Excel工作表在医院药品库存数据管理中的应用

苏永立

Excel工作表在医院药品库存数据管理中的应用

苏永立

目的 规范药品帐物管理，提高工作效率及准确性。方法 利用Excel工作表的排序、筛选、分类汇总、Vlookup函数、&键、选择性粘贴等功能，补充医院信息系统不足。结果 实现我院药品采购计划由“药库的以出定入”为“全院的以销定入”，使药品采购更加科学、规范，减少了药品积压、滞销，提高了工作效率；同时对全院药品使用情况进行分析，及时发现、解决药品帐物管理中存在的问题。结论 利用Excel工作表可进一步规范医院药品采购、库存管理，提高工作效率。

Excel工作表；药品；数据管理

我院信息系统已使用多年，虽然能实现药品的一些回顾性查询、分析功能，但由于医院信息系统（HIS）的开发设计存在一定的局限性，不能满足医院药品管理的需求[1]。为促进药品管理的不断提升，药学部坚持每月盘点，以HIS为基础，利用Excel工作表强大的计算、分析功能，实现了药品的数据管理，取得了一定的成效，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 每月药品数据采集 从HIS系统导出当月相关数据，包括上月末各药房与药库盘点库存表、本月末各药房与药库盘点库存表、本月各药房从药库领药明细表、本月各药房销售明细表。要求格式统一，内容包括药品编码、药品名称、规格、剂型、最小单位、转换系数、包装单位、数量、进价、售价、生产厂家。

1.2 利用Excel工作表将采集数据加工为药品信息汇总表 创建药品信息汇总表，将采集数据内容“复制”到药品信息汇总明细表中，调整采集数据信息与汇总表结构一一对应；在“药品名称”前插入一列，利用“&键 ”将药品名称与规格合并填充为“药品名称&规格”，保证每一种药品信息的唯一性，按“药品名称&规格”排序；利用Vlookup函数将汇总表中除数量之外的单元格信息进行一一填充；利用“分类汇总”，以“药品名称&规格”为分类字段，进行汇总；将“数量”与“药品名称&规格”列之外的内容选择“插入单元格”下移一行；利用“复制”与“选择性粘贴”中“数值”将汇总表粘贴至一个新的Excel工作表中；采用“自动筛选”对表中分类汇总结果进行取舍，即得出最终药品信息汇总明细表。

1.3 药品信息汇总表的应用 ①药品采购计划的生成：假如要求医院所有药品存量保证使用2个月，计划数量=各药房销售之和×2－各药房与药库盘点之和，通过人为适当调整即生成药品采购计划表；②利用Excel工作表计算的强大功能，可以计算出每种药品当月实际销售与实际消耗差异，通过“排序”功能，及时发现账物不符的药品，并进行分析，做出决策，杜绝药品管理漏洞；③各药房可利用药品信息汇总表中关于本药房的药品信息，对本单位当月药品使用情况进行分析，验证日常管理效果，及时调整管理策略。

2 结果

通过近两年的实践证实，利用Excel工作表在药品采购中采用“以销定入”，实现了医院药品总量的有效控制，降低了医院药品总库存量，减少了药品积压与过期，每月近效期药品品种由原来的50种左右减少至现在的10种以下，近效期药品金额降至原来的10%～20%，使近效期药品管理变得简单、有序；由于采购计划考虑周到，减少了采购次数，补充采购计划由原来的每月10次减少至现在的1～3次，补充采购计划金额降至原来的30%以内，提高了工作效率，使整个药品供应环节更加顺畅；每月及时对药品的库存、销售情况进行分析，易发现药品管理存在的问题，特别是药品的流失、调换等，利于促进药品帐物管理方法的改进。

3 讨论

HIS大都是通过药库药品库存设定上下限的办法[2-3]，预警并确定采购计划数量，或是通过药库某一时间段发放药品数量确定药品计划数量，由于各药房库存量采购员并不清楚，导致有些药品药房可能存量较大，但药库存量少，采购后药品积压；也有可能是药库虽然有一定数量的库存，药房存量很少，不能满足药房1个月的需求，不得不做出补充采购计划，甚至出现药品缺货。通过以上方法使各药房药品存量与近期销售情况清晰可见，避免了药品采购的盲目性，保证了药品计划量的准确性，减少药品积压过期与计划不周造成的药品断档，同时有效降低了医院药品总库存，在降低药品管理成本与付款压力方面的积极作用更为明显，实现了“以销定入”的科学管理手段。

河南省洛阳东方医院为拥有1 100张床位的三级综合医院，在用药品1 400余种，以往虽然采取每个药架固定到人的方法，每月对6个月内失效药品进行统计、汇总、反馈、处理，耗费很大精力，但仍有部分药品以过期告终，多数原因归结于采购环节，故从采购环节抓起不失为一个可行有效的管理办法。

综上所述，该方法适用于HIS系统不能满足需求的医疗机构药品管理，操作简单、实用，只要充分利用Excel工作表函数，设计好操作思路，均能达到预期的效果。

[1] 曾明仪,黄春.Microsoft Excel工作表在医院药品管理中的应用[J].中国药房,2009,20(1):43-43.

[2] 袁进,李贤文,季波,等.医院药房库存管理中药品上下限设定及影响因素探讨[J].中国药房,2005,16(13):984-984.

[3] 汪荣军.解决医院药房“缺药”问题的几点建议[J].中国药房, 2006,17(23):1778-1778.

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1673-5846(2014)07-0190-02

河南省洛阳东方医院，河南洛阳 471003