企业档案信息安全意识的思考

汤旭君

摘 要：本文从企业档案信息的重要性入手，思考了档案信息安全管理中存在的隐患，借此阐述了企业管理中存在忽视企业档案管理倾向，最后阐明构建企业档案信息安全管理体系，更好的应对企业发展需要。

关键词：企业档案；信息安全意识；重要意义

所谓企业档案信息资源就是企业在生产、经营和管理等活动中不断发展所形成的对企业、社会乃至国家具有保存价值的、各种载体信息材料，这些信息材料是企业内部产生的最真实、最可靠、最具有权威性的原始信息，是企业最重要的信息资源。它们的存在对企业日后的发展具有重要的指导意义和借鉴作用，是企业信息产业中最珍贵的无形资产。企业要想在市场经济的洪流中独占鳌头，就必须充裕企业信息资源，完善档案信息安全体系，充分利用档案信息资源，实现企业竞争环境中经济利益最大化。由于企业档案的信息价值不为企业所用，企业在管理工作中对企业档案的重视度降低，使得企业档案信息安全得到忽视。另外，信息技术的空前发展，使档案信息材料的存储介质多样化，这些介质为档案管理提供了便利，同时也给档案管理工作带来了忧患。这些介质抵抗外界不利因素的能力较差，往往会因为存储环境不利、保管不善而造成破损、变形，或因物理环境和化学环境的影响，导致信息丢失、消失、磁化。为此档案信息安全性成了兰台界探讨并和思考的一个热门话题，如何提高企业档案信息的安全性，也成了企业档案管理工作中热点。

一、企业档案安全性的重要意义

众所周知，社会的竞争是知识产权的竞争，是核心技术的竞争，企业档案是企业的信息资源和企业的知识资源，也是企业核心技术源，企业要想可持续性发展，不仅要拥有自己的核心技术，更要拥有保护核心技术的措施和手段。其一、企业档案信息材料的内容是企业核心技术的载体，要保护核心技术的安全应用，就必须加强企业档案信息的安全性防护。其二、由于自然灾害的无章可循，造成档案信息材料丢失的案列很多，即使修复技术再高超，也很难把重创过后的重要数据完全复原。因此，强化企业档案信息安全技术，不仅是档案管理人员值得思考的内容，也是应对自然灾害爆发对档案造成威胁的需求。在网络技术发展的今天，档案信息材料多以数字的形式存放。这种方式虽然带来了阅读和保存的便利，但也存在着巨大的安全隐患，逻辑归档的信息资源都是在计算机上进行的，没有改变原存储方式和位置，只是进行了管理权限上的归档，一旦计算机或者网络遭到破坏，数字档案信息就有可能永远丢失。其三、在档案管理和应急预案中，我们要做好档案信息迁移和纸质文件材料的异地存储，是对企业档案信息安全意识的思考，也是应对数字档案安全性隐患的客观需要。

二、企业档案安全建设中存在的隐患

（一）企业档案信息资源形成的环境及其传播途径存在的隐患

如今企业管理趋向数字化，企业档案多以数字档案的形式存在于服务器中。纸质档案在转化成数字档案形成的过程中，需要档案管理人员、计算机操作人员以及企业各部门的协调、配合，数字化过程中会出现机密信息曝光、绝密信息现身的现象，这显然是一种潜在的信息泄露。针对各种情况，企业在整理档案的过程中，有目的的对信息材料进行机密程度区分，并采取相应的安全保护，避免出现核心信息泄露事件，实际上这种区分度是模糊的，在具体的操作过程中会遇到较多问题，实施起来较为困难。在档案信息处理过程中，还可能出现计算机软件、硬件故障、病毒入侵、黑客接入、服务器使用寿命等多种现象的影响，致使数字档案信息的安全遭到威胁，导致信息丢失、信息不全、字符变乱码，核心信息泄露等问题，给国家和企业的发展造成无可挽回的巨大损失。

（二）档案信息安全体制不健全

企业档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作，在企业档案管理工作中，一旦管理体制不够完善，就会导致管理人员的管理职责不明晰、管理范围不清楚、安全管理措施不到位，从而导致管理系统漏洞百出，使档案信息安全性大大折扣，另一方面，管理人员安全意识淡薄，缺乏必要的保密意识，只要是企业员工，无论密级程度都会有求必应，这是企业中最不容忽视的现象。总而言之，由于档案管理人员不能对档案进行科学的管理和科学的保护，使得档案信息材料的泄露事件偶有发生，对企业造成很不良影响。

（三）企业对档案的管理资金支持不够

企业对档案管理一定程度的忽视，直接导致企业对档案管理的资金投入减少，这对企业的档案管理工作是十分不利的。信息发展为安全防护界提出了更高的要求，也为信息安全提供了不少技术上的支持。如：图书馆、超市、企业办公楼等很多场所，都有新型安全防护设备的身影，我们也对之逐渐习以为常。对档案而言，档案管理人员是档案信息载体的保护神，肩负着档案信息的安全和有效利用的安全。主观的从网络安全、物理安全和人的安全上考虑，是为企业的改建、扩建和发展提供支持的基础。客观上由于企业领导对档案行业的不理解，忽视了档案管理工作，造成了档案专项资金缺憾，档案专用设备陈旧、档案库房狭小、档案库房的安全设施不到位，缺少必要的防护设备、安全监控设备、防盗报警设备等，这些都成为影响档案安全性的隐患。

三、构建企业档案安全管理体系

（一）强化档案资源形成过程的管理

档案安全是档案管理的永恒话题，也是最重要的内容所在，确保档案的安全，必须要从源头抓起。在进行数字档案收集时，企业要重视参与人员的选拔，加强对参与人员的安全意识培训，同时，对档案的机密程度进行有效划分，在整理的过程中，进行相应的保护措施，努力提高对核心档案材料的密机保护。如：把关乎企业核心竞争力的信息，单独整理，单独存放，并设立严格的查询体制等。

（二）建立健全档案日常安全管理制度

确保档案安全，要从日常工作的细小环节入手，把档案安全管理措施落实到实处。企业要立足于本企业档案管理的特点，制定与企业生产、经营、管理相关的，切实可行的档案管理制度，从档案的收集、传递、整理、归档和保管等环节上确保档案信息安全。在日常工作中，档案管理人员要以企业内部档案管理制度为根本，结合相应的技术措施，对档案进行全面的跟踪管理，使得档案管理在日常的利用过程中发挥其作用，避免造成失密等人为因素的错误。如：档案库房环境保持温度在17℃～20℃，相对湿度35%～45%，定时对档案的摆放、借阅情况进行检查，并记录在案。

（三）建立完善的档案管理工作应急预警制度

档案管理人员必须为应对有可能出现的天灾人祸做出一套全方位的、完善的应急预警制度。首先，管理人员要制定针对突发事件的应急预案，其中包含灾害的外部特征、将会造成的影响，档案转移环境，转移后的安全防护。其次，建立健全档案管理具体职责，对灾害处理的应急措施，处理过程中的注意事项，以及相关部门的联系方式等等。由于灾害的不确定性，为使应急预警制度发挥出最大的作用，在档案管理的日常运作中，不定时开展应急演练，通过这些演练活动，让管理人员加强灾害的应对意识，从而增强管理人员的应急能力和执行能力，最大限度的降低档案信息的损失。

（四）提升人员的管理意识和技术水平

档案管理是一门学科，管理体系是科学的，管理措施是科学的，管理人员也应该具有科学意识。档案管理过程需要人的参与，管理人员的行为直接关系到档案管理的效果。为此，档案管理人员在日常的工作中，要不断学习，增强自身的管理技能和实践操作能力，确保工作的顺利展开。

四、结束语

综上所述，随着企业竞争意识的逐步加强，企业档案安全性管理成为企业竞争力的一个方面。企业档案是企业的一笔无形资产，是唯一的，一旦遭到破坏或是泄露，都会给企业带来巨大损失。因此企业在具体的管理过程中，必须要时刻警惕档案的信息安全，在引起企业领导重视的同时，取得相关部门的支持。作为企业管理者，要站在理性的角度去正确看待企业档案信息资源，合理的重视企业档案信息资源，积极有效的利用各种措施保护档案信息资源，保证企业档案信息资源的安全，是企业档案信息化建设发展的有力保障。

参考文献：

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