试论纸质文件与电子文件归档的配套管理研究

文/嘉兴教育学院 傅力

很多的归档模式都是通过长期以来的经验进行管理归档的，都是通过一系列的收集、鉴定、保管、统计、利用的管理准则来制定完成的。现如今，伴随着信息时代的进步和发展，办公自动化也越来越普及，计算机的智能技术也在不断的发展，为此，计算机技术也在逐渐的代替传统档案工作的管理，但是，电子文件的产生、使用、归档以及传递、保存等管理体系都和纸质文件的管理模式截然不同，新型管理模式的改变给传统管理模式带来了很多的不便。

档案管理工作未来的管理趋势将使用电子档案管理方式与传统纸质管理相结合的方式。为了迎合现代化的管理形式，档案文件的管理必须要逐渐的满足时代的要求，国家档案局在2000年底作为行业准则制定实施了了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)，行业准则的出现，就是为了让传统的档案管理模式迎合时代的要求，在《规则》中制定了很多的条条框框，为电子文件档案的管理工作带来的帮助。通过计算机技术管理就很好的将电子文件输入保存。如果纸质的档案保存如果单从按照《规则》来进行，所谓的文档管理改革不会很显著，只是通过计算机输入存档的办法不能保证文档的安全性和正确性，为此，档案管理工作必须要双重整理才能将管理工作做到准确无误。

一、将纸质文件和电子文件按《规则》整理、保管

在《规则》中有明确规定传统纸质档案的管理细则，在此不做详细说明。对于电子档案的分类、编号、排列、编目、装盒、上架等等一系列文件整理模式必须要保证和传统方式的归档过程相同，这两种的归档的档案信息一定要相对应。由此可见，整个电子归档的过程都是要以纸质的归档程序为基础。但是，电子文件的整理工作的时间性、准确性都要比手动归档更为优越。

二、双重管理纸质、电子档案的优点

（一）加强了工作的效率

根据《规则》进行文件的整理，是以计算机为核心操作的，在计算机功能中有一个检索项，当工作人员在进行档案的调卷的时候可以从速度效率上及时查找。在各个企业、学校等单位运作，通过及时的查找，带来了很便捷的服务。速度的提高，时间的提速，给企业的生产建设方面赢得了很珍贵的时间。为此，《规则》中最重要的优点就是加强了工作效率。

（二）通过网络实现了管理

根据《规则》进行文件的整理，将计算机管理档案的优势充分的展现了出来。将电子文件与传统文件管理方式有效的结合在一起，每一个纸质文件背后都会有相同的电子文件，无论是企业、学校、某个部分或者是个人，如果一方向档案室提出查阅相关档案信息，那么档案工作人员就可以直接的通过电子传阅的方式发送给需求一方，这样的借阅方式可以避免了纸质文件的重复查阅造成的纸质文件的损坏，确保了原件的完整性，通过也给各个部门带来的方便，提高了利用率。虽说档案的管理工作可以通过网络进行查阅，但是不意味着任何一方可以无所畏惧的从档案室中随意的查阅每个电子档案，在这个网络的系统中会进行授权，每个部门都会有不一样的权限，然而对于档案室来说会有一个特殊的权利，可以直接的在计算机上查到有哪个部门的档案应该归档而没有归档，档案的工作人员可以强行的让一些电子文件归档；去报了文件的及时性。计算机网络给予档案工作人员一种特殊性的权限可以让他们及时知晓各部门的档案处理情况，并且及时督促各个部门。对于每个部门来说不是任何人想看就能查阅的，如果他们想查阅哪个文件就必须要经由档案室，向档案室提出查阅申请，档案室给的权限也仅限于他本人的电脑查阅。档案室给定的权限是单向的，极大程度上确保了借阅的安全性。

（三）给档案的统计以及专题带来了便携

档案的统计以及专题工作是档案管理中最重要的环节。干部职务任免、机构设置、职称认定、重大决定事项等都属于档案专题，会计档案统计台账、文书档案统计台账、档案利用情况统计台账、科技档案统计台账，这就需要工作人员通过责任心和大量的时间来完成的。在计算机功能中有一个检索项，当工作人员在进行档案的调卷的时候可以从速度效率上及时查找，不同类型的档案的存储情况都通过计算机自动的统计，这样一来，档案工作者曾经用几年或者是几十年的经历来统计的资料，通过计算机技术在很短的时间内就可以解决实现了。

（四）在工作的环节上，简单化了

按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。，在传统的档案整理中是是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。为此，电子档案整理方法省去了很多的程序。

（五）有利于封存

过去的管理是按照“卷”为单位进行管理的，现如今档案室按照“件”来整理封存的，便于保存。新型管理办法，在文件的右上角盖上序列号，这些号码的内容要根据室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）来编著，这些都是必须要填写完整的，因为这些数据直接体现了档案在档案室中的什么地方，起着关键的作用，如果一个文件被借走，我们便会通过该档案的号章找到之前存放的地方。这种电子管理办法要比传统管理更为保密。如果一方很需要查阅原始的档案资料，就需要采用“卷”来进行保存，给对方以“卷”原始材料，这些文件就含有借用者所需的材料，只是文件中的一小部分，大部分资料还是不需要的。这样一来，导致了将很多的资料被借出，虽然只查阅其中的一少部分，但是保密性不强。以“件”为单位的管理办法，就可以将文件单独进行封存，如果使用者要借用哪份文件，档案室的工作人员就可以单独进行所需档案的对调，从根本上解决了这个问题。如果，借用者需要的是复印件，以“件”单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。

三、小结

《规则》的出台，为档案管理工作带来了一次很重要的变革，用新的创新模式代替了传统的管理模式，是以计算机为核心操作，带来了很便捷的服务，速度的提高，时间的提速，给企业的生产建设方面赢得了很珍贵的时间。

现如今档案室按照“件”来整理封存的，便于企业单位管理和保存。通过现代化的管理方式，也增强了管理工作者的管理意识。时代的不断发展，这些工作者从工作态度上都在尽心尽责，无私的奉献，准确认真的将档案事业做戏做好，工作能力上能大能小，能大就是指的工作人员可以通过计算机技术熟练的管理档案，通过网络现代化对各个业务部门提供快捷优质的服务；能小就是虽说没有档案都标注了流水号，也能从容的对待工作，做细做好，完成本职工作！

：

[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界,2005(01).

[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究,2004(04).

[3]陈黎娜.电子文件的归档管理和有效利用[J].情报探索,2007(06).

[4]赵汝荭.由于电子文件与纸质档案保管条件的不同引发的管理差异[J].呼伦贝尔学院学报,2006,(03).