企业档案信息资源开发与利用的思考

庞然

当今社会已经进入了知识经济时代，善于利用知识优势的个人和组织将会占据优势，成为知识经济中的优胜者。档案汇集着大量的知识，蕴藏着丰富的信息，进一步认清企业信息化建设中档案信息资源利用存在的问题，处理好档案信息资源开发与利用、利用与保护的关系，掌握档案信息资源开发与利用的方法和途径，将助力企业可持续发展，提高企业核心竞争力。

1 企业信息化建设中档案信息资源利用存在的问题

档案作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理和发展方面有着重要作用。在企业信息化建设过程中，由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中通常的情形是先局部后整体，普遍缺少总体规划，往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，融合困难，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至出现相互掣肘的尴尬局面。上述情形，常常使企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其道、互不沟通的状态，很容易导致出现管理繁杂，重复投入，工作成本无意义提高等问题，档案信息化资源的开发利用也是常常陷入这种窘境。

规范化、科学化的档案管理，是企业在信息管理方面必须做好的一项基础性工作，建立一套适应本企业业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不滞后于企业发展速度，为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，为企业的发展提供史料信息资源支持。传统的企业档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着信息化系统的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经进入到企业活动的方方面面。档案信息在企业地位的上升使得如何开发利用企业档案信息资源显得更为迫切和重要。

2 开发企业档案信息资源要处理好两个关系

2.1 档案开发与利用的关系

沉睡的档案信息资源如同深埋的地下矿藏一样，不被开发利用就不能变为生产力。以科技档案为例，它是科学技术存在的一种直观形式，是一种潜在的间接的生产力，发挥其巨大的潜能使之为科技和经济建设做出贡献，只有在开发利用之后才能实现。把档案工作从过去服务的主题转向信息资源的开发与利用，是经济建设的要求。开发是利用的基础，利用是开发的目的，开发与利用两者相互促进，相辅相成。

2.2 档案利用与保护的关系

档案的利用伴随着档案信息的传递和疏散，档案信息的传递通过利用的方式得以体现。保护档案是为了最大限度地延长档案的寿命，更好地为企业发展服务。目前，提供利用档案时基本都使用原件，原件每使用一次，会受到磨损一次，为了减少档案利用过程中的损坏，要采用先进的技术和设备，管理档案信息，以满足利用和保护的需要。搞好馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，建立馆藏档案目录中心数据库，用数字化改变档案馆的传统服务功能，是当今知识经济时代保护档案原件的有效手段。

3 开发利用档案信息资源的途径

档案信息资源是人类社会活动中积累起来的以档案信息为核心的各类档案信息的集合，是来源于档案的，反映事物特征性、运动状态、方式及规律的，已经经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合。档案信息资源概念从提出到现在的不断发展、完善，其最终目的是为了更好的理解档案信息可开发性，促进档案合理利用，实现档案价值。因此，必须采取各种措施，把埋藏在档案内容中各种有价值的信息输送出去，满足企业对档案信息的需求，这样才能把档案信息资源的开发利用工作推向一个新的高度。

3.1 档案信息资源开发的途径

档案信息资源开发利用有二种途径。一是提供利用档案原件、档案复印件，属于档案信息资源的开发利用的直接利用方式。档案直接利用的方法有：档案开架阅览、档案的借阅、制发档案复印件、举办档案展览、制发档案证明、档案的咨询服务、电话查档、电子文件网上查阅等形式。二是提供利用档案编研资料、成果，如志书、简史，属于档案信息资源开发利用的编研成果利用方式。档案的直接利用是档案利用的初级形式，档案编研成果利用是档案利用工作的高级形式。档案直接利用满足利用者的一般需求，档案编研成果利用满足利用者的特殊需求。二者利用都是企业不可缺少的，只是利用者根据实际情况而定。

3.2 更新观念，提高业务人员的专业能力

档案作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。档案工作人员不仅要有一定的档案专业知识，而且还必须具备一定的本企业所需要的专业知识以及相关学科 （文献检索、逻辑学等 ）的基础知识，具有分析能力和创新能力，只有这样才能更好地开发利用档案信息资源。档案工作者在提高业务知识的同时还要更新观念，要从过去的封闭式的管理模式中解放出来，从管理型向服务型转变，促进档案信息资源开发利用，打破因循守旧，看摊守业的管理模式，研究利用者的心理，掌握利用工作规律，不断改进和创新利用方法，树立新的管理观念，更好地为企业建设服务。档案管理人员要用所学的知识研究开发利用工作中出现的新情况、新特点和新问题，转变思想观念，运用创新开发和利用的工作方式、服务手段和工作制度，围绕企业生产经营中心任务，为企业经营决策、施工生产和基层单位服务。

3.3 收集档案丰富馆藏，做好编研工作

档案是档案馆的物质基础，馆藏丰富与否，直接影响到档案馆的各项工作，要开发利用档案信息资源，关键的问题是把档案信息收集齐全，建立一个信息资源库。档案管理人员要熟悉信息资源库，经常了解利用者的客观要求，有的放矢地进行档案开发利用，从中探索开发利用工作规律，积累开发利用工作经验。近年来，我公司根据档案资源分类进行编研的常用方法如下：endprint

第一类是检索工具类编研资料。主要通过编写档案总目录、分类目录、专题目录、全引目录、重要文件目录、文号目录、资料目录和专题卡片、著录卡片等检索工具，从宏观与微观的各个层面揭示馆藏档案的内容、数量与存放位置。

第二类是档案馆介绍类编研资料。主要包括档案馆指南、全宗介绍、立档单位全宗情况说明等编研资料，主要用于揭示本单位各种档案的内容、数量和成分。

第三类是汇编、汇总类编研资料。主要有历年经济技术指标完成情况汇编、历年获得的主要荣誉、成果汇编，劳动工资、人事任免、企业改革、财务管理、科技工作等文件汇编（或选编），党委会、董事会、职代会、工作会或重要的专题会议文件汇编等。

第四类是简介类编研资料。主要有工程、产品、研究成果、专利成果、新技术、新工艺、新工法、新设备、先进单位和先进模范人物事迹等简介。

第五类是史料类编研资料和专题类编研资料。史料类编研资料主要包括企业简介、组织机构沿革、大事记以及声像编研史料。专题类编研资料根据企业不同时期的不同需求，有的放矢地编纂一些专题史料和专题资料，为机关工作服务。如：企业改制改革专题史料；企业技术创新；企业成本管理；企业工程创优；企业工资改革；工程项目管理；领导班子建设；企业文化建设专题资料等。

第六类是企业史志、企业年鉴。为企业编史修志提供了直接素材，编史修志是对档案的大规模的集中利用，是对档案精华的高度浓缩，是利用档案“了解历史，服务现实，规划未来”的重大举措，也是弘扬企业文化的重要途径。企业年鉴是逐年编写的概览企业全貌的综合性资料性工具书，也是综合利用档案的产物。

通过分类编研公司改善了馆藏结构，使档案收集达到了一定的深度和广度，同时做好馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，顺应社会信息化的趋势，用数字化改变档案馆的传统服务功能，公司利用档案管理软件向各部门和下属单位提供档案信息资源的开发和利用，取得很好的效果。

3.4 利用信息技术是发挥档案资源的需要

档案信息资源是档案管理人员通过有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式。在信息化时代，企业关于文书档案、科技档案、声像档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

档案信息自动化管理系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。为此我公司档案信息自动化建设以公司档案室为着眼点组成一个系统，以公司各部门和施工项目部分别为一个节点，组成纵向和横向的各个节点，并通过网络加以联通，这样既能够发挥整体优势，又能够控制各个节点，提高系统的综合管理能力，此外在企业档案接收和保管上也发生改变，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。档案储藏着大量的信息资源，要把这些信息资源开发出来，满足社会需要，就必须采用现代化开发手段和先进的传递技术，高质量、高效率地提炼、加工及传递档案信息，将所有馆藏档案运用计算机去实现档案信息的提供和利用。

（作者单位：中铁二十二局集团公司）endprint