医院药品库存管理优化改进问题研究

【摘 要】 当前药品库存管理不能满足医院管理工作的需要。作者从本医院实际出发，采用品质管理圈管理工具重点对医院药房药品的库存管理问题进行了较为深入的研究。

【关键词】 医院药品； 库存管理； QCC管理工具； 精细化

药品管理在医院管理工作中处于重要地位，科学的药品管理工作将直接关系到医院整体管理水平的提高和可持续发展。目前多数医院药品管理状态不容乐观，需要运用现代化管理工具，不断提高药品管理水平，充分发挥药品管理在医院管理中的示范效应。笔者所在的医院运用QCC品管圈管理工具，实行精细化管理模式后取得了良好的效果，医院药品库存管理水平显著提高。

一、QCC管理工具概述

管理工具为品质管理圈（Quality Control Circle，QCC，简称品管圈），日本品质管理大师石川馨1960年首次提出QCC的概念，在日本被认为是生产力的神奇配方之一。其实质上是同一个部门或相关科室工作人员主动自发进行质量管理活动所组成的小组或团队。在医院的QCC活动中，各科室会灵活运用各种管理方法，以全员参加的方式不断地对工作现场管理进行持续改善（林荣瑞，2004），以创建、优化医院文化品质，提高工作和管理效率，增强医院竞争力。医院开展QCC活动的主要目的在于通过团体力量，持续改进工作中的各种问题，同时也使每位员工充分感受到管理活动的参与感、满足感和成就感，充分发挥员工积极创新的潜能，实现高质量、高水平的管理目标。

二、基于优化药房库存管理的品管圈活动步骤

（一）准备工作

1.圈对组成及职责分配

医院财务科在药品存货管理中主要承担着药品日常进销存的核算和监督工作，由于笔者所在医院多年来药品盘点账实不符，差异率较大，有必要对药品库存管理存在的问题开展一次品管圈活动。在科室负责人的带领下，提出了以“实现精细化的药品管理，增强现代化的管理理念”为活动主题的活动。

在这次活动中，辅导员1名，由财务科科长担任，主要负责领导、支持和协助团队活动开展，为活动的开展提供指导意见和资源安排。圈长1名，由药品会计担任，主要负责协调、分配和监督各圈员的工作，对实施的有效性进行跟踪验证；负责制定并实施改善措施。圈员3名，由科室骨干人员担任，主要负责相关资料和数据的收集、整理与记录的工作。

2.主题选定及原因分析

这次活动的主题选定为优化医院药品管理，主要基于如下背景：（1）随着电子信息技术的不断发展，医院药品管理信息化的不断深入，加强对药品管理信息化尤为重要。（2）目前药房的药品仅做到金额管理，工作比较粗放，对于如何逐步实现品种、数量、金额一体化管理有待探索（薛晓红、谢辉平，2010）。

选题主要从三方面考虑，一是员工方面：（1）药品流转环节较多，每一环节来自人员、方法、信息监督管理上的不足都会影响药品库存管理数据的真实性和有效性，给核算、监督带来较大困难；（2）对药品发放管理信息系统操作不熟练，电子台账不熟悉。二是来自管理层方面：（1）药品管理方式采用总金额管理模式；（2）针对加强药品库存管理的相关培训实施不到位。三是管理意识方面：（1）药品电子信息化管理意识不强；（2）药品管理经常处于账实不符状态，核算方式单一，陈旧。

3.目标设定及活动计划

此次以“优化医院药品管理”为主题的品管圈活动，要实现两个目标：第一，加强对药品管理信息化的意识，并熟悉电子系统的操作；第二，逐步实现药品品种、数量、金额的精细化管理。

在安排具体活动计划时，采用PDCA（Plan-Do-

Check-Action）方法将整个活动划分为小组建立、人员分工、上期活动追踪、主题选定、拟定计划、数据收集、目标设定、主要原因分析、对策拟定及实施、效果确认、成果比较、标准化、检讨与改进等（张幸国，2010）。由于此次圈对活动历时2个月，每20天为一个活动周期，所以在第1个月的时间里主要执行Plan阶段的活动，接着利用10天时间实施对策，再用接下来的10天对活动实施效果进行确认和成果比较，最后利用10天标准化制度、总结与改进、并规划下期的主题活动。

（二）现状调查与分析

1.现状分析及数据选取

（1）现状分析

2011年底，医院药库已经实现药品按照品种、数量的精细化管理模式。但截至2012年3月31日，各药房的药品管理还未参照药库药品管理的新方式。2012年4月1日起，医院各药房以2012年3月末实际盘点数为作为初始数据，开始实施药品按品种、数量的精细化管理。经过3个月精细化管理的运作，2012年6月底医院药房已实现了全部药品按照精细化模式管理，各大药房已呈现账存盘点差异率大幅度降低的良好态势，但对于个别药房来说差异率仍较大，需要在今后的活动中不断改进。

经核查，上述特殊情况主要体现为：1）药品出库时因人员操作的特殊差错；2）病患隔天退药的盘盈差异，原因是目前医院引进的电子台账系统不支持退药数据的录入；3）先取药后补款的盘亏差异，其原因是对一些紧急病患开通了绿色服务通道，享受先取药后补交药费的优惠，部分病患在拿药后忘记、或者故意不补缴药费的现象。

（2）数据选取

药库药品管理在2012年1月1日全面实行了精细化管理模式，因此以2012年3月和2012年6月为时间点，作为前两个季度的药品盘点数据，对药房库存管理优化改进产生的效果进行分析。

2.药库、药房账存盘点差异分析

通过盘点结果分析可知，药品在药库环节盘点的账实较为吻合，差异率较小，其中中草药库盘盈差异的原因在于：计量单位偏差、中药价格上涨、购进药品调整价格三方面，属于客观原因产生的差异，具体情况见图1。

从图1两个季度的对比数据分析知道，第一季度药库药品账存差异率维持在±5.5%的范围以内；从第二季度的盘点差异率来看，各药库账存盘点差异率呈现下降的趋势，浮动范围降为±0.33%，降幅约为94%。可见，2012年起在实行精细化管理取得可观的成效，两个季度差异率维持较低比例，且呈下降趋势，表明推行精细化管理是一项可持续推行的管理方式。其他药房账实差异率见图2、图3。

（三）鱼骨图分析

利用鱼骨图可以从人员管理、药品管理方法、设备条件、客观环境四方面对以上五大药房2012年3月31日之前药品库存管理效率低下原因进行分析，详见图4。

从图4鱼骨图可以看出药房药品库存管理效率低的具体原因如下：

1.人员方面的原因

（1）来药房取药人员多时增加配药、发药的工作压力，易造成药品出库时发生误差。

（2）药房工作人员更新率较高，业务熟练程度低。

（3）为缩短病人取药的时间，通常是在事后核对电子台账，造成与实际数据相差甚远。

（4）对信息系统不熟悉通常会延长配药、发药的时间，工作人员为加快发药速度，索性不操作电子信息系统，直接发配药，这时电子信息台账形同虚设。

（5）对一些急用药品采取先取药后补手续的优惠程序，而且这些药品的需求量比较大，若不及时录入台账系统，盘点时就会出现盘亏。

2.方法方面的原因

（1）电子数据真实性不确定。由于系统不能核算隔天退药记录，使得收发记录不精确，加上药房人员未及时准确录入发药数据，直接影响整个电子台账核算数据的精确度。

（2）管理方法单一。从新方法的过程来看，药品库存管理每一种核算方法都只限于一种管理方式，要么是简单的总金额管理，要么是生搬硬套的规格、数量管理，对于特殊的情况并未能及时变通处理，造成核算信息的较大差错。

（3）在新方法使用初期还存在着沿用旧方法的痕迹，例如在核算病患隔天退药时依然采用手工处理，月末依据电子台账、账面价值倒算退药收入。

（4）电子信息管理启用时间短，药房人员人数较多，所以在短时期内还未能做到完全普及。

3.设施方面的原因

（1）信息系统不完善，表现为病人退药需手工处理和绿色通道病患未及时补缴药费两方面。

（2）药房药品数量种类较多，遇上包装相近的药品易产生差错。

（3）存放场地及设施不足易出现乱堆放的现象。

（4）存放药品的药库损坏陈旧。药库陈旧破损，不能用于存放药品，药品会以较快的速度流转到药房中，这对药房的工作造成不少压力。

4.环境方面的原因

（1）药房发药时因外界环境噪声大，会造成药房人员和取药人沟通上的困难，不利于药品发放的管理。

（2）工作环境狭小，不利于拣药，同时加大人员的工作压力。

（3）药房分散不利于集中管理，使管理的规模效应难以体现，不利于会计信息的传递和管理人员的及时沟通，会直接降低药品管理的效率。

（4）病人排队时间长，易引发病人的烦躁情绪，也不利于开展工作。

（四）主因分析及对策拟定

以上造成药房药品存货管理效率低的四个主要原因，利用头脑风暴法进行讨论，提出了相应对策，详见表1。

其中第①项为客观上的主要原因，需要权衡利弊，改革核算管理方式；而②—⑤项为主观原因，主要与人员工作素质有关，需要对相关人员进行技能、管理上的培训。具体对策及建议如下：

1.药房药品的发放进行品种、数量管理并在全员中普及，开展必要的学习培训，同时加强执行的力度。

2.财务人员、信息操作员、药品发放员通力合作，监督核查数据，实施新管理模式后，会增加药房电子信息台账数据，当增加了一个辅助系统时，就需要加大对于会计信息数据的监督管理、复核审计的管理力度，需要相关人员的团队精神，将数据审核监督的工作做足做细。

3.院领导在提高员工管理意识方面加以科学的引导，充分调动每位员工创造的积极性，促进员工自我意识和能力的提高，同时采取适当的激励机制。

4.未来应更加合理地建立起完善的电子台账系统，克服不能及时录入财务信息数据的困难，可考虑购置最新的升级服务软件，尽可能快地建立起完善、稳健、规范的药品库存管理电子台账。

5.聘请专家和专业技术人员对操作人员进行信息系统的培训，培训后应及时进行考核和持续改进，提高操作人员管理水平。

（五）对策实施与效果确认

1.有形效果实施与确认（客观）

针对相关人员监督核查数据能力较弱的情况，对其开展加强核查勾兑数据熟练度和精确度的培训和测试，其中主要的考核与衡量指标为：（1）相关人员的参与率；（2）电子台账系统操作熟练度；（3）电子信息系统操作数据的精确度，分别制作表格确认对策的实施效果，具体情况见表2。

通过表2可以看出，对药品管理操作人员进行培训已初有成效，出勤率的增加表明员工对电子信息化管理系统的关注度提高，熟练度由原来的61.5%增长到91.52%，精确度由70.20%增长到92.18%，表明经过培训后相关人员的业务技能得到了稳步的提高。

2.无形效果实施与确认（主观）

培训无形效果实施前后对比情况分析及实施加强药品管理无形效果雷达分析图见表3、图5。

从图5的无形效果分析图中考核的6个指标中有显著提高的是操作人员熟练度和脑力激荡，其增长率分别为8%和6%。表明通过管理培训活动的实施，提高了员工的工作效率，积极主动地调动脑力来思考并解决问题。

同时，新方法适应能力和领导重视度两个指标均呈现增长率为5%的较高增长，说明较易被员工接受，而且领导也重视，表明具有持续的人员保障。而培训效果指标表明，单谈培训实施效果可能会比较粗放，而且传统的听讲、卷面考试、实务操练等培训方式也容易使培训流于形式，造成最终效果不佳。

在活动实施中，员工创新能力提高最为缓慢，说明员工创新能力培养的动力不足，同时也表明员工创新能力的提升具有较大的潜力。分析还可以看出，应更加注重提高相关人员的业务熟练度，才能使活动产生更好的效果。

三、改进建议

开展QCC活动后，医院及时编制并实施《药品管理制度》和《药品电子信息化管理办法》。《制度》主要从人员、职责、核算方法、环境、设施等方面对药品库存管理的日常工作内容作出具体说明，而《办法》主要针对药品电子台账信息系统的管理办法及内容作出具体说明。对于今后如何推进这一项工作，提出以下建议：

1.在今后的药品盘点中，重点围绕药品账存差异率指标对药品库存管理效果进行评价，不断验证持续性效果。

2.不断提升药品管理员的业务操作能力，重点在于提高药房人员对电子台账的熟练程度。

3.尽快完善和升级电子台账信息系统，使电子台账信息系统能够及时录入病患隔天退药的手工财务处理账目。

4.对于特殊药品病患办理隔天退药、电子台账不能录入退药数据，或对于绿色通道患者先拿药而后不及时补交药费的情况，在手工账务处理和电子台账管理方面要进行及时的沟通和备查登记，做好相关票据和会计信息的传递工作。

5.持续挖掘药品管理相关人员的创新能力，充分调动员工的积极性。

总之，QCC管理工具作为一种自下而上，强调员工自主发挥聪明才智，发现工作当中实际问题的质量管理方法，在活动计划中已对各阶段的具体实施内容作出了明确说明，对于发现药房药品库存管理的问题、分析问题和解决问题十分有利。此外，对于持续发现和改进问题也发挥了较大价值，更深远的积极影响还在于能够不断提高员工的自我管理意识，有利于帮助员工的成长，充分发挥员工的创造力。较大的内在动力，加上科学合理的管理理念，都会促使药房管理人员更好的开展药品精细化管理工作，持续提高药品库存管理的水平，稳步提高医院的综合管理水平和工作效率。

【参考文献】

[1] 林荣瑞.品质管理[M].厦门：厦门大学出版社，2004：181.

[2] 薛晓红，谢辉平.品管圈在门诊药房管理中的应用[J].中南药学，2010（12）：936-939.

[3] 张幸国.医院品管圈活动实战与技巧[M].杭州：浙江大学出版社，2010：5.