针对新形势下企业单位档案管理的几点思考

文/秦皇岛市热力总公司 李宁

企业单位档案材料管理工作的最终目的是为企业生产发展而服务的，是以提升企业经济效益为出发点的，由此可以看出，企业单位档案管理工作是企业在生产经营以及企业管理活动过程中的基础性工作，做好企业档案材料的管理工作是促进企业稳定健康发展的必然选择。当前各个企业所形成的各种档案数据逐渐增加，而企业对档案材料的需求也在逐年上升，因此完善企业单位档案管理工作，提升档案服务水平就更为重要。

一、当前企业档案管理工作现状

（一）文件归档存在问题

随着现阶段人们档案意识的提升，很大一部分档案材料可以第一时间的完成归档工作，但是还是有少部分企业管理人员档案意识薄弱，很多有价值的档案材料无法及时的收集归档，严重的影响了档案材料的完整性和全面性。在档案材料的归档过程中普遍存在的问题有：文字资料使用不耐久的笔书写、文件表格不规范、使用格式不统一、档案材料装订不结实、归档时无法区分材料的轻重缓急和归档顺序等。

（二）档案管理基础较差

就我国当前企业的实际情况而言，很大一部分都对自身的盈利能力十分的注重，关注与自身财务目标的实现与达成，在档案管理工作这方面却未曾在意，不论是工作投入还是档案工作所创造的效果都不能很好的体现出来。有些企业虽然配备了档案管理工作人员，但是很多都是处于兼职或者一岗多职的状态，难以清晰的划分责任，管理者也没有重视这方面的情况，导致了档案管理工作缺少稳定性，档案管理工作水平也无法得以切实提高。

（三）档案管理工作混乱

当企业处于破产改制的状态下，很多企业并没有将档案管理工作划分到破产清算程序中，这些企业的档案材料不但没有进行系统的整理，更没有对检索工具进行编制就把档案材料混乱的放到编织袋中或者仓库内，档案材料完全处在无人管理的状态之下。有少数一部分企业的职工个人档案材料通过其他社会保障部门代管，但是还有很多企业的职工个人档案材料依旧属于企业主管部门保存或者根本就无人管理。

（四）档案存在丢失现象

企业档案管理工作仅仅停留在归档和管理的层面之上，因为管理人员综合素质不高，档案企业发生产权变动时，往往会导致档案材料流失等问题，企业有些重要的档案材料随意堆放，在档案材料的借出过程中不重视相关手续的办理，还有很多有价值的档案材料被企业员工无故带走，造成档案材料不能得到很好的利用，给企业带来严重的损失。

（五）档案利用水平较低

对于企业单位档案管理工作者而言，不管是档案材料的收集归档，还是保存工作，最终都是为了让档案材料能够更好的为企业的生产经营活动服务，为企业管理者的决策提供依据，其最终目的在于对档案的高效率的利用。但是当前很多企业在进行档案管理工作的过程中存在重保密、轻利用的问题，档案利用率很低，虽然部分企业也进行了档案服务的开发，但是依旧会有档案利用形式单一、查阅范围有限等问题，档案管理工作处于一种被动服务的状态。

二、新时期加强企业档案管理工作的思考

（一）提高对管理工作的认识

企业管理人员必须认真对待档案管理工作，将其放在企业的战略高度上来对待，把档案管理工作纳入企业议事日程中去，根据档案管理工作的要求对其进行科学的管理，对于企业各项生产经营活动所产生的档案材料要进一步完善，在收集归档的过程中要进行严格的把关，确保档案的完整性和准确性，逐渐推动档案管理工作科学化和规范化。

（二）做好档案材料收集工作

要做好企业单位管理材料的收集工作，将一些重要的有极大利用价值的档案材料第一时间进行收集归档，并及时的提供给企业的科研部门，让其能够从这些档案材料中提炼出有价值的信息，帮助企业研究和开发更好的产品，为促进企业经济效益的提升作出贡献。企业档案管理部门必须要站在整个企业的角度出发做好档案材料收集工作。

（三）企业内部部门相互合作

企业档案部门应该努力加强和企业内部其他部门之间的沟通和交流，形成齐抓共管的局面，从而保证各种档案材料能够第一时间的受到科学的管理。档案管理部门要结合企业发展的实际情况以及自身特点，采取有针对性的合理的管理方法，积极和工商、税务等部门合作，将企业档案管理工作纳入到行业检查范围进行实时的监督，会同其他部门共同做好档案管理工作的监督检查，对档案流向、档案管理等具体情况及时的进行指导和管理。

（四）组建高素质的档案管理队伍

企业要把档案管理工作纳入到企业的年度工作计划中，积极组建高素质的档案管理人才队伍，选择思想认识高、专业水平高、档案管理经验丰富的员工担任档案管理工作，同时要确保档案管理人员的稳定性。此外，企业还应该积极的开展档案管理知识培训教育课程，组织档案管理人员外出学习交流，提升他们的业务水平和理论素质，增强他们的档案管理能力。

（五）开发多种档案管理服务

作为一项服务型的工作，档案管理工作的服务应该是多样化综合性的，档案管理人员必须要对企业各个部门对档案服务的需求有充足的了解，主动的去搜集档案信息和其他编研材料，同时有针对性的开发一些档案服务，为企业各项生产经营活动服务，扩大档案工作的影响力，提升企业职工对档案材料服务功能的认识。

[1]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务.2011(11):P51.

[2]沈伟.企业档案管理模式的分析与选择[J].湖北档案.2012(05):P36.