高校内部控制在采购和付款环节的研究

丁克岗

【摘 要】高校的内部控制管理模式与企业化的事业单位管理相一致，既有企业化的普遍性，又有属于高校工作的特殊性。针对高校在采购与付款环节上的具体内容，以及企业中越来越完善的内部控制制度，本文将探讨高校内部控制在采购和付款环节上的有利制度，并对其操作落实进行一定的阐述，使得高校更好地服务师生。

【关键词】采购；付款；内部控制制度

随着我国高等教育跨入大众化阶段，对高校各项工作的保障方面日益受到重视，高校的内部控制也在上世纪末开始被社会所关注，并由国家职能部门出台了相关规范文件。随之而来的高校采购与付款管理也逐渐社会化，实现了“企业化”管理。由于高校采购的最终目的仍然是保障学校各项工作的良好开展，服务广大师生，因此在盈利方面与企业要求有所不同。无论其管理是否与学校挂钩，都应该制定相关管理制度并加以落实，完善内部手续，更好地发挥高校采购职能。

一、加强高校采购与付款环节内部控制的意义

随着高校教学技术的提升、资源信息获取渠道的拓展以及高校办学形式的多样化，学校的发展模式也顺应时势发生改变，逐渐形成政府主导、社会参与投资合作办学的体制。因此，为了适应政府以及社会对高校的需求，高校不可避免地成为市场经济的重要组成部分，高校的财务管理模式也随之转型。学校对于硬软件的投入将对学校发展带来极大影响，因此加强学校各项采购与付款管理有着重大的现实意义。

1.确保采购与付款操作的客观性

由于高校采购直接影响教学质量，并且在采购上涉及的项目众多，来源广泛，因此制定采购与付款内部控制制度极其关键。首先，可以规范多层手续的操作，使处理流程有条不紊。其次，避免人为操作的漏洞与过失，在做出决定时有制度可依。第三，一定程度上控制了舞弊现象，避免操作人员在处理时为了私利蒙混过关，提高了处理的公开透明程度，使单位的物资财产得到应有的安全保障。

2.确保采购与付款信息的时效性

采购与付款不可避免地与企业财务会计方面有所交汇，无论哪个行业都需要对物资的价值进行统计与核算。加强采购与付款的内部控制，能够规范各项业务的处理流程，在进行相关数据的统计时更加条理清晰、账目分明，使会计工作能够顺利开展，保证了相关信息的及时反馈，降低了数据的误差，并且为高校内部工作的协调做出贡献。

3.确保采购与付款成本的可控性

高校采购要求采购人员有一定的专业性，不仅要熟悉标的性能，也要能够严谨认真的进行市场考察，熟知并遵守相关采购法规。由于高校采购的直接决策者在管理层，因此在传达采购要求时首先要做到清晰及时，其次是考察供货商的供货质量与市场信誉度。通过管理层与采购人员双方共同协调达到加强管控的目的，以此一来可以规范资金的管理，使各个采购环节都能得到对应的资金分流，实现资金投入得以最大化利用。二来可以规范采购工作，通过预算等等给出符合实际情况的采购标准，达到控制成本的目的。

二、高校采购与付款环节存在的问题

1.内部控制制度不完善

高校数量众多，少数高校尚未制定内部控制的相关制度，有不少高校虽然制定了相关制度，却没有很好地落实完善，使得制度如同空壳，没有实质性的帮助。具体表现在两方面：一方面是制度不能适应经济发展的需要。市场每天都在变化，一段时日后的经济情况又是另一番面貌，倘若制度不能适应新的环境，就容易出现管理漏洞。另一方面是监管不得力，对采购人员的行为不能很好地规范。对此造成的后果是采购人员利用采购之便为自己谋取私利，而采购到的物资质量就得不到保证，使高校的利益受到损害。采购人员对制度的忽视，会导致采购流程的混乱——分工不合理，或扎堆于一个项目，或是各自为政过于分散，无论哪种情况都会造成人力财力上的浪费。

2.信息不够公开透明

公开招标是高校采购发展中必然会产生的采购方式，公开招标有利于高校在最短时间内了解供货商的优点从而选择相应的商品。然而高校发布招标信息的渠道较少，自身情况的信息公开这方面也做得明显不足。具体表现在供应商不能及时了解到高校的需要或者学校对物资的具体要求没有很好地披露。由于高校采购是一个非常大的市场，因此在招标时往往能得到供应商的侧目，但如果缺少规范的信息管理与信息公开，高校的采购又变得十分困难。一些合適的物资供应商因为缺乏招标信息的获取渠道而错过了投标的机会，反而参与投标的供应商又可能因为不符合标准而不被高校所考虑。没有具体的信息，往往导致高校在选择供应商时失去参考的标准，导致供应过程中出现的问题长久得不到解决，或是招标时舞弊徇私的现象。

付款环节也是一样，从预算到申请再到审批，最终付款完毕，每一项每一层都具有大量的信息需要进行核算统计，然而这些信息往往为内部消化，甚至一个最终结果都没有进行公开。高校对于信息公开的平台建设得不够，其他非管理人员想要查询采购资金流向是相当困难的。这些都是阻碍高校采购与统计良好运作的因素，加强系统化信息管理与信息公开刻不容缓。

3.采购时过于看重价格而忽视质量

在高校管理中，由于资金来源较为单一，并且由其特殊性所限，采购部门在进行采购时一般较为注重物资的价格，视其为评价的第一要素，更有甚者为了节省资金以价格作为评判该物资是否应该入手的唯一标准，忽视同样产品中各自质量上的差异以及售后保障。然而，无论是高校还是一般企业，物资采购最看重的都应该是质量，这一点不应因为单位的特殊性而有所变化。质量永远是物资的第一重考虑因素，而价格则是排在质量与服务之后再作考虑。物资的质量问题所影响的可能就是全体师生，采购人员若做不到重视质量这一点只会因小失大。

4.负责采购与付款的人员专业水平不足

对于采购人员来说，需要掌握的知识包括相关的政策法规、采购的一般流程、在招投标时的注意事项、市场考察、对合同的鉴别能力以及一般的服务、工程的初步了解等等。现实的情况是采购人员大多没有经过专门的培训，而直接选聘出一小部分人负责采购工作，在专业素质一块没有得到注重。这些人对于采购要求的了解是临时性、非系统性、缺乏规范性的，不具有专业的采购人员政策性、复杂性的特点，不能满足高校对物资采购的要求。

同理，面对付款环节的一系列资金报表，高校需要专业人员对其进行处理，并且每一个人跟踪负责的项目都不同，否则容易造成数目混乱。但在这一点上现实情况不太理想，比如审批环节，由于采购需要一定的金额，在预算出来后，一般由管理人员进行审批，但管理人员在这方面的专业知识并没有保障，甚至糊里糊涂地就批准了，如此就会造成不必要的资金浪费。因此，采购人才上的不足也会阻碍高校的发展。

三、加强采购的内部控制

加强采购的内部控制，在物资采购工作上的每一个环节都应设立专门的小组进行对应管理，做到在公开招投标时公正合理，评审时遵循制度，定价规范。

1.整体管理监督

在对物资采购的总体管理上，可成立领导小组，具体工作内容为确定招标的货源，并且负责统领整个招标过程，协调解决过程中出现的问题，并对招标工作进行监督。

2.细化评审工作

设立专门的评审工作小组，进行招标信息及招标要求的公开。通常的采购招标应在一个月前的时间便要提出相应的计划，然后采购部门应该通过尽可能多的渠道进行信息的发布，比如通过网络发布信息，或是主动联系以往的投标商等等。

信息发布完毕后要对参与投标的供应商进行统计整理，采购部门要认真审核投标商提供的证件。对审核通过的投标商可以发放标书继而收集好各类复印件。初步收集后就可以对供应商的具体情况进行了解，比如物资的获取、企业运营情况、企业信誉度等等，重点是产品的质量以及该单位持续供应的能力。在考察产品的质量方面可以要求其提供一定数量的样品，确认一切无虞后方可通过考察。

接着通过内部商讨来决定货源，要秉承质量为上的标准，做到公平公正。在质量不相上下时，再作价格与信誉等等的第二重参考。然而内部的讨论并不能最终敲定，为了获取最好的物资，还应该择优选出两个或以上的单位，在规定程序、期限内进行竞争，多方考量后方可确定最终的中标单位。

评审工作的最后一个步骤是合同的签订，双方应该在合同中规定各自的职责，确定违规行为的惩罚措施，双方在合同生效期间严格遵守当中条例，确保物资供应的良好进行。

3.规范价格评定

在价格评定方面的工作主要是对市场的随机调查与信息收集，以及跟进供货商对采购合同的落实情况。在物资定价方面，各项不同的物资分派给不同的工作人员进行调查，获得市场上的相关信息，最终定出一个估算价，作为对供货商定价的一个参考标准。此外，对市场的考察必须及时进行，由于物价变化快，价格评定工作要科学合理，就必须时刻关注产品市场，随机抽查定价，收集物资相关的质量与价格信息。采购部门对于物资供应商的报价首先是收集归类，再加以比较，并且要根据市场调查的结果对其报价进行分析，注重其信誉度的考核。对于供货商存在不诚信的行为应及时登记并采取措施，保证自身利益不受损害。最后做好对各项物资定价的汇总工作，并交由采购部门登记执行。

四、加强付款的内部控制

在加强高校采购付款的内部控制方面，我国早已出台相关的条例与规定，以对付款业务的流程进行合理的规范，根据高校的实际情况，具体的可从以下入手。

首先由相应的负责小组结合合同的要求以及现实情况将付款的整体预算编汇成表，交由对应的审核部门或相关的负责人进行核算与分析。

此外，不同项目的采购应归属不同的部门管理，在付款的审批上也一样，审批项目依据预算金额的大小，来确定审批工作是由项目归属部门的负责人（或分管校领导）进行审批还是由多管理层共同审批，以此明确各部门的相关职能。

采购工作完成后，需要有专门的人员对物资数目与供货商出具的发票凭证进行核算。为了确保数据的准确无误，一般先由采购部门的相关人员进行第一次收集统计，并把统计所得交到财务部门。财务部门接收后应对相关凭证进行核实与分类，确定其完整性，即各项文件是否完备齐全；检查各项凭证的内容是否一致；检查企业的签章是否完整，有没有出现漏签的情况；还有就是技术人员或其他相关人员的签字以及发票与合同内容是否相符、内容与实际的采购情况是否一致等等。这些检查关乎交易的合法性、合理性、安全性，审核人员除了本身具有专业知识以外，在态度上必须慎之又慎，出现文件的缺失或是对内容有疑问，应立即咨询采购部门或供货商，保证审核程序的严谨公正。

文件凭证的审核工作完成后就是对具体账款的落实与核算。会计人员应该对本次采购产生的每一笔支出进行审核，根据审核的付款单填制记账凭证，确认无误后进行付款工作。如果出现需要退货的情况，各部门要协同合作，及时与供货商交涉并根據相关的票据追回货款。

五、结语

如此每一项工作落实到位，才能加强高校采购与付款的内部控制，减少过程中的差错，出现问题时能及时找出来源，为高校的发展提供保障。

参考文献：

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