电力企业办公室工作精细化管理探析

费治莲

(四川金峨发电有限公司 四川 乐山 614000)

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室工作的好坏直接关系到一个单位工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到单位对外的形象、对内的效率。当前要做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。

一、精细化管理的内涵

现代管理学认为科学化管理依次有三个层次，分别是规范化、精细化、个性化。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职，工作要日清日结，发现问题及时纠正，及时处理等等。现代企业对精细化管理的定义是“五精四细”，即精华、精髓、精品、精通、精密，以及细分对象、细分职能和岗位、细化分解每一项具体工作、细化管理制度的各个落实环节。它要求按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工、优化业务流程、完善岗责体系、加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住办公室的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。

精细化管理是管理者用来调整产品、服务和运营过程中的技术方法，它以规范化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，把服务者的专注焦点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力。

二、推进办公室精细化管理的必要性

(一)是办公室职能的内在要求

办公室的特殊职能决定了办公室工作任务重、事情杂，不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外的任务，经常是“上班先到、下班后走，白天做杂事、晚上做正事”。办公室工作头绪繁多而又责任重大，如果处理不当，就可能影响机关的正常运转，甚至影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作性质决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

(二)是提高办公室工作质效的主要途径

电力企业对一个地区的电力供应起着至关重要的作用，电力企业的办公室作为企业的核心部门，其重要性更是不可小觑。电力企业的办公室不仅为各阶层领导、员工及各部门提供直接的服务，还负责与相关合作企业的联系和沟通，所以，对办公室的管理进行改善和创新，提高办公室工作的效率和质量是非常必要的。但是就目前的情况而言，很多电力企业的办公室管理工作存在这样那样的问题，这些问题都严重阻碍了电力企业办公室管理的改善，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为机关、为基层服务。

(三)是改进和完善管理流程的必然要求

精细化管理最基本的特征是组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化，重细节、重基础、重落实、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。这与电力企业在抓住市场机遇，把机会型增长转变为战略型增长，顺利实现内涵式增长的目标是一致的。精细化管理需要在组织流程的每一个环节中得到体现，所以不断改进和优化流程是精细化管理的主要特征。推行精细化管理，有利于提升办公室服务水平，提升工作成效，提升干部队伍素质，对创造效益、提高效能具有十分重要的意义。

三、实施精细化管理提高办公室行政效能的思路

(一)更新观念，提高认识

一方面，办公室工作人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的纳税人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点;急办的事，步伐加快一点；敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦，办事凭经验，处事不冷静，无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。

(二)明确职责，细化流程

1.要明确职能。办公室的主要职责，概括起来就是:履行参谋职能，为领导决策服务;履行协调职能，为推动全局服务;履行把关职能，为中心工作服务;履行保障职能，为企业运转服务。要将办公室的各项职能按照“定岗、定责、定标准”的要求，逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位。

2.建立科学简约、清晰明了的工作流程。按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，健全和优化办公室各项工作流程。办公室工作的核心职能是辅助决策，是以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程。根据办公室职能，逐项建立公文传递、新闻宣传、会议管理、安全保密、信访处理等各方面工作的具体流程，使各项工作均依流程运行。在流程设计中做到目标明确，环节清晰，形成上下互动、左右联动、环环相扣的有机链条，努力实现各环节间的“无缝衔接”、有机配合、信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少差错。

3.加强协作。电力企业许多工作都归口办公室管理，但又要靠各部门共同落实，需要依靠整个系统的力量。因此，办公室要加强协作，做好与领导的协调，及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去;做好与上级机关的协调，对上级机关的发文、通知、安排，及时汇报，及早拿出思路和方案;做好与其它科室之间的协调，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决;做好与地方政府及系统外部门之间的协调;做好与基层单位关系的协调。

(三)完善制度，强化考核

完善制度是科学化精细化管理的前提。有章可循、井然有序、周密严谨的制度能有效地约束行为，规范办公室工作的正常运转。因此，在优化流程的前提下建立健全岗责体系，从机制上保证权责一致，是推行办公室工作科学化、精细化管理的重点。

完善制度就是要改变过去干多干少、干好干坏没有具体衡量标准的现象，也为个人自我管理、自我约束创造条件。每个岗位在明确应该干什么、怎么干的同时，对于干到什么程度也要非常清楚。从会议室的布置、办公区域环境卫生，到文件的格式、字体的选用、纸张的大小等，都要在质量要求、效果等方面，建立科学合理，便于操作的工作标准，每个人工作质量的高低，可以通过标准检验出来。要增强质量意识，对照标准时时找差距、处处找不足，真正把标准内化为自身的目标和行动。要树立品牌意识，高标准严要求争创品牌，力争各项工作实现“工作零失误、细节零缺陷、服务零缝隙”。