医院信息系统切换实践与探讨

刘晓东，刘洋，田丽丽，朱旭玮

襄阳市中心医院 信息中心，湖北 襄阳 441021

0 前言

随着信息技术的迅速发展，医院信息化的广度、深度不断扩大，原有的信息系统已无法满足医院发展的需要，必须建设新的医院信息系统[1]。新系统如何成功替换旧系统，实现医院整体业务的平稳顺利过渡，是我们面临的主要问题[2]。本文阐述我院信息系统切换的具体做法。

1 系统切换方式

常见的系统切换方式有3种：直接切换、平行切换、分阶段逐步切换[3]。各家医院应根据本院前期信息化应用水平及新系统的准备程度等具体情况，选择1种或几种相结合的切换方式。

1.1 直接切换

在切换预定时刻，停止使用旧系统，启用新系统。这种方式风险较大，应做好应急预案以备新系统出现问题无法正常使用。此外，为了保证顺利平稳过渡到新系统，前期要做好充分的准备工作，对各模块功能进行反复测试校验。直接切换方式虽然存在风险、前期工作量大，但有利于后续工作，如医院各项报表数据的统一和完整等。

1.2 平行切换

在切换预定时刻，新旧系统并行使用，即启用新系统的同时旧系统仍然在院使用。这种方式几乎不存在风险，医院业务在两套系统中同时操作运行，并将各项报表进行比较核对，可及时发现并解决新系统中存在的问题，新系统顺利运行一段时间后，停止使用旧系统。平行切换方式虽然风险小，但是所需费用比较大，耗人力、财力。

1.3 分阶段逐步切换

新旧系统的切换是一个子系统一个子系统的进行，每个子系统的切换是按平行方式进行。分阶段逐步切换方式风险较直接切换方式小，费用没有平行切换方式高，但是程序处理接口多，不利于后续数据的整合。

2 切换前的准备工作

2.1 组织准备

组织准备要充分[4]。新系统可能不仅仅是程序模块的变动，更是对医院各项业务流程、管理流程的优化和再造，势必会造成医院原有管理模式和运行模式发生一定的变化，故新系统上线需要医院多个部门的积极参与配合，重点是医务处、护理部、财务处、药剂科等关键部门。制定详细周全的计划书，权威领导组织工作，明确管理细节，建立层级权责，及时、果断地对有关问题进行决策，对确定了的问题通过会议、文件等形式尽快通知到临床科室和相关操作人员。

2.2 数据准备

数据准备指基础数据的导入，包括人员信息、科室信息、药品信息、诊疗项目信息、卫材信息等数据[5]。旧系统中已有的数据，需按新系统的数据结构进行修改后导入新系统；旧系统中没有的数据，需人工录入新系统。数据准备是一项繁琐的系统工作，需要仔细核对，要把握几个原则：合理分配、专人专管；保质保量、专人审核；对于费用分类、科室信息设置等涉及多个部门的数据，应及时开会协商共同确定。

2.3 人员培训

主要包括操作级培训和维护级培训[6]。前者培训的主要对象是各业务科室的软件使用者，通过培训让他们熟练新系统的业务和流程，减少误操作。后者培训的主要对象是信息科的专业技术人员，通过培训在系统切换时及切换后进行现场指导、并使其具有异常识别、故障排除及解决问题的能力。人员培训要注意方式和方法，如以业务流程为主线进行培训、重点培训影响面较大的模块、优先培训年轻人群、保证培训时间、强化实际上机操作等。

2.4 硬件准备

电脑终端、打印机等硬件设备和相关配套软件系统安装调试到位。对所有的终端电脑进行多次排查，不能使用的应及时更换，并配置一定数量的备用机，以避免硬件故障影响切换工作，导致问题的扩大化。

3 系统切换的实施

3.1 确定一个合理的上线时间

切换时间一般考虑2个原则：① 为使系统切换对医院业务的影响降至最低，应选择就诊患者较少的时间；② 为了便于报表的统计分析，应尽量选择统计月的最后一天。我院选择在工作日最后一天的零点开始进行系统切换，因晚上患者较少，第二、三天周末门诊量不太大，发现问题可及时修改，星期一就医高峰期可对系统的稳定性进行一次全面的检验。

3.2 具体切换步骤

为了保证切换顺利进行，必须制定切换当天的详细切换步骤，要求每个人必须按照步骤严格执行，绝对不允许有其他的操作或流程。切换主要流程：楼层实施工程师去各自负责的楼层指导医生使用新系统；门诊收费处、住院收费处测试票据打印走纸；软件工程师测试医院排队叫号系统、实验室信息系统（LIS）接口、影像存储与传输系统（PACS）接口、医保接口等接口程序；清理新系统中业务数据，清理后，任何人员不能再进入新系统进行任何操作；在新系统里操作药品初始化；对收费员进行发票领用操作；各业务窗口全部退出旧系统，进入新系统操作业务；增加后台触发器，控制不能再往旧系统写入业务数据；切换后，关注各业务流程。

3.3 数据校验及系统跟踪

系统切换后应对新系统中的各项业务数据加强校验核对，以防止数据错误，主要核对项目包括：药品价格、诊疗项目价格、执行科室、财务交账报表、患者信息、费用明细等。常用的验证方法有分别计算并比较新旧系统中各类业务报表，逐个核对患者费用明细及总金额，直接核对数据明细等[7]。系统切换后，对新系统运行情况进行跟踪，收集整理使用者对新软件的信息反馈，对新系统中存在的问题及时修改完善，使得系统更好地为广大医护工作者服务。

4 应急预案

应急预案主要是为了应对系统切换可能出现的各种意外，确保医院各项业务正常开展[8]。我院制定了《门诊上线应急预案》、《住院上线应急预案》等应急方案，预案定义了一般故障及处理方案和重大故障及处理方案。

4.1 一般故障及处理方案

定义一般故障如基础数据错误或不完整；部分人员无法登录模块、科室不正确；部分单据、票据无法正常打印或者走纸不正常；部分药品、医嘱诊疗项目找不到或名称、对应物价错误；部分特殊患者无法正常在系统中完成就诊处理；部分业务运行速度缓慢等。相应的处理方案如安排技术人员核实故障情况，查明原因，及时排除；由于基础数据不全、错误及特殊流程有问题造成部分患者拿不到药品，可凭取药单直接取药，保留取药单，待问题解决时，补录至新系统；安排药剂科专人现场办公，负责处理物价和药品基本信息；工程师在机房对数据库进行监控和优化等。

4.2 重大故障及处理方案

定义如关键流程有错误，患者无法正常就诊，直接影响医院的正常就诊秩序，且在30 min内无法修复；服务器压力过大，整个系统运行缓慢，影响业务正常运行；服务器宕机等为重大故障。相应的处理方案如工程师迅速针对软件系统问题进行分析，如果30 min内无法解决，立即上报院领导决定是否启用旧系统；针对各个部门使用的消耗服务器资源较大的业务统计功能限制在高峰期使用，在非高峰期间可以正常使用；将系统切换到备用服务器，待正式服务器恢复后，数据从备用服务器恢复到正式服务器等。

5 结论

医院信息系统切换是一项复杂而细致的工作，医院信息化管理部门应不断地总结经验、研究问题，选择适合医院自身的切换方式，精心做好切换前的准备工作并制定相应的应急预案，才能保证新旧系统平稳过渡，保障医院各项业务的正常开展[9]。

[1]李工,骆晔.谈医院信息系统建设中存在的若干问题[J].医疗卫生装备,2002,23(4): 54-55.

[2]刘松林.浅析医院信息系统切换实施方案[J].中国医疗设备,2009,24(10):76-77.

[3]陈远,熊霞.新旧信息系统切换问题研究[J].中国图书馆学报,2002,28(5):48-49.

[4]刘海霞.医院信息系统的切换准备及切换方案探讨[J].中国当代医药,2009,(19):119-120.

[5]刘春红.对医院信息系统切换的思考[J].医疗装备,2009,(3):26-27.

[6]叶承东.医院信息系统切换全员培训实践经验[J].软件导刊,2009,(3):89-90.

[7]刘畅.新旧系统切换中数据转换的研究与实现[J].电脑与信息技术,2005,(2):47-49.

[8]邢海燕.医院信息系统故障应急预案[J].中国数字医学,2008,3(12):23-24.

[9]贺建军,陈衍,韩晟,等.医院信息化建设中的几个问题[J].中国医疗设备,2012,27(5):76-78.