刍议档案收集工作

张平云

收集工作，是档案馆工作中一项很重要的基础工作，收集工作的好坏将直接影响到馆藏档案利用率的高低，做好收集工作才能使馆藏内容更丰富、门类更齐全。

一、档案收集工作中存在的问题

1.虽然经过几十年的全面发展，我国已初步构建起丰厚的档案资源体系，但在社会信息化的宏观背景下，与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较，现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足，集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多，反映微观方面的档案少；反映社会活动骨架式结构的档案多，反映有血有肉精彩描述的档案少；反映社会活动中集体方面的档案多，反映个人方面的档案少。

2.对档案收集重视程度不够。有些单位档案员、包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，甚至有些领导干部为了自己工作方便，把文件据为己有，不给档案管理员归档，造成文件在收集过程中的缺失。

3.由于档案定义的不断发展变化，使档案收集的覆盖越来越广，收集方式越来越复杂，收集数量越来越大。对档案收集工作提出了新要求：

（1）时间上要求连续性。所谓时间上要求连续性，是指档案收集工作要保持长期连续，收集的档案要形成时间上的关联体系，不能出现时间档位有空白，对各时期、时间所产生的有保存价值的档案都力求做到应收尽收。不仅要收集好当前形成的档案，还要加大对过去形成的尚未收集保存的历史档案的收集力度。

（2）空间上要求多样性。所谓空间上要求多样性，是指档案收集的领域要足够宽，收集的种类足够多，收集的档案要形成空间上完整的纽带体系，不能出现空间范畴有空白，对各个阶段产生的各种形式的档案都力求纳入收集范畴。在现代社会，档案门类的多样性非常重要，缺乏档案门类的多样性，可能会导致档案作用的效力，甚至是某一方面档案内容的残缺。尤其是新型行业或产业的出现和计算机技术的广泛应用，对于新的档案种类和新载体档案要建立完善收集方法。

（3）地域上要求完整性。所谓地域上要求完整性，是指档案收集工作要注重本地、本单位形成档案的收集，从工作职能和所辖范围上保持档案的完整，不能出现所辖地区层级有空白，对区域内各个地域层级和各个层次单位形成的档案要尽力收集齐全完整。只要每个地方都确保了本地所形成档案的完整齐全，国家档案一定是完整齐全的。因此，对于档案的收集，我们要求要把本地、本单位形成的档案收集摆在第一位，形成完整的地方档案特色。

（4）随着社会和科学技术进步发展，尤其是计算机技术的普及应用，使得档案信息的扩散、传播速度加快，给档案收集工作带来了新问题：一是档案产生的速度越来越快，对于形成的档案收之不及，目前的收集手段和设施设备需要不断更新；二是档案产生的数量越来越大，对于形成的档案收之不了，目前的库房条件和管理现状相对滞后；三是档案产生的领域越来越广，对于形成的档案收之不全，目前的机构人员和经费保障不能满足工作需要。

二、收集档案的应对措施

档案收集工作的根本宗旨是完整齐全，包括时间上、空间上和地域上，具体讲就是过去的和现在的、各种载体形式的和各种门类的、各个档案形成者的档案。因此，我认为应把握好几个方面：

（1）档案要尽可能地收集全面。不仅是分门别类的收集齐全，还应包括什么材料何时归档，怎么立卷，保管期限多长等等，管理人员都要心里有数，对于遗缺不全的要积极采取不同的措施给予补齐、归档及时催办等。真实性是全面性的保证，全面性又为真实性提供必要的条件。只有做到全面性与真实性的统一，才能发挥档案的有效性。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。

（2）档案收集要讲求原则。目前在档案收集上存在着不按归档原则或过分追求数量的问题，使得有一些档案层层保存，出现多处重复，这是一个不可忽视的严重问题，不仅给档案库房带来压力，还给今后档案鉴定工作增添了巨大的麻烦。因此，档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律，让收集工作从“宁多勿缺”中解放出来，让保管工作从繁重的负担中解放出来。

（3）档案收集内容要丰富。档案内容丰富不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。

（4）档案收集工作要注意方式多样化。一是收集途径多样化。除了传统的接收、征集、移交等手段，还可以利用现代网络、传真、复制等手段收集。二是收集设备现代化。除了以纸质、实物等载体形式收集，还可以利用现代科技设施设备收集电子、音像等形式的档案。三是收集工作应提前介入。主要是掌握文件材料在形成过程中的各个环节，及时做好平时归档。关注重大活动，把好收集督导关，及时督导重大活动资料的移交归档。

（作者单位：石家庄市桥东区档案馆）endprint