校办公室秘书是一些对工作期望值高或成就动机大的人，他们对工作投入程度高，希望通过承担更多的工作，获得较高的评价或回报，一旦期望落空，有些在性格上存在一定缺陷的人便开始极端否定身边的人，消极处理身边的事，特别是那些工作多年的老秘书，面对职称评聘、职务晋升、绩效考核等问题，很难保持平常心，职业倦怠极易产生。这种职业倦怠一旦产生，轻则影响工作，重则危害社会。

3 高校办公室秘书职业倦怠的预防和干预

针对职业倦怠的三个维度，我们可以从个体和组织两方面入手对高校办公室秘书的职业倦怠进行预防和干预。个体方面通过端正认识，树立正确的职业观，明确自我评价，提高抗压能力，预防职业倦怠产生;组织方面针对秘书的工作进行技能培训，坚持以人为本，明确岗位职责，干预职业倦怠。

3.1 从个体方面预防职业倦怠产生

3.1.1 端正认识，树立正确的职业观

秘书作为一种职业，是社会分工的产物。高校办公室秘书只有真正认识到自己的职业在推进高校事业发展和实现人生目标方面的价值，才会切实地感悟出自己的职业优势;一旦感悟便要努力突出自己的职业优势，认真学习和掌握新知识和新技能，逐步使自己成为行家;与此同时，还要给自己设定目标，从能力、专业等方面对自己的青年、中年和老年进行职业生涯规划，预防无目标或目标不切实际带来的低成就感和失败感，体会自己工作的意义和价值，生活也随之有了追求，职业还可能成为享受［6］。

3.1.2 掌握消除职业倦怠的方法，提高抗压能力

职业倦怠一旦发生，高校办公室秘书也不应逃避，而应该正面迎战，采取积极的应对策略。可以主动寻求帮助，在同事、朋友和家人那里获得建议;还可以改变原有工作模式，在保证完成本职工作和总任务的前提下恰当放慢工作速度、尝试减少工作量;努力改变自己对事情的认知，从另一个角度看待事情，降低期望;尽量学会一些化解人际冲突的方法和手段，例如增强身体素质、培养兴趣爱好等［7］。一旦战胜了压力，职业倦怠也就不会存在。

3.2 从组织方面干预职业倦怠

3.2.1 制定培训计划，关注职业发展，克服枯竭的自我评价

开展对秘书技能的培训是提升秘书能力和素质的重要手段，是提高秘书福利待遇的最好表现［5］。一个人长期从事同一项工作，不论原来热情多高、创造性多强，随着时间的推移，都会觉得原来感兴趣的工作变得枯燥、乏味，热情消失了，创造性也逐渐丧失。学校应根据秘书职业的特点和秘书工作性质，制定适合秘书发展的培训计划，采取灵活多样的形式，有目的地对其开展培训，增强办公室秘书对学校的认同感、归属感，增强工作的新颖性和挑战性，克服枯竭的自我评价。

3.2.2 明确岗位职责，完善内部管理机制，调节枯竭的个体压力

科学的管理机制，能够有效提高办公室人员的工作积极性，预防和消除职业倦怠。首先要完善内部管理机制，明确高校办公室各岗位职责［8］。高校办公室的工作内容较杂，突发情况多，如果不明确各岗位职责很容易出现工作相互推诿、不负责任、忙闲不均等现象。所以办公室领导要理顺管理体制，明确工作职责，信息公开，奖惩分明，在此基础上提高科学管理水平，建立精简高效的管理制度［9］。从节约和高效的原则出发，建立清晰流畅的文秘、信息、阅办文、档案等工作规程，简化办会、办文、办事的程序，提高工作效率，而后推进现代化管理手段，建立以网络为主体的自动化系统，逐步实现高校办公的自动化、无纸化。这样既可以提高工作效率，保证工作质量，还可以调节办公室秘书枯竭的个体压力，减少引发职业倦怠的诱因。

3.2.3 创建和谐校园，坚持以人为本，关爱枯竭的人际关系

创建和谐的校园文化，树立和落实以人为本的理念，可以从根本上阻止职业倦怠的产生。在物质上，学校层面，应建立合理而灵活的多种奖励制度，如目标奖励、示范奖励、荣誉奖励、参与奖励等，力求教职工的付出与所得一致;在精神上，办公室领导应实施人性化管理模式，多站在秘书角度思考问题，增强组织透明度，多给予其表现、参与的机会，激发秘书人员的满足感和归属感;在人际关系上，秘书要密切与校领导、各院系以及师生之间的联系，加强沟通理解，改进工作作风，努力建立规范有序、充满活力、团结互助、高效运转的和谐办公室。这样形成强大的凝聚力和向心力，不仅能及时排解秘书心中的郁闷和疑惑，还能激发秘书工作的积极性和创造性，从而更好地为学校事业发展服务。

［1］中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典［M］.北京:商务印书馆，2002:874.

［2］诸孝正，罗烈杰，王世国.秘书学概论［M］.广州:广东高等教育出版社，1998:19.

［3］高海生.秘书基础［M］.北京:高等教育出版社，2000:18.

［4］赵玉苏.高校秘书人员易出现的心理偏差及对策研究［J］.成都教育学院学报，2005(5):59 －61.

［5］李敏，王佩，王垒.职业倦怠与工作心理成熟度、责任心和自主性的关系［J］.心理学进展，2013，3(2):61 －67.

［6］王培勇.秘书职业倦怠的预防及缓解对策［J］.长治学院学报，2008(6):91－92.

［7］杨睿宇.高校办公室秘书人员的有效情绪管理［J］.中共四川省委省级机关党校学报，2009(4):91－92.

［8］陈金章.高校办公室人员的职业倦怠现象探析［J］.福建教育学院学报，2008(4):34－36.

［9］刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究［J］.高教前沿，2010(11):82－83.