ERP环境下集团公司财务管理优化模式的探讨

摘 要：ERP是一种基于计算机信息技术的现代企业管理模式，我国越来越多的企业都在应用ERP系统来提高企业的管理水平，增加企业经济效益。而信息技术的迅速发展，尤其是ERP系统的广泛应用，给集团企业的现代化管理带来前所未有的契机。作为企业管理的核心——财务管理，其管理方式与方法也发生了巨大的变革。如何通过财务管理模式优化，提升管理质量与效率，是企业集团实施ERP中所面临的重要问题。文章通过对ERP环境下集团公司财务管理选择模式的分析，探讨了基于ERP环境下集团公司财务管理优化模式的设计，并提出了在ERP环境下优化模式的实施策略，以满足集团公司的现代化管理要求。

关键词：ERP 集团公司 财务管理 集成化模式

中图分类号：F275 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）02-151-04

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）是建立在信息技术的基础之上，利用现代企业先进的管理思想，全面集成企业资源信息的管理平台。企业在实施ERP之后，会计信息系统进行了重组，不仅加快了会计信息的处理速度，减轻了财务人员的工作强度，而且提高了会计信息的效益和质量。随着市场经济的高度发展，我国企业集团大量涌现，并逐渐向国际化方向发展，成为我国企业参与国际竞争的中坚力量。企业集团为提高管理水平，增强竞争力，纷纷引入ERP项目。ERP的广泛应用，集团内外部环境的巨大变化，使作为企业集团管理核心的财务管理也发生了变革，传统的财务管理模式逐渐不适应高度发展的企业集团。在这种形势下，迫切需要构建一种全新的财务管理模式，以充分发挥财务管理的功能，促进企业集团的发展，以使我国企业集团在激烈的国际竞争中立于不败之地，因此基于ERP的集成化财务管理模式应运而生。

一、ERP系统的特点和功能模块构成

（一）ERP系统的概念

ERP是基于信息技术的发展，根据现代化企业管理的需要，在MRPII（制造资源计划）的基础上发展而来的一种新的管理理念。它以供应链为基础，集成了支持性价值链（财务、成本、人力资源、质量控制）和决策性价值链（产品开发、市场定位、销售预测和利润分析等），为企业管理提供了一个全面的解决方案。ERP不仅仅是信息系统，而且还是一种管理理论和管理思想。它能够利用企业的所有资源，包括内部资源与外部市场资源，为企业制造产品或提供服务创造出最优的解决方案，最终达到企业的经营目标。

（二）ERP系统的基本特点

1.集成性。财务管理系统与ERP系统中的计划、制造、供销、库存、项目管理、服务、运输等业务子系统是高度集成的。各业务流程操作和管理在系统中与财务管理形成了一体化运作，通过财务管理模块与各业务模块相应的接口，使得财务与业务、业务与业务之间相互集成。财务管理系统成为ERP系统中的核心子系统和综合管理系统。

2.及时性。每一笔业务操作都会及时反映在财务管理系统中，并会实时更新相关的报表数据，使得根据业务信息进行监控和决策的制定成为可能。

3.数据共享性。业务活动的原始数据一次录入系统后，相互集成的模块可以共享数据，不需要重复录入。

4.准确性。企业的经营活动和业务环节反映在系统中都按照设定的标准流程操作，不可随意更改，保证了财务原始数据的相关信息都是准确和唯一的。

5.流程性。强调面向业务的财务信息的收集、分析和控制，使财务管理系统能够支持业务流程的调整并可以对业务活动进行成本控制。

（三）ERP系统的功能模块构成

ERP系统覆盖企业的财务、生产、销售、采购、库存、质量、人力资源等各个方面高度集成的系统，集成化是其精髓和灵魂。从功能上看，ERP系统常规模块是由财务会计（FI）、成本控制（CO）、资产管理（AM）、项目管理（PS）、物料管理（MM）、资金管理（TR）、质量管理（QA）、人力资源（HR）、生产计划（PP）和销售分销（SD）等模块高度集成。

二、ERP系统对财务管理的影响

由于ERP系统是一个高度集成、实时和动态的企业管理平台，它紧紧围绕企业的价值链集成了整个企业的物流、资金流和信息流，ERP系统的特点给企业的财务管理带来了深刻影响。

ERP的实施有利于企业财务人员转变角色。在ERP环境下，高度自动化的财务管理系统的建立，在很大程度上简化了会计人员的工作，甚至取消了会计电算化下从原始凭证到记账凭证的确认环节，原始数据都是由业务人员在业务发生时实时录入，并经ERP财务系统自动处理，自动生成报表。因此，财务人员不再扮演“账房先生”的角色，其主要工作将转变成利用ERP系统提供的资源，对财务经营情况进行分析、预测和控制，对企业的物流、资金流、生产成本进行实时监控，配合各单位管理层发现、分析和解决生产经营管理中存在的漏洞，使得企业运行机制能更好的发挥作用。

ERP系统为财务管理提供了全面、准确、及时的信息。在信息技术发展迅速的今天，企业必须准确及时地得到供应链上的动态信息，监控经营成果和资金流向。ERP系统除了提供必须的财务报表外，还能提供多种管理性报表和查询功能，并提供易于使用的财务模型和分析模块，更全面地提供财务管理信息，为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量，系统的实时性又保证了会计信息的及时性。

ERP系统改变了企业资金管理模式。作为公司的管理者，必须时时关心整个公司的资产流动性，防止发生公司整体的支付危机。在现实情况下，大型企业发生财务危机甚至倒闭，很多是出于资金周转不灵。ERP资金管理的两个重要功能，即自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核，可以使集团总部作为投资中心，进行资金的合理分配与运送。ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期现金流量的预测，能及时预警，保证公司顺利运作。

ERP系统使新的业绩评价方法成为可能。企业业绩评价作为一种管理手段，就是要通过全面准确及时的衡量，为采取有效的管措施指明方向。在竞争空前激烈和强调速度、效率的时代，对于经营过程中出现的种种问题，如果不在经营过程中及时予以解决，其所造成的损失将是巨大和难以弥补的。传统的业绩评价方法是一种滞后的评价手段，忽视了对质量、时效、资本成本的考核。而ERP系统强调管理会计的功能，以项目管理为核心，将项目作为成本中心、利润中心进行考核，对项目进行预测、控制和分析，可以进行公司级和部门级的预算和预测，并且支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成，可以对财务计划的实施过程进行实时评价，以便进行实时控制，及时纠正偏差，提高财务管理的效率。

ERP体现先进财务管理思想，支持企业的全球化经营。ERP环境中的财务管理子系统与其他子系统融合在一起，财务管理子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合及其系统的信息供给，有利于财务做前瞻性分析与预测，体现了先进的计划、控制和决策思想。ERP充分利用Intranet/Extranet/Internet，为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的财务管理平台，同时也能兼容和协调各国当地的财务管理模式和会计核算上的差异，努力成为国际认可的财务管理信息系统，将国外先进的财务管理方法集成其中。

三、ERP环境下集成化财务管理

（一）集成化财务管理的定义

“集成化财务管理是利用现代网络技术和信息集成方法，将财务与业务、与供应链集成起来，追求整体效率和效益的提高，实现缩短生产前置时间，提高产品质量和服务质量、提高企业的整体柔性、减少库存等战略性好处，使企业具有低能耗、低物耗、高效益、高应变能力，实现企业物流、资金流和信息流的高度统一以及财务的实时管理，以适应柔性生产、组织扁平化和产品个性化的市场要求。”也就是说，ERP环境下集成化财务管理是指以ERP信息管理系统为平台，利用现代信息集成技术和集成管理的理念，将财务、生产业务、与供应链集成起来，实现企业物流、资金流和信息流的高度统一以及财务的实时动态管理，以适应集团全球发展战略的需要，是一种新型财务管理模式。

（二）ERP环境下集成化财务管理的特点

1.整体优化性。集成化财务管理是一种整合性的管理创新，它的目标是提高企业集团财务管理系统的整体功能，重视系统的集成，如筹资、投资、营运、分配的集成，技术、管理与人的集成等。由于集成贯穿于企业集团财务管理活动的整个过程，因而各项管理对象、资源要素可以实现全方位、全范围和全阶段的优化，从而促进整个企业集团财务管理活动的效果和效率的提高。

2.实时动态性。在集成化财务管理中，财务数据的处理是动态实时的。无论经济业务在何时何地发生，一旦发生，经过确认和计量后都可以立即存入相应的服务器，这样业务信息就可以实时转化，各种财务报表也随之即时生成，财务核算由静态变成动态。由于实现了财务信息的实时收集和处理，会计信息动态生成，管理层便可以在最短的时间内获取当前的财务状况，并据以做出决策，这种决策又可以通过网络及时得到贯彻实施，从而实现实时动态财务管理。

3.集成协同性。集成化财务管理通过ERP系统不仅实现了对集团财务方面的管理，而且还对整个集团的库存、生产、销售等业务方面进行管理；不仅实现了对集团内部资源的集成与协同，而且还实现了与供应链上其他合作企业的集成与协同。集团财务管理系统的各个环节、各个部门相互协调与配合，促进了系统有序程度的提高。

4.开放灵活性。集成化财务管理处于快速变化的内外环境之中，其自身的运行架构也呈开放状态。这是因为：随着管理要素的增多以及管理视域的拓展，加之世界范围的经济一体化，使得各种资源的流动更加频繁；信息技术的发展，则使企业面对的信息量也急剧膨胀，整个外界环境正处于一种瞬息万变、动态开放的格局之中。面对这样的一种形势，企业集团财务集成管理同样只有保持动态开放的姿态才能顺应潮流。财务管理的运作过程表现出很强的“随机应变”的弹性，在企业集团财务集成管理中人的因素占据突出的地位，知识的含量增强以及技术要素的智能化、高级化都为企业集团财务管理行为的灵活性奠定了基础。

（三）ERP环境下集成化财务管理的内容

1.建立全面预算管理体系。ERP环境下的集成化财务管理为全面预算管理的完善、发展和应用创造了条件。ERP将全企业的信息系统进行集成，实现企业管理的全过程控制。而以财务为核心的全面预算管理是ERP实现事先计划与事中控制思想的重要手段。根据全面预算管理的要求，将全面预算管理系统划分为三个子系统：预算编制子系统、预算控制子系统和预算分析与考核子系统。

（1）预算编制子系统是一个相对静态的系统，用于每年期末编制第二年预算。全面预算管理是一项系统工程，涉及业务预算、资本预算、筹资预算和财务预算4个模块。其中业务预算包括销售预算、生产预算、直接材料预算、直接人工预算、制造费用预算、产品生产成本预算、销售费用与管理费用预算等；资本预算主要指技术改造项目预算及长期投资预算；筹资预算是企业在预算期内需要新借入的长短期借款、经批准发行的债券以及对原有借款、债券还本付息的预算；财务预算包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表和预计现金流量表。预算的编制体现在ERP上就是“事先计划”。

（2）预算控制子系统是全面预算管理过程中最核心的环节，该子系统的功能是在ERP的各业务子系统范围内采用一定的控制方法，对预先设定的预算项目进行控制，并提供相应的预算控制报告。主要包括立项申请、承诺推荐和支付申请3个模块。其基本控制方式为：一个预算项目可以进行多次立项、多次承诺、多次支付，但单个预算项目的累计立项额不能超过该预算项目预算额；单项立项项目的承诺总额不能超过该立项的立项额；合同支付累计额不得超过合同总额。否则，系统将给出提示信息并拒绝接受超额信息，必须在办理相应的预算、立项、承诺等变更审批后，才能继续进行信息处理工作。

（3）预算分析与考核子系统主要包括预算对比与分析、责任中心考核与管理和综合查询3个模块。预算对比与分析模块主要功能是采用各种分析方法，反映预算责任中心的现状及发展趋势，旨在防止预算执行教条化，使企业能够灵活调整生产经营计划。责任中心考核与管理模块用于对各责任中心进行综合考核与管理，目的是考核各责任中心预算完成情况，责任中心的利润分配情况及对各责任中心的奖励、处罚措施。

由此可见，在ERP系统平台上，集团公司的业务活动、资金流动、会计核算、资产管理、人力资源都实时动态地纳入到预算管理体系中，形成覆盖整个集团的全面预算管理体系，从而充分利用ERP环境下集成化财务管理的优势，达到实现预算管理的事前、事中和事后控制的目的。

2.构建集中式资金管理系统。传统的集团资金管理方式存在很多问题，如下属单位多头开户，集团无法有效监控；内部资金闲置与短缺不易调节；成员企业资金沉淀严重，占用不尽合理，周转缓慢，企业信用和盈利能力下降，资金使用效率低，资金风险大等，这些都不利于规范财务管理，影响集团资源的整合。企业集团应采用集中式资金管理系统，将信息技术与资金管理相融合，实现资金的动态管理。在资金全面预算管理、资金决策和资金结算等方面构建基于网络平台的资金集中管理模式，实行资金集中调配，降低资金使用成本，提高资金配置效益，加速资金周转，发挥资源整合作用。集团总公司可以利用集中起来的资金在各子公司之间进行余缺调剂，降低贷款额度，帮助企业实现低贷款、低费用，从而提升集团公司的资本运作水平，使资金得到最高回报和创造最大价值。

3.建立风险管理体系。为实现ERP环境下的集成化财务管理，应建立集团财务风险预警系统，实时动态地把握公司的财务运行情况，预先了解公司财务危机的征兆。财务危机预警子系统应包括报表生成模块、指标生成模块、预测模型生成模块及实时预警模块。报表生成模块能自动实时生成资产负债表、利润表、现金流量表等，并能进行绝对数分析、定基分析、环比分析、对比分析、结构分析等趋势分析；指标生成模块根据报表自动生成财务比率指标，包括偿债能力、盈利能力、经营效率、成长能力、每股指标等；预测模型生成模块，即调用ERP系统中的预测模型及数据，对集团财务是否存在财务危机进行分类预测；实时预警模块主要功能是当财务比率或其他项目超出标准值范围而进行自动报警的模块。例如：若资产负债率的标准值设定为60%，当资产负责率>60%时，系统便会报警，自动生成预警分析报告。

4.完善的财务内部控制。ERP环境下的财务系统内部控制分为一般控制和应用控制。

（1）一般控制是指对企业经营活动所依赖的内部环境实施的总体控制，包括以下几个方面：一是组织控制，是关于职责分工和人事管理控制措施建设的控制；二是系统开发与维护的控制，是确保企业开发ERP系统开发成功的控制；三是系统安全控制，包括环境安全控制、软件安全控制、病毒防治及内部审计；四是操作控制，是通过制定严格的、标准的操作规程，并认真地加以执行来实现的规范化工作流程，其根本目的在于保证信息处理的高质量，减少差错的发生和文件、程序及报表的未授权使用，包括机房管理制度控制、操作权限控制和操作规程控制；五是档案控制，包括存储在计算机硬盘、其他磁性介质或光盘中的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

（2）应用控制是指直接作用于企业生产经营业务活动的具体控制，也称业务控制，分为输入控制、处理控制和输出控制。输入控制的目标就是要保证未经批准的业务不能进入计算机，保证经批准的业务没有遗漏，没有被添加、重复或不适当地更换，对不正确的业务进行剔除、改正等，是保证会计数据真实性中关键的一环；数据处理控制是指为确保计算机运行时发现、纠正和报告某些有错误的输入，为保证数据处理的正确性和可靠性而设置的控制，措施包括：检验登账条件，防错、纠错控制，修改权限与修改痕迹控制等；输出控制包括加强输出结果的人工核对、加强输出资料分发和保管等。

5.实行财务负责人委派制。为充分发挥ERP环境下的集成化财务管理的作用，企业集团总部在董事会下面设立专门的财务部门，由总部财务总监带头，领导总部各部门负责人和下属各子公司经理，这样不但保证了集团总部的权威，而且保证了集团总部与下属各子公司之间的信息沟通，可以及时反馈，使集团决策更合理，且各下属企业负责人本身也参与了决策，可以有效保证决策的贯彻落实。另外，在集成化财务管理模式下建立激励机制，合理划分整个集团各层次管理者的责任和权限，并将其经济利益与所经营管理资产的效绩紧密结合起来。财务负责人委派制是世界各大跨国公司进行财务管理的基本方式之一，子公司的财务负责人实行由集团总部委派，委派的财务负责人必须进入子公司的决策管理层，使子公司的财务管理具有实施经营全程财务监控的功能。同时，委派的财务负责人对总部负责，避免了受子公司管理层制约，能够更好地开展工作，严格按照国家和集团的规定，正确、及时地披露存在的问题，从而可以显著地提高企业核算的准确性和及时性，帮助集团总部对下属各子公司进行有效的财务管理。

（四）集成化财务管理的优势分析

与传统的财务管理模式相比，ERP环境下集成化财务管理模式具有其独特的优点，具体来说主要表现为以下几点：

1.强调财务系统的整体优化和企业资源的优化配置。集权式、分权式和相融性财务管理模式分别从不同的角度来说明如何集中、分配和协调母子公司之间在财务管理权限上的分配，没有强调财务系统的一体化；而集成化财务管理则通过网络，在信息流、资金流和物流相互融合的基础上，强调财务系统的整体优化和企业资源的优化配置，强调企业集团的一体化运作，这样就可以充分发挥企业集团的整体性优势，提高核心竞争力。

2.动态调整企业集团的财务管理方式。集权式、分权式和相融性财务管理模式是从能否发挥母子公司积极性的角度来研究在企业集团内部应该适用于哪种财务管理模式或者集权与分权应该如何结合，这就使企业集团的财务管理方式在集权与分权的范围中互相挣扎而且无法克服集权与分权本身的局限；而集成化财务管理模式绕开集权与分权的争论，不拘泥于某种确定的集权或分权，转而根据变化日益激烈的市场竞争环境，动态地调整企业集团各层次的权力分配和财务控制方式，这样就可以使企业集团的财务管理工作做到完美，尽量发挥它的作用，以增强企业集团的核心竞争力。

3.有利于节约组织成本和集团的总体运营成本。集权式、分权式和相融性财务管理模式需要在集团总部、子公司及分公司等部门设立各种级别的财务组织来负责实施各种财务职能。而集成化财务管理方式主要利用计算机网络技术，进行财务管理信息的实时收集与处理，各种财务活动主要通过互联网来运行，它只需要事先在网上设立网站即可控制运行、收集信息并进行管理。所以，它会削减大量的财务组织，这样一来就可以节约组织成本。集成化财务管理通过引入资金集中管理模式，减少资金存量，提高了资金运作效益；缩短业务对周转资金的占用周，强化经营过程的资金管理；增强集团成员间的资金统筹管理能力，以及集团与银行的合作；提高综合资金使用率，总体降低资金运作成本。

4.强化了财务的监督管理职能，有利于降低企业经营风险。如何有效地监控集团内各子公司的经营运作，尤其是资金运作，确保其经营行为规范、安全和高效，是众多企业集团力图解决但又很难解决好的问题。集成化财务管理强化了财务的监督管理职能，使上级对下级指标的考核、分析更加便捷，能在事前控制资金流向及成本费用支出上堵塞漏洞，及时纠正下属单位随意开支和投资行为；能直接从总体上控制企业投资规模和负债规模，降低财务风险；通过实时监督资金支出，可以对每一笔收支的合法性和合理性直接做出判断，及时发现并制止非法的和不合理的行为，防止舞弊行为的发生。

5.健全财务管理信息，提高决策的科学性。实施财务集中管理可以实时地将子公司的财务信息集中到集团总部，使其及时了解子公司的生产经营情况，并能及时传达集团公司政策，财务信息的真实、准确和及时为企业集团发展目标的制定和经营方向的调整提供了信息保障，并促进了财务工作的全面提高。

6.促进全面预算管理的推行，有效地控制成本费用开支。通过动态的预算执行过程对下级单位付现成本支出实施间接控制和通过集中核算直接监控企业的成本费用，可以有效控制预算外成本费用的发生，使得企业的成本控制更加轻松，能够避免大项目在集团内部立项多、核算不准确、内容不一致、成本分割无法控制、项目整体效益无法分析的局面。

集成化财务管理模式除了上述的三个方面的主要优点外，它还在整体柔性、应变能力等方面都强于集权式、分权式和相融性财务管理模式。正是由于集成化财务管理可以参与生产经营全过程的管理，并且运用网络技术，减少了中间环节，进行在线管理，可以充分发挥企业集团的整体优势，所以提出并构建集成化财务管理模式是为了适应企业集团更好发展的需要。

作为最前沿的财务管理模式，集成化财务管理模式因自身不成熟及外部环境限制，目前尚未在国内企业集团中普及。但是随着我国企业集团的发展，市场经济体制的健全，以及学术界和企业界不断探讨研究和摸索实践，集成化财务管理模式定会逐渐走向成熟和完善，成为我国企业集团实现高效财务管理的法宝。

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（作者单位：山西日报报业集团 山西太原 030012）

（责编：贾伟）