对项目档案管理工作的思考

文/广东粤电靖海发电有限公司 刘映兰

项目档案管理工作是工程管理的一部分，是提高项目工程质量和工作效率的必要条件。将工程项目档案管理与工程管理、质量管理挂钩，对建设单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案管理工作与项目建设同步进行，是做好项目档案管理的关键。笔者想就电厂项目档案管理工作谈几点看法：

一、组织建设

成立档案管理机构，建立由主管领导直至各参建单位文件中心档案管理网络，即组建由施工单位档案主管、监理公司档案主管对建设单位档案管理员负责，建设单位档案管理员对档案主管负责，档案主管对主管领导负责的档案管理网络，有效充实档案管理人员队伍，使档案管理工作在组织上有了强有力的保证，落实档案工作领导责任制。

二、目标管理

工程文件归档工作，目标管理是关键。工程伊始，档案管理面临新人、新厂，现场施工单位多，档案管理水平参差不齐，且存在一个单位工程多个标段等问题，在这种形势下，档案管理人员应迎困难而上，针对现场实际情况，对目标进行分解，确定施工技术文件归档工作目标。根据现有人员情况，建立档案工作分工表，将档案管理工作逐项落实至人，通过分工，进一步明确相关工作内容，做到分工明确、责任落实。

三、超前控制是确保目标实现的必经之路

工作中，档案管理人员应充分认识到工程档案的制度化、规范化管理已迫在眉睫。档案室针对目标制定相应措施，将责任落实到人，做到工作有目标、有计划，事事有人抓、有人管。

（一）制度落实

档案管理工作是工程建设的最后一道工序，档案工作人员必须严格执行各项档案管理制度，坚持按国家档案规定及程序办事，确保各类档案准确、可靠，齐全完整，规范。因此，根据档案管理工作的需要档案室应制定档案管理的各项规章制度，确定竣工文件的归档范围、整理及装订原则，建立具体、详细的保证措施，并建立相应台帐，监督检查考核及时，使工程档案的过程控制得到保证，档案管理逐步走上制度化、规范化。

（二）教育培训

随着现场工程推进，档案管理人员认识到要实现预期目标，必须提高档案管理人员的业务素质。组织档案管理人员到同等机组电厂开展调研学习，及时发现自身不足整改。

（三）统一思想、技术依靠

沟通与各参加建设单位的关系，依靠各专业专工及监理工程师技术支持，争取施工单位的积极配合，是做好施工技术文件归档工作的必备条件。加强参建单位的档案意识，促使参建单位的档案管理工作围绕制定的目标而共同努力；对工作中的难点、疑点展开讨论，促进沟通、统一认识。并将工程档案管理与工程管理、质量管理挂钩，与考核、项目责任制以及工程竣工验收管理挂钩，将工程档案的过程管理列入工程管理制度、质量管理制度，明确各专业专工对施工技术文件的完整准确负责，档案室对案卷质量负责，以确保归档工程档案齐全完整、数据准确，案卷质量合格。要求各专业专工、档案管理人员将达标创优工作融入工程建设的过程当中，严格按《火电机组达标投产考核标准》监督、检查和验收施工技术文件，从施工文件产生伊始——组卷——验收，全程介入跟踪，实现了过程控制的目的，以确保档案的符合性。

（四）过程参与

档案管理人员应经常深入现场，检查并指导施工技术文件的收集整理，并积极参与单位工程竣工文件验收工作，有效的提高了施工技术文件的整体质量。确保每个节点完成后，资料准确无误。

四、制订合理的接收办法，是做好工程档案归档工作的有效措施

思想重视，认识统一，业务提高，技术依靠，过程控制，为归档工作打下了良好的基础，但这并不意味着档案已验收移交，如何收回档案，还必须制订科学的验收移交方法。

根据基建施工技术文件产生的特点：工程规模宏大，工期长，施工技术文件数量多，如果等到工程全部完工后再接收，其工作量是相当大的，而且由于时间过长，使得原先已形成的技术文件得不到及时的保护，甚至还可能遗失，不利于施工技术文件的管理，经过与监理单位、施工单位协商，档案管理人员制订了与单位工程验收同步的档案验收方法，即单位工程竣工验收的同时，施工单位对该单位工程产生的施工技术文件按要求的单位工程验收签证进行自检——交监理进行检查——交业主工程师进行审核——交档案室进行验收，签证完毕可移交档案室。按单位工程验收移交归档的方法，遵循了工程分阶段性的客观规律，这不仅使施工技术文件得到及时的管理，同时又使得每次工作量不很大，使过程控制落到实处。

档案管理与工程同步，是做好档案管理的关键。勤于思考，是做好档案管理的有效措施。任何工作都不是一成不变的，在工作中，不仅应勤于思考，敢于挑战权威；而且要不断提高档案管理人员素质，严把质量关，注重前期指导与过程控制，做到工程信息及时收集，文件材料甑别准确，归档文件规范整理，才能确保工程档案的系统、完整、准确；确保项目档案管理更上一层楼。

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[1]国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002-2002）.

[2]科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11 822-2000）.