浅谈档案的保密和利用工作

摘 要： 文章论述了档案保密和利用工作的意义，并从档案保管过程、档案利用过程和档案信息化过程等方面提出了档案保密和利用工作的具体措施。

关键词： 档案管理 档案保管 档案利用 档案信息化

随着社会的发展进步，随着社会主义市场经济的发展和信息化建设的快速推进，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，人们对档案信息资源利用的需求逐步增加，档案信息资源的利用对象和服务领域不断扩大，这就涉及档案保密与利用工作的重要性，所以要正确处理档案利用中开放和保密的关系问题。只是不变地看待档案资料的保密性，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值，影响了档案的开放利用。档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，不但要重视对其保护，更要重视对其所含信息的开发利用，以实现档案的价值。

一、建立档案利用制度，健全档案保密制度及规范性管理。

在工作中既要档案保密，又要大胆利用，必须有制定一整套严格的保密制度和与之配套的措施作为保障。按照各项制度办事，各项工作都有章可循，有据可依。我管建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，在档案管理方面实行了审批制度。按照规范化标准，针对档案的收管、登记、传递、借阅、移交、销毁等各个环节采取相关工作措施，收到了较好的实效。

二、加强档案工作的队伍建设，提高档案工作人员的素质。

档案工作人员的政治素质要高，要有高度的责任心和全心全意为人民的精神，热爱本职工作，乐于奉献。档案工作人员要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉各种相关制度和法规，能意识到档案工作的重要性，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从而形成工作能力和观察能力，做好利用者的工作。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案安全，为档案工作提供物质基础。

三、抓好档案安全工作，消除隐患。

档案安全是档案工作的重中之重，本着对党、对国家、对人民的高度负责，档案工作人员应深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上切实把档案安全放在首位，定期对档案室的八防措施进行检查，档案库房是存放档案的场所，是档案保密的重点，档案库房应符合档案保管的专业要求。首先，库房必须专用，要与办公室、阅览室分开；其次，库房必须坚固，不能是临时建筑；最后，库房应远离火源、水源和污染源，并符合防火、防水、放光、防潮等基本要求。坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案资料万无一失。档案的保密与利用是在档案安全的基础上进行的。

四、在思想认识和实际工作中处理好保密与利用工作的关系。

解决好档案的利用与保密工作的关系，是当下档案工作最为重要和迫切的任务。合理地利用档案，档案才有存在的价值。档案的利用是事业发展的动力，没有利用，档案管理工作就失去了价值，没有利用，档案管理工作就失去了生命力。通过借阅、复制、编研、展览等手段，向利用者提供档案信息，满足利用者对档案的利用要求，是档案工作的重要内容。通过利用，可以大大提高工作效率，同时也提高了经济效益。保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用二者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好二者的关系，不可偏废。

五、用创新的精神指导新时期的档案工作。

作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。还要有新思路、新方法，研究在档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求。档案服务创新，要把档案工作的各项服务功能挖掘和开发出来，只有着力于档案工作服务功能的开发，档案服务创新才会持续下去，才能保持旺盛的生命力。通过服务创新规范服务行为有利于服务创新的延续，有利于提高档案工作人员的服务水平。档案服务创新一定要从本地的实际出发，充分考虑可能性、现实性，不能办那些不可能办或暂时办不到的事情。档案服务创新必须面向社会，面向人民群众，实现档案资源的最大限度的开发利用。档案工作的创新，是新形势的迫切要求，也有利于档案工作新局面的开创和推新。档案中有许多国家机密，是不能公开的，必须以国家的政治利益为重，不能牺牲国家的经济利益，威胁国家的政治安全。唯有与时俱进，才能不断在发展中创新，在创新中发展。