让管理理念与技术高度融合

很多人将信息化建设理解成一个软件应用的过程，中国农业出版社党委副书记宋丽娅并不否认这个过程，但是，在这个过程中她更强调人的主观能动性。她眼中的信息化，并非软件的应用，而是管理理念与软件工具的高度融合。

2012年9月20日，IT时代周刊、IT商业新闻网联合全国CIO/CTO俱乐部主办的“智在应用”——优秀ClO/CTO评选揭晓，此项评选旨在表彰信息化建设、云计算项目建设中，表现突出的CIO/CTO。中国农业出版社宋丽娅是来自出版行业的唯一获奖者。

出版单位的转企改制已经顺利完成，信息化已经成为决定其核心竞争力的关键，但是信息化建设是一场管理体制的革命，给出版单位带来的挑战不可小觑。中国农业出版社是如何进行信息化建设的？对行业内其他出版单位信息化建设有哪些启示？带着这些问题，我们采访了中国农业出版社党委副书记宋丽娅。

探究中国农业出版社的信息化动因。实际上是快速发展的业务对经营管理手段改良的需求

《出版参考》：中国农业出版社在什么情况下开始的信息化建设？又是如何着手的？

宋丽娅：出版界非常适合应用信息管理系统（ERP）包括应用行政管理系统（OA）。因为出版社作为一个文化企业，每年出版的产品种类繁多，像我们出版社每年出版图书品种有3000多种，动销图书品种能达到10000多种，出版一本图书不算选题策划，从发稿到销售回款整个过程持续将近3年，战线很长，品种繁多，折扣不一，每种图书都有在途、退货、已销，这是其他行业无法比的，因此要做到精细管理，单本书考核结算是非常难的。依靠传统手工或局部软件实现这一管理目标很难。因此，各出版社相继应用ERP系统管理。

在整个行业来说，我们社里用ERP系统是比较晚的。我们这届社领导班子非常重视管理，提出要依靠技术进步提升出版管理水平，我们要发挥后发优势，建立一个比较完善的ERP系统。

信息化建设之初，社里提出建设统一的行政管理及业务管理平台的目标，即实现出版业务流程和办公流程全面信息化，使编务管理、印务管理、图书营销管理、财务管理、书店管理、公文运转、国有资产管理、人力资源管理等全部统一在一个信息化平台，达到数据共享、运转顺畅、效率提高、监控有力的目的，实现在网络环境下的出版经营和办公。要实现这个目标，中国农业出版社选定了两个系统：一个是统筹出版业务线的ERP系统，一个是规范行政管理的协同OA管理系统，而且要形成两个系统的有效集成对接。经过3年的建设，我社实现了这一目标。

ERP首先是一个软件，同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合，也就是先进的管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。从某种角度讲，使用ERP也把出版企业和技术提供商绑到了一起。

《出版参考》：选择ERP的原则是什么？

宋丽娅：在选择ERP软件之前，首先要明确企业的需求，即管理要达到的目标，需要用什么手段解决，应达到什么目标。

实际上主要和我们的管理意识有关系，在选软件之前我也没有认识得这么深刻。作为出版社的副书记，我不懂IT不懂出版，但我懂管理，而ERP恰恰是管理软件。我们社期望将编务管理、印务管理、图书营销管理、库房管理、财务管理、书店管理等全部统一在一个信息化平台，达到数据共享、运转顺畅、效率提高、监控有力的目的。要实现图书生产的物流、资金流信息流转顺畅，没有信息孤岛。当时我们对9家ERP供应商进行了深入的考察比较。在选型过程中，经过深入思考，我们认识到财务管理是ERP选型的关键，出版社是个企业，企业是要赢利的，ERP不仅要符合出版的法律法规，更要符合财务的法律法规，要能实现赢亏核算，能不能做到实物和资金相匹配，能不能做到帐BC9JoXh9u2jwX5qBs0lq72yXAsJVd/v1y7wiD1KCCwI=和实相符是最重要的。只有以财务为纽带的设计，做到账账相符、账实相符，实现单本书核算，才是我们实现管理的目的。经过考察，我们认为平章公司的ERP符合我社要求，也是真正意义上的ERP，最终经过招标定标了平章公司，现在看我们也选对了。我们体会ERP软件没有完全符合要求的，也没有不能用的，主要是看ERP的设计理念是否与出版社的管理理念一致，只要设计理念和框架与出版社的需求一致，在实施过程中供应商要结合出版社的情况在细节上进行修改，基本可以符合要求。

《出版参考》：技术提供商和出版单位的关系是怎样的？

宋丽娅：从某种角度讲，使用ERP也把出版企业和平台供应商绑到了一起。像ERP在运行中经常会出现一些问题，每次升级都会出现小的问题，这也是电子产品的特性，很正常，不可避免，但在企业运行时就会受到很大影响，所以说双方要连接得非常紧密，以减少对企业的影响。ERP可以说是一种管理手段，对出版社管理理念的一种实现。你有什么样的管理理念，就决定了你选不选择ERP，选择什么样的ERP，在实施的过程中你不能让供应商牵着你的鼻子走，你要清楚什么样的ERP能满足你的管理需求，但你也不可能强求现阶段达不到的技术要求，更不能提一些不合理的应用要求。

使用ERP，就像一座盖好了的大楼，你站在外面无法看清楼里每层、每一个房间的结构，及楼层的走向和细节，让你心里没有底

《出版参考》：信息化管理系统（ERP）对社里的运营有哪些帮助，又出现了哪些问题？

宋丽娅：上了ERP后，我社已经把社里整个图书出版的编、印、发、财和库房的流程完整地放在了ERP平台里，纸张材料的采购也在ERP中。也就是说，图书生产、销售、库存的物流和资金流都在ERP中运转，实现了可审批、可监控、可追溯的目的。在整个生产链条里，责权清晰，流程规范，处理及时。库房上了离线辅助系统后，处理发货退货效率大大提高，过去手工发货特别是退货效率很低，经常是积压大量退货来不及整理，给图书策划、重印、考核等带来很大难度，现在这些难题都得到解决。现正在向单书核算过度，实现单书核算不仅是出版社问题，还与新华书店有关，新华书店转制后普遍上了ERP系统，等到出版社和书店双向都实现信息化管理了，就能真正地实现时销实结，真正实现单书核算。这样有利于出版社对市场的把握，书的实时信息能及时反馈给出版社，让出版社对市场、读者的反应，掌握第一手的信息。我们下面要做的事情就是希望和新华书店进行图书销售动态的信息对接。这里又涉及到了一个问题就是标准，各出版社用的ERP平台不是统一的，各地的新华书店用的ERP平台也不是完全一样的，这就出现了生产商和经销商在市场这个大循环里信息衔接不上的问题。

《出版参考》：在以财务为中心的ElgP运行过程中，其他部门会有什么问题吗？怎样解决的？

宋丽娅：以财务为中心是ERP的设计理念，在ERP的操作上并不影响其他部门，平台操作上没有进行分割，信息流转没有孤岛。在具体实施上是两个了解，一是我们要了解ERP的运转流程，二是平章的实施人员了解我社的实际情况，将两者往一起靠。应用ERP可以说是一场革命，他改变我们多年来的工作习惯，改变我们的思维方式。过去我们手工纸质办公，他有形，看得见、摸得着，少数部门应用的局部软件也比较简单，而ERP是电子产品，看不见、摸不着，我形容ERP就像盖好了的一座大楼，你站在外面无法看清楼里每层、每一个房间的结构，及楼层的走向和细节，让你心里没有底。他不像OA那样直观，解决这个问题主要靠培训，分步实施。我们培训的力度比较大，作出流程图，重点部门重点岗位反复培训。上线分批进行，比如第一批是发行先上，编务替代上线；第二批是印务和财务上线；最后一批是编辑上线，编辑也分三批。整个实施过程尽管艰难，但整体还是比较顺利的，得益于社里自上而下的决心，我们社一把手高度重视，领导班子高度重视，带头应用，各部门都很积极。我社是所有模块都上了，所有涉及的人员都在ERP里运转。实施过程比较平稳，应用效果也很好。