浅谈我院医疗设备档案的电子化管理

曾冬梅，张正军

太和医院湖北医药学院附属医院后勤服务中心， 湖北 十堰 442000

0 前言

完整的医疗设备档案不仅可以提高医疗设备的使用率，为使用科室提供准确、有效的技术支持，为设备后期的维修保养提供原始的资料和准确的数据，还可以为医院购置新设备时提供科学的依据，保证医院的经济效益和社会效益。

我院现有编制床位2300张，员工近3500人，总资产10多亿元。其中100万元以上医疗设备有45台，50万元以上医疗设备有90台，50万元以下设备有8730台，按照1机1档（1万元及以上设备都要建档），庞大的纸质档案使用很不方便，利用现代技术建立电子档案，实施医疗设备档案的电子化管理势在必行。

1 档案电子化管理特点

档案电子化管理就是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程，又称档案的信息化管理。具有操作方便、存储空间小、多种表现形式、复制时不容易丢失信息、传递快捷、实现资源共享等特点，为人们提供了纸质档案无法比拟的便利，可极大地提高工作效率。

2 我院医疗设备档案电子化管理的具体做法

2.1 建立健全电子档案管理制度

（1）全院首先建立了统一的医疗设备电子档案管理制度，规范电子档案的制作、收集整理和归档的时间与方法；明确划分其保管期限；统一规定文件的载体形式与质量、规格和格式；确认医疗设备文件的有效性与完整性；在档案存储过程中要求文件的内容、结构、背景信息要一并保存；严格填写归档电子文件登记表。规定对所有医疗设备电子档案实行定期检查，计算机和移动硬盘的不定期抽查，要求光盘每4年进行一次机读检查，发现问题及时采取措施[1]。

（2）制定了医疗设备档案信息网络和信息安全管理制度、电子档案应用系统的安全操作制度、网络安全的保密制度、电子档案管理人员的管理制度[2]，医疗设备电子档案的备份与恢复系统以及档案管理的记录系统。

2.2 专人专管

我院设专人负责保管医疗设备档案，并由专门的计算机储存医疗设备电子档案，以保证档案资料的有效性和完整性，随时归档，随时了解网络运行、信息发布情况，不定期或定期检查网络运行工作情况，以防档案的缺失、流程的遗漏和病毒的破坏等。中心档案室将电子档案拷贝2套，1套封存保管，1套提供利用。所建立的医疗设备档案均实行电子和纸质归档的双轨制，确保档案的完整、准确、系统和安全。由中心档案室编写的电子档案文件登记表内容包括：载体形式、形成单位、文件题名、形成时间、硬件环境、软件平台、应用软件、保管期限、设备金额、设备购置时间、设备运行情况、规格型号、生产厂家、使用科室及维护该设备的工程师等，方便每年的档案清查工作，使档案查阅更精确、更快速，医疗设备档案管理真正进入信息化的管理领域[3]。

2.3 建立医疗设备电子档案共享平台

我院建有院内局域网（OA网），全院中层以上干部及科室业务骨干均开辟上网专线，每人1个独立上网密码。在OA网上开设医疗设备档案专区，实施医疗设备档案的远程传输和查阅，以科室为单位建立档案目录，目录下按年度划分档案类别，建立医疗设备电子文件自动上传的窗口，全院有27名兼职档案管理员及时收集和捕捉有用的医疗设备档案信息，通过OA网及时传送给档案部门，用电子数码签名封签认证，中心档案室工作人员则接收登记，接收后马上给每份档案编制一个唯一的档案号，并给出相应的分类号，归档同时进行主题词标收、著录。用户利用时只须给出档案分类号或主题词即可找出相应的档案和附件，从而减轻档案人员的劳动强度[4]，实现科室与科室、科室与院管、医院与社会的资源共享[5]。

2.4 创新的档案服务方式

我院专门建立了医疗设备档案的工作服务网页，一方面单位自己制作网页对外发布信息，另一方面是收集网上数据和信息，为院内外用户提供服务，扩大社会影响，拓宽服务范围[6]。院外人士只要注册登记成为我院电子档案中心会员，通过远程登录等方式，经电子档案中心进行身份确认并确定查阅权限获得许可后，即可查询有关的电子档案信息，并进行借阅登记和缴纳查询费用。医院在新设备采购论证过程中，借助网络对设备的外观大小、各种指标性能和功能、操作流程甚至远程操控进行系统整合，让使用科室对设备有充分的了解，通过比较选出适合自己科室的设备，也使医院领导能做出更明智、更有效的选择[7]。设备的安装调控、维护和维修资料的数据均直接从厂家传输过来，利用网络联合厂家共同维护设备，建立专门的医疗设备报损报废网页，传送需要报废设备的数据信息，使用科室通过网络填写设备电子申请报废单，传至医院设备管理部门，由院主管领导、设备审核委员会审核，申请科室可通过网络直接查看申请设备报废的情况，台账管理部门则直接对已报废、损毁和丢失的医疗设备及时进行核销，但报废后的信息仍保存在档案管理系统中便于日后查询。设备使用的效益分析也在档案网页中公示，为医疗设备科学，有效、安全的管理和利用提供了最基础、最完整的数据，使之更好、更有效地服务于医院。

2.5 建立完善的医疗设备档案管理网络安全防范制度

严格控制医疗设备电子档案的可转换性以保证档案的安全，设定访问限制级别，不同的科室及人员有不同的使用权限，分别进行权限认定。电子档案在形成过程中随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证档案在传输处理过程中不出现资料的变更以及恶意程序的篡改等错误，以确保档案室收到电子档案的原始性。部分档案设定特定的保护，按照不同的功能要求开放限度，有的为只读模式，确保利用时的准确性及医疗设备电子档案的法律凭证地位。

2.6 改善库存环境

我院档案库房在远离医院医疗区域的4楼，库房坐南朝北，医疗设备档案与其他档案同在一个库房，但放置在专门防磁的档案柜内，严格按照电子档案的保管要求，存放的档案远离医院临床科室的磁场、强热源、隔离有害气体及强紫外线，库房内室温始终控制在17～20℃，相对湿度保持在35%～45%。通过对电子档案管理环境的改善，同时也优化了档案库房条件，使医院档案管理硬件上了一个新台阶。

3 效果

我院通过从设备申购到报废的整个环节的网络管理，为医院提供了完整的医疗设备信息资源[8-9]。① 院领导通过院内OA网上开设的医疗设备档案专区可随时了解本院医疗设备的分布使用情况、维修记录、报废管理等，为设备的更新提供参考；② 档案管理人员主动学习档案数字化管理，提高档案管理的责任感和紧迫感；③ 各科室各阶段的经办人员积极主动上交医疗设备资料，使设备档案的收集更加及时完整；④ 医疗设备档案的利用率由原来的20%增加到85%，改变了以往重管轻用的局面，真正实现了全院资源共享，完善了档案工的职责，既优化了工作流程也减少了不必要的劳动，设备的维修通过互联网传输，与厂家共同查找问题，节约了时间、降低了成本、减少了医疗事故的发生。医院购置的各种医疗设备也得到了最大效益的回报，大大提高了医院的服务质量和效率，使医院在推行医疗设备档案电子化管理的同时也贯彻了精益管理的理念，提升了医院的竞争力。

[1]窦丽娟,姬良波.如何做好照片档案的电子化管理[J].黑龙江史志,2012,(5):31-32.

[2]沈娜,李诗,李长庭.医院档案电子化管理探讨[J].行政事业资产与财务,2012,(2):144.

[3]曾冬梅,张正军.精益管理在医疗设备档案管理中的应用[J].中国医疗设备,2013,28(2):63-64,57.

[4]何彩平.医疗设备档案的建立与管理[J].中国医学装备,2011,8(12):58-60.

[5]李珍香.浅析医院档案电子化管理[J].中国中医药现代远程教育,2010,(2):153.

[6]张诗琳.档案电子化管理的发展趋势[J].兰台内外,2010,(5):24.

[7]李涛,李怡勇,米永巍,等.医疗设备管理中互联网技术的应用思考[J].医疗卫生装备,2013,(4):125-126.

[8]周嫱.我院医疗设备档案管理工作的探讨[J].中国医疗设备,2013,28(5):105-106.

[9]王雪琴.浅谈档案电子化管理的几点认识[J].档案天地,2010,(8):53-58.