高等职业技术学院教学档案管理工作探析

摘 要： 档案管理工作是学校管理中的一支动脉，在高职院校日常管理工作当中占据十分重要的位置。文章概述了高等职业技术学院档案管理工作的现状，明确了档案管理工作中教学档案管理的重要性，并就高等职业技术学院教学档案管理工作的规范化建设作了分析，旨在推进高职院校档案管理工作进一步完善。

关键词： 高等职业技术学院 教学档案管理 规范化建设

档案管理工作是整个院校发展的一项重要基础工作，其工作水平一定程度地影响学院的未来发展。随着我国职业教育事业的发展，高等职业技术学院档案管理工作也迈入高速发展的阶段，其中有波折、有困难、有成绩，也有提高。为使档案管理工作更好地服务于高等职业技术学院的发展，需要通过合理化手段进一步完善。

一、高等职业技术学院档案管理工作现状概述

自1999年中共中央作出“大力发展高等职业教育”的决定之后，我国的高等职业教育迅速发展起来，根据不完全统计，当前我国已有超过1200余所的高职院校，在校生规模近千万。虽然高职院校的作用和地位在不断提升，但其档案管理工作存在一些问题，如领导重视不足，管理人员专业知识缺乏，管理手段落后，管理制度缺乏合理性等，很大程度地制约着高职院校档案管理工作应有作用的发挥[1]。而对于这些问题的解决，如何使档案管理工作更好地服务于高职院校建设，就是当前档案管理者们应当思考的重要课题。

二、档案管理工作中教学档案管理的重要性

教学档案是学院在教学管理、教学研究及教学活动中直接形成的具有保留与考察价值的资料，是反映教学管理、教学运行、教学建设的重要标志材料，是学院档案的主体之一。教学档案能为学院的改革发展提供依据。通过分析研究具有系统性、原始性、完整性的教学档案，能够对学院现状及师生具体特点加以了解，为决策者合理师资队伍建设规划和学院发展规划的制订提供理论支撑，并从中汲取成果和经验，来促进办学质量的不断提高；教学档案能为师资水平和教学质量的提高提供依据。教学档案是真实记录与历史凭证，是对学院教研水平、教学管理的反映，是实施教研活动和教学改革的重要参考资料；教学档案为全面分析学生、客观评价教学提供了具体翔实的资料，通过其可以了解师生特点，做好学生管理工作，针对性地提升学院师资水平；教学档案源于一线教学，通过查阅教学档案，能够对院系教学水平作出客观反映，且教学档案是否规范、齐全，教学管理工作好坏也是对院系教学管理水平的直接反映；教学档案是校内、校外交流的重要内容，其在教学管理和教学实践当中不断产生与更新，且于新时期，教学档案的借鉴、交流功能将得到更好的发挥[2]。

三、高等职业技术学院教学档案管理工作的规范化建设

（一）强调领导的参与，提升档案管理工作地位。

从管理体系和领导决策的角度来看，学院应当针对档案管理工作，成立专门的领导小组，实施岗位责任制，对各位领导进行具体工作的划分，使他们对自身职责加以明确。如组长可由院长担任，副组长由副院长担任，小组成员则为各院系、处系负责人等。这一小组形式的建立，强调了领导的参与，不但使其对档案管理工作高度重视起来，且能够在人、物、财力上给予足够的支持，保障档案管理工作的有效开展。

（二）完善教学档案预立卷制度。

预立卷制度指的是教学档案管理人员以相关内容和要求为依据，进行相关文件盒的预先设定，再专门从系部教职工手中收集教学材料，将其存放于相应文件盒中，以便于年终整理[3]。各项学院教学活动中具有保存价值的资料和文件，均应纳入到教学档案范围来进行归档，并由专人负责操作，以保障教学档案的完整性、系统性与准确性。

（三）提升档案管理人员综合素质。

着眼于未来发展，建设一支兼具教学管理、档案知识、现代化手段运用能力的教学档案管理队伍，是教学档案管理工作实现长足发展的关键所在。学院应配备专职、兼职教学档案管理人员，明确其具体责任，并进行专业化的系统培训，使其对档案工作的专业技能与基本知识加以掌握。同时对于现有档案管理人员，进行网络技术、计算机的相关培训也十分必要。

（四）将信息化引入教学档案管理工作当中。

教学档案管理的信息化是促进教学档案管理效率提高的必经之路，其指的是通过对信息处理自动化的利用，来实现对文字、档案的一体化管理，实现对不同载体档案进行数字化存储。如以一些典型教案、教学课件、专业课程试题库、备课笔记、优秀教研成果、学生相关信息等来组成教学档案的信息资源库，于校园内部共享资源，并于条件成熟时，进行网上教学档案馆的建立，以最大限度地延长其寿命，扩大其作用[4]。且在档案管理信息化的过程当中，应给予档案信息网络安全性管理足够的重视。

四、结语

档案管理工作是高职院校的一项基础工作，在学院管理工作当中不可或缺。而要做好学院档案管理工作，使其更好地服务于学校发展建设，不但需要档案管理人员的努力，还需要相关部门和学院领导给予足够的重视与支持。

参考文献：

[1]柯凡.浅谈高等职业技术学院档案管理相关问题及探讨[J].图书与档案，2011（19）.

[2]陈爱恋.高等职业技术学院档案管理工作的改革探索[J].广东档案，2009（3）.

[3]区茵.试谈职业技术学院教学档案的规范化管理[J].玉林师范学院学报，2012（2）.

[4]王忠.扎实做好高等职业院校档案工作的实践研究[J].潍坊高等职业教育，2011（6）.