对档案信息化建设的思考

康素梅

伴随着信息网络技术的应用和普及，信息技术以其节能、快捷、高效、便利等优势成为了重要的管理手段和资源。因此，档案的建设和管理必然要融入计算机网络大应用的环境中来，使档案基础业务的重心向档案信息化建设上转移。要实现档案管理的信息化，必须从实际出发，找准定位，凸显特色，现就如何做好档案信息化建设谈几点粗浅的认识。

一、档案信息化建设的“三忌”

一忌档案管理边缘化。随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，“档案无用论”的思想日益高涨。另外，一些档案管理员对档案管理工作没有给予高度的重视，缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，工作中存在缺位现象，工作责任心不强，档案管理存在边缘化的危险。为此，在档案的信息化建设过程中要进一步加强组织领导，设立专职的档案管理人员，做到计划有内容，管理有措施，工作有要求。要进一步加大对计算机和网络技术的应用，提供必要的发展经费，为档案信息开发利用工作配备相应的设备，提高档案信息资源开发利用水平。要进一步加大对档案信息化建设的宣传力度，及时总结信息化建设过程中的经验和成果，确保档案信息利用的最大化。

二忌能力素质薄弱化。从目前档案管理人员的队伍来看，存在低学历多高学历少，非专业人员多专业人员少等状况。有些人甚至没有参加过专业的档案培训学习，对于传统的档案管理方法也不熟悉，更谈不上掌握现代化管理手段，这些因素直接影响着新技术、新软件在档案管理中的推广和应用。因此，加强人才队伍建设尤为重要。一要引进具备档案和计算机相关知识的专业人才来充实现有的档案工作人员队伍，提高档案管理团队的整体业务水平；二要培养档案管理工作者的历史责任感和使命感，采用全方位、多层次的档案培训方式对档案人员进行继续教育，不断提高业务技能，使其具备良好的档案业务素质；三要确立专职的档案管理人员，并将档案工作纳入到年终考核，与奖金挂钩，激发其工作积极性和主动性。

三忌制度标准多样化。由于信息技术的发展，原有的立卷制度严重制约档案信息化建设的发展，需要将立卷制度由“案卷级管理”变为“文件级管理”。由于没有一个统一的标准，在这个探索时期各单位各行其职，发展混乱。因此档案的收集、管理、鉴定、保管和使用等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行录入。要定期对档案进行梳理，及时剔除系统中的无用和重复信息；要整合和完善软件管理系统，做好数据的兼容，避免数据库的闲置；要加大对档案人员的考核力度，确保数据录入高效准确。

二、档案信息化建设的“三要”

一要注重服务创新。要充分利用档案管理系统，建立档案管理和操作平台，在一定范围和程度内开展网上服务，实现档案信息的网上检索，为使用者提供更为高效便捷的服务。要建立电子文件档案数据管理中心，加强与各部门的协调配合，实现电子文件信息的资源共享，为使用者提供全方位的信息服务。要开展在线服务，逐步改变传统的档案利用方式，通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息，使得档案服务方式变被动为主动。

二要注重统筹规划。档案信息化建设是一项长期而系统的工程，做好统筹规划是档案信息化建设的关键。各单位要根据本单位长远发展战略和档案信息建设的客观规律，制定具体的措施、要求，并且分步骤、分阶段对各类档案进行数字化建设。基于档案利用和档案保护方面的考虑，首先可以对保存比较久的历史档案、基建档案中的竣工文件等进行数字化，然后数字化其他的短期档案，确保档案信息化过程科学有序。

三要注重系统安全。要增强档案信息管理人员的保密意识，对档案信息严格审查，严格管理，做出认真地鉴定，确定档案的密级程度和开放范围。要建立档案信息管理系统查询管理办法等，不断完善相关的规章制度，从根本上保障档案信息系统的安全。要建立行之有效的安全保障应急防范机制。定期对系统中的数据进行备份和统计，定时对系统的硬件环境进行保养和维护。要重视培养电脑技术开发人才，注意防护黑客攻击，及时解决技术不足的问题。

（作者单位：河北高速公路石黄管理处）endprint